Kako ustvariti pisma obrazcev v Wordu
Včasih boste morda želeli ustvariti pismo, ki ga boste pošiljali različnim ljudem, vendar pa želite, da so nekateri njegovi deli individualizirani za vsakega naslovnika: dele, kot so pozdrav, ime, naslov itd. govora, to pomeni, da morate ustvariti obrazec pismo, ki je zelo enostavno narediti.
Preden začnete z oblikovnimi črkami, se prepričajte, da imate že nameščeno bazo podatkov z vsemi polji, ki jih želite vključiti. Baza podatkov je lahko preprosta kot Excelova preglednica s stolpci za ime, priimek, naslov itd.
Word lahko uvozi podatke iz Excelovih, Dostopnih in besedilnih dokumentov. Če še nimate nastavitve baze podatkov, jo lahko vedno ustvarite v programu Word, kar vam bom pokazal, kako to storiti.
Ustvarite pisma obrazcev v Wordu
Za začetek ustvarite dokument, ki ima v njem standardno besedilo, kot je primer božičnega pisma spodaj:
Opazite, kako nima naslova, naslova itd., Ker bodo vsi ti dodani kasneje kot polja v obrazcu. Najprej morate klikniti Izberite prejemnike na Pošiljanje zavihek:
Tu dodajate ljudi, ki bodo prejemali pismo ali uvažali seznam iz datoteke baze podatkov.
Lahko kliknete Vnesite nov seznam če želite ustvariti seznam znotraj same Word. Za uvoz kliknite Uporabite obstoječi seznam. V tem primeru bomo samo vnesli seznam.
Opomba: Ko boste shranili seznam prejemnikov, vas bo Word pozval, da na trdem disku shranite podatkovno datoteko, ki bo ustvarjena..
Ko shranite seznam prejemnikov, boste opazili, da je veliko ikon, ki so na Pošiljanje zdaj lahko kliknete na trak.
Če želite začeti dodajati polja v pismo, kliknite mesto v dokumentu, da pokažete, kam želite, da se polje doda, in nato kliknite Blok naslova.
To bo prineslo Vstavi blok naslova pogovorno okno.
Kliknite v redu Če želite uporabiti privzeto obliko, dobite nekaj, kar izgleda tako:
Nato dodajte Vnesite Po Blok naslova , da premaknete besedilo v vrstico, nato kliknite na Čakalna vrstica ikona:
To bo prineslo Vstavite pozdravno vrstico pogovorno okno.
Še enkrat, pojdimo s privzeto obliko in samo kliknite v redu gumb.
Nato označite, kjer piše, z desno miškino tipko kliknite, izberite Odstavek in nato potrdite polje poleg Ne dodajajte presledka med odstavki istega sloga.
Zaradi tega bo naslovni blok pravilno visel skupaj, namesto prazne vrstice med posameznimi deli.
Nato kliknite na Predogled rezultatov na zavihku Pošiljanje v traku.
Namesto indikatorja polja bloka naslovov bi morali zdaj videti dejansko vsebino, navedeno v dokumentu Word.
Ko končate s predogledom, kliknite Predogled rezultatov ikona za izklop predogleda. Nato, da vidite, kako dodati druga polja, kliknite samo mimo v vašem dokumentu, da bo vaš trenutni položaj, nato kliknite na Vstavi polje za spajanje ikona.
Moral bi dobiti nekaj takega:
Izberite Država ali regija, nato kliknite na Vstavi gumb.
Poskusite klikniti Predogled rezultatov ikona, da vidite, kako izgleda. Spodaj je moj primer:
Zdaj, ko je obrazec pravilno nastavljen, lahko naredite naprednejše stvari, kot je nastavitev pravil. Pravila vam omogočajo, da določenim prejemnikom prikažete nekaj besedila in jih skrijete za druge. Če želite začeti, kliknite na Pravila gumb.
Prikaže se spustni meni z več možnostmi, kot so Vprašaj, Dopolni itd.
Za naš primer izberite Če… Potem… Drugače, ki nas bo pripeljala do naslednjega pogovornega okna:
Spremenite Ime polja: to Država ali regija, in tip ZDA v Primerjaj z: polje. Nato dodajte nekaj besedil v polja, kjer piše Vstavite to besedilo in V nasprotnem primeru vstavite to besedilo.
V tem primeru, če prejemnik živi v ZDA, bodo dobili besedilo vesel božič vstavili v njihovo pismo, medtem ko bodo vsi ostali dobili sporočilo Voščilnice.
Izgleda, kako bo izgledal, ko kliknete v redu in nato gumb Predogled rezultatov gumb.
Naprej, upoštevajte Predogled rezultatov odsek:
Tu lahko kliknete gumbe s puščicami (kdaj Predogled rezultatov vključena) levo in desno od številke za pomikanje po vseh črkah, ki bodo poslane. Na ta način se lahko prepričate, da bodo vse vaše črke videti pred tiskanjem ali pošiljanjem po e-pošti.
Opomba: Izbira menija polj za ujemanje pod Pravila je za ujemanje imen polj v bazi podatkov z imeni glave na seznamu prejemnikov.
Da bi lažje videli, kje ste v dokument vstavili polja, uporabite Označite Spoji polja gumb.
To je preklop, ki ga lahko po lastni presoji vklopite in izklopite. Končno, ko ste zadovoljni z vašim pismom, kliknite Dokončaj in združi ikona:
Dobili boste ta spustni meni s tremi možnostmi.
Izberite Uredi posamezne dokumente da bi Word združil vse vaše črke skupaj v en velik dokument, ki ga lahko pregledate pred tiskanjem ali pošiljanjem v e-pošti.
Kot lahko vidite, ustvarjanje obrazcev pisem z Word ni več chore je nekoč bil in lahko ustvarite in pošiljate dokumente hitro in enostavno. Če imate kakršnakoli vprašanja, vas prosimo, da komentirate. Uživajte!
