Nastavitev odgovora »Out Of Office« v Outlooku za Windows

Ko veste, da boste nekaj dni zunaj pisarne, lahko pomočnika Out of Office nastavite tako, da bo samodejno odgovarjal, da bodo lahko ljudje vedeli, da uživate v počitnicah, ko so obtičali v službi.

Če želite ustvariti odziv v odsotnosti v Outlooku, bomo ustvarili predlogo za e-pošto s sporočilom, ki ga želimo uporabiti, nato pa ustvarili pravilo, ki bo poslalo odgovor s tem sporočilom na vsa e-poštna sporočila, ki jih bomo prejeli v določenem časovnem obdobju..

OPOMBA: Outlook mora biti odprt za izvajanje pravila in za pošiljanje odgovora, ki je odsoten. Prepričajte se, da je računalnik vklopljen, Outlook pa teče, ko ste zunaj pisarne.

Prvi korak: Ustvarite predlogo sporočil

Če želite ustvariti predlogo sporočila v Outlooku, se prepričajte, da je zavihek »Domov« aktiven, in kliknite gumb »Novo e-poštno sporočilo« v novem razdelku.

V polje za sporočila vnesite sporočilo, ki ga želite poslati kot samodejni odgovor. Ne vnašajte Za e-poštnega naslova ali predmeta. Nato kliknite zavihek »Datoteka«.

Kliknite »Shrani kot« na seznamu možnosti na levi strani zakulisnega zaslona.

V pogovornem oknu Shrani kot v spustnem meniju »Shrani kot tip« izberite »Predloga Outlook (* .oft)«.

Preusmerjeni ste v mapo z uporabniškimi predlogami. V polje »Ime datoteke« vnesite ime za predlogo, obdržite pripono ».fold« in kliknite »Shrani«.

Če želite kopirati odzivno e-poštno predlogo brez službe na drug računalnik ali jo varnostno kopirati, je celotna pot do mape z uporabniškimi predlogami C: Uporabniki AppData Roaming Microsoftovi predlogi . Zamenjati z uporabniškim imenom Windows.

Okno s sporočilom zaprite s klikom na gumb »X« v zgornjem desnem kotu.

Prikaže se pogovorno okno, ki vas vpraša, ali želite shraniti osnutek sporočila. Ni vam treba, ker ste jo shranili kot predlogo, lahko pa, če želite. Kliknite »Da«, če želite osnutek shraniti, ali »Ne«, če ne.

Drugi korak: Ustvarite pravilo za samodejno odgovarjanje na nova e-poštna sporočila

Zdaj, ko imamo svojo odgovorno e-poštno predlogo, ki ni v službi, bomo ustvarili pravilo, ki bo uporabilo to predlogo za odgovor na vsa sporočila, ki bodo prišla v določenem časovnem obdobju. Preverite, ali je zavihek »Domov« aktiven.

V razdelku Premakni kliknite gumb »Pravila« in v spustnem meniju izberite »Upravljanje pravil in opozoril«.

Za dostop do zakulisnega zaslona lahko kliknete tudi jeziček »Datoteka«. Prepričajte se, da je zaslon »Info« aktiven (kliknite »Info« na levi, če je potrebno) in nato kliknite gumb »Upravljanje pravil in opozoril«..

V pogovornem oknu Pravila in opozorila se prepričajte, da je e-poštni naslov, na katerega želite uporabiti to pravilo, izbran v spustnem meniju »Uporabi spremembe v tej mapi«. Če želite, da se to pravilo uporablja za vse račune v Outlooku, vam bomo pokazali, kako to storite pozneje v tem članku. Kliknite zavihek »Pravila elektronske pošte«, če še ni aktivna, in kliknite gumb »Novo pravilo«.

Na prvem zaslonu pogovornega okna Čarovnik za pravila kliknite »Uporabi pravilo na sporočila, ki jih prejmem« v razdelku »Začni s praznim pravilom«. Možnost se doda v korak 2. korak: Uredite opis pravila (kliknite podčrtano vrednost). Za ta del pravila ni ničesar, da bi ga uredili, zato za nadaljevanje kliknite gumb »Naprej«.

Drugi zaslon v pogovornem oknu Čarovnik za pravila vam omogoča, da izberete pogoje za preverjanje, ko prejmete e-pošto. Če želite, da se vaš odgovor brez pisarne pošlje v določenem časovnem obdobju, potrdite polje »prejeto v določenem časovnem obdobju« v polju »Korak 1: Izberi pogoje«. Pogoj se doda v korak 2. korak: Uredite opis pravila (kliknite podčrtano vrednost), kot že prej, vendar je tokrat del opisa, ki ga želite urediti. Če želite dodati časovno obdobje, v polju Korak 2 kliknite povezavo »v določenem časovnem obdobju«.

V pogovornem oknu Datum prejetih potrdite polje »Po«, nato kliknite spustni meni in kliknite datum, po katerem želite poslati samodejni odgovor. Na primer, če želite, da se vaš odgovor brez službe začne pošiljati 8. februarja, izberite 7. februar za datum po datumu.

Nato označite polje »Pred«, izberite datum od spustnega datuma na desni strani potrditvenega polja Pred. Datum, ki ste ga izbrali, mora biti dan, ko želite, da se odgovor izven pisarne ustavi. Na primer, če želite, da je 15. februar zadnji dan, ko je bil poslan vaš odgovor brez pisarne, izberite 16. februar kot datum pred datumom.

Datumi, ki ste jih izbrali, se dodajo stanju v polju 2. korak. Za nadaljevanje kliknite gumb »Naprej« v pogovornem oknu Čarovnik za pravila.

Na tretjem zaslonu v pogovornem oknu Čarovnik za pravila izberete, kaj želite storiti z dohodnimi e-poštnimi sporočili v časovnem obdobju. Želimo odgovoriti na vsa e-poštna sporočila z uporabo predloge, ki smo jo ustvarili v prvem razdelku, zato preverjamo polje »odgovor s posebno predlogo« v polju »Korak 1: Izberite dejanje (-e)«. Če želite izbrati predlogo, ki ste jo ustvarili, v povezavi »2. korak: uredite opis pravila (kliknite podčrtano vrednost«) kliknite na povezavo »določena predloga«..

V pogovornem oknu Izberite predlogo za odgovor izberite »Uporabniške predloge v datotečnem sistemu« v spustnem meniju »Poglej«.

Izberite predlogo, ki ste jo ustvarili (v našem primeru predlogo »Odgovori brez pisarne«) in kliknite gumb »Odpri«.

V izbrano dejanje se doda celotna pot do izbrane predloge. Za nadaljevanje kliknite gumb »Naprej«.

Na četrtem zaslonu čarovnika za pravila lahko izberete kakršne koli izjeme, ki jih želite uporabiti za pravilo, na primer, če želite izključiti določene osebe ali skupine (»razen, če iz oseb ali javne skupine«). Ne bomo dodali nobenih izjem k našem pravilu, zato za nadaljevanje kliknite gumb »Naprej«.

V polje "Korak 1: navedite ime za to pravilo" vnesite ime pravila. Polje »Vklopi to pravilo« je privzeto potrjeno, tako da se pravilo samodejno vklopi. Ne skrbite. Ne bo se izvajal, dokler ne bo po datumu, ki ste ga določili.

Pravila za sporočila, ki so že v mapi »Prejeto«, ne želimo zagnati, zato potrditveno polje pustite »Zaženi to pravilo zdaj v sporočilih že v mapi Prejeto«. Če želite to pravilo zagnati na vseh e-poštnih računih v Outlooku, označite polje »Ustvari to pravilo za vse račune«. Kliknite gumb »Končaj«.

Pravilo se doda na seznam. Kliknite »V redu«, da zaprete pogovorno okno Pravila in opozorila.

Zdaj, ko vam nekdo v času, ki ste ga določili, pošlje e-pošto, bo samodejno prejel sporočilo v e-poštni predlogi, ki ste jo ustvarili.

Čeprav pošiljatelj prejme samodejni odgovor z obvestilom, da ste izven pisarne, še vedno dobite elektronsko pošto z ikono, ki označuje, da je bil poslan samodejni odgovor. Lahko pa se počutite upravičeno, da ga ignorirate, dokler se ne vrnete.

Ko je časovno obdobje v pravilu poteklo, pravilo ne velja za dohodna e-poštna sporočila. Vendar pa lahko pravilo še vedno izklopite. To storite tako, da ponovno odprete pogovorno okno Pravila in opozorila, kot je opisano prej, in počistite polje na levi strani pravila na seznamu. Kliknite »V redu«, da zaprete pogovorno okno.

Ko uporabite to pravilo za pošiljanje avtomatiziranega odgovora, ki ni v službi, se odgovor pošlje posameznemu pošiljatelju med eno sejo Outlook. Seja je, ko odprete Outlook, dokler ne zaprete aplikacije. Tako preprečite pošiljanje podvojenih odgovorov istemu pošiljatelju, ki vam pošlje več sporočil. Outlook sledi, kdo je prejel samodejni odgovor med vsako sejo, vendar se ta seznam ponastavi, ko zaprete Outlook. Tako pustite Outlook odprt (ne zapustite in ponovno odprite), da se bo pravilo zagnalo in samodejni odgovor bo poslan vsem, ki vam pošiljajo e-poštna sporočila, zato pošiljatelji ne bodo prejeli več odgovorov brez pisarne.