Uporaba predlog za zagotavljanje skupne postavitve in oblikovanja

Microsoft Word je odlično orodje za delo z dokumenti v skupinski nastavitvi. Obstaja veliko funkcij, ki podpirajo enostavno sodelovanje, vključno s predlogami, spremljanjem in spremljanjem revizij, komentarji, omejevanjem in zaščito dokumentov ter primerjanjem in združevanjem dokumentov..

ŠOLSKA NAVIGACIJA

1. Uporaba predlog za zagotavljanje skupne postavitve in oblikovanja
2. Spremljanje sprememb v dokumentu
3. Uporaba komentarjev za označevanje sprememb v dokumentu
4. Omejevanje in zaščita dokumentov in predlog
5. Različice, primerjanje in združevanje dokumentov

Wordova orodja za sodelovanje vam omogočajo, da dosežete stvari, ki so že pred dvajsetimi leti zahtevale, da se vse natisne, da se jih preda recenzentu ali pregledovalcem, nato pa vse označijo s črnilom, nato pa vam ga vrnejo nazaj . Nato bi naredili spremembe, ponovno natisnili in vrnili za naslednji krog pregledov. To je dolgotrajno in potratno.

Z Wordom pa lahko preprosto podate komentarje in popravke v dokumentu, medtem ko lahko preprosto spremljate vsako spremembo, tako da lahko vsi, ki sodelujejo, vidijo, kam gre in kako se oblikuje. Ni potrebe za tiskanje ali izročanje. Lahko preprosto shranite svoje delo v mapo v skupni rabi ali po e-pošti in vam prihrani veliko dragocenega časa!

Cilj te serije je predstaviti in seznaniti s funkcijami sodelovanja v programu Microsoft Word 2013, čeprav bi moralo biti veliko tega, o čemer razpravljamo, na voljo tudi v prejšnjih različicah. To bo koristno, če ste le študent, ki izroča svoj dokument nekomu drugemu, da lektorira, ali ureja obsežno publikacijo, ki bo potekala skozi več revizij in recenzentov..

Predloge in dokumenti

Ko sodelujete v nastavitvah skupine, je treba uporabiti dosledno oblikovanje. To lahko enostavno izvedete s predlogami.

Na primer, lahko določite vse sloge in oblikujete v predlogi, priložite predlogo dokumentu in predlogo razdelite vsem, ki delajo na dokumentu. Predloga je v bistvu vodnik za Word, kako naj se prikaže vaš dokument in delovno okolje.

Vsak dokument v programu Word temelji na predlogi. Kadarkoli ustvarite nov dokument v Wordu, se predlogo prilagodi samodejno, tudi če ustvarite nov »prazen dokument«.

Novi dokument, ki temelji na predlogi, vsebuje vse sloge in oblikovanje, ki jih potrebujete. Vključuje lahko celo standardne, predloge besedil, sloge, glave, noge, posebne orodne vrstice in vse druge skupne informacije, potrebne za podobne dokumente, ki temeljijo na predlogi. Obstoječemu dokumentu lahko priložite predlogo, če ste predlogo ustvarili po začetku dela na dokumentu.

OPOMBA: Ko obstoječemu dokumentu pripnete predlogo, se informacije o nastavitvi strani, kot sta usmerjenost strani in robovi, ne uporabljajo za dokument. To je zato, ker se informacije o nastavitvah strani razlikujejo za vsak del dokumenta, če dokument razdelite na odseke. Word ne ve, v katerem razdelku je treba uporabiti informacije o nastavitvi strani.

Zato priporočamo, da vnaprej načrtujete delo v dokumentu v nastavitvi za sodelovanje in ustvarite predlogo za dokument, ki ga lahko uporabite za nov dokument, preden začnete z delom na njem.

Običajna predloga in osebne predloge po meri

Word se namesti z običajno predlogo in na Office.com je na voljo več predlog. Ustvarite lahko tudi toliko lastnih osebnih predlog, kot želite. Če ne izberete vgrajene ali prilagojene predloge, vam Word samodejno dodeli predlogo »normal.dotm«.

Za datoteke predlog, DOTX in DOTM, sta uporabljeni dve razširitvi. DOTX se uporablja za predloge, ki ne uporabljajo makrov, in DOTM se uporablja za predloge, ki delajo.

Predloga Normal se nahaja v mapi »C: Uporabniki AppData Roaming Microsoft«, skupaj s predlogami, ki jih lahko prenesete s spletnega mesta Office.com. Za več informacij si oglejte naš vodič za učitelje v programu Word 2013..

OPOMBA: V tej seriji se morda sprašujete, zakaj slike prikazujejo zavihke v Wordu z velikimi in malimi črkami (ali naslovom naslovov) in ne z vsemi velikimi črkami, kot so lahko na vašem računalniku. Na zavihkih, ki jih pojasnimo v našem članku, kako spremeniti kapitalizacijo trakovne vrstice za Office 2013, spremenite velike začetnice..

Spremenite lokacijo osebnih predlog

Prilagojene osebne predloge so shranjene na drugi lokaciji pred predlogo Normal in predlogami, prenesenimi s spletnega mesta Office.com. Word privzeto shrani osebne predloge v »C: Uporabniki in dokumenti Officeove predloge«.

To lokacijo lahko spremenite. To naredite tako, da kliknete zavihek »Datoteka«.

Kliknite »Možnosti« na seznamu elementov na levi strani zaslona »Info«.

V pogovornem oknu »Možnosti besede« na seznamu elementov na levi kliknite »Napredno«.

V razdelku »Splošno« kliknite »Lokacije datotek«.

V pogovornem oknu »Lokacije datotek« izberite »Uporabniške predloge« na seznamu vrst datotek in lokacij ter kliknite »Spremeni«.

V pogovornem oknu »Spremeni lokacijo« se pomaknite do mape, v kateri želite shraniti vaše osebne predloge, jo izberite in kliknite »V redu«.

Nova pot se prikaže v pogovornem oknu »Lokacije datotek«. Kliknite »V redu«.

Kliknite »V redu«, da zaprete pogovorno okno »Možnosti besede«.

Določiti morate tudi privzeto lokacijo za osebne predloge, tako da boste imeli pri ustvarjanju novega dokumenta dostop do vaših osebnih predlog na zaslonu »Novo«. To storite tako, da kliknete zavihek »Datoteka« in izberete »Možnosti«. Tokrat v pogovornem oknu »Možnosti« na seznamu na levi kliknite »Shrani«..

V razdelku »Shrani dokumente« vnesite isto pot, ki ste jo prej vnesli v pogovorno okno »Lokacije datotek« v urejevalnem polju »Privzeti osebni predlogi« in kliknite »V redu«.