Kako zmanjšati velikost Microsoft Officeovih dokumentov, ki vsebujejo slike

Tudi v teh časih hitrih internetnih povezav, ogromnih trdih diskov in veliko prostega pomnilnika v oblaku je velikost datoteke včasih pomembna. Morda imate omejitev velikosti datotek, ki jih lahko pošljete ali prejmete po e-pošti, ali pa se zmanjkuje prostora na disku za palec. Ne glede na razlog, če imate Officeove dokumente, ki vključujejo slike, boste morda lahko znatno zmanjšali velikost teh datotek.

Office že deluje v ozadju in tako pomaga ohranjati majhnost datotek. Novejša vrsta datoteke DOCX v bistvu deluje kot datoteka ZIP in stisne vsebino datoteke. Slike in besedilo, ki se v dokumentu pojavijo več kot enkrat, se shranijo samo enkrat v dejansko datoteko. Tako boste vsaj v novejših različicah Officeovih aplikacij ugotovili, da so velike velikosti datotek običajno posledica številnih različnih slik v dokumentih..

Dobra novica je, da Officeove aplikacije ponujajo tudi nekaj priročnih orodij za preverjanje teh velikosti slik. V tem članku uporabljamo Office 2016 (natančneje, Word 2016) kot naš primer. Vendar pa boste našli ista orodja, o katerih razpravljamo v drugih Officeovih programih, kot so Excel in PowerPoint, ter v prejšnjih različicah Officea, ki segajo vsaj v Office 2010.

Stisnite slike v dokumentu Office

Prvi korak, ki ga morate storiti pri zmanjševanju velikosti datoteke dokumenta s slikami, je stiskanje teh slik. Vsaka Officeova aplikacija ponuja priročno orodje za to. Tukaj uporabljamo Word (kar bomo v nadaljevanju navedli v nadaljevanju), funkcije pa najdete na istem mestu v drugih Officeovih aplikacijah..

V dokumentu kliknite katero koli sliko, da jo izberete. Kliknite meni Oblika, ki se pojavi na orodni vrstici Office, ko izberete sliko.

V meniju Oblika kliknite gumb Stisni slike.

V oknu Stisni slike kliknite »Uporabi samo na to sliko«, če želite stisniti samo izbrano sliko. Če ta možnost ni označena, bodo vaša dejanja veljala za vse slike v dokumentu. Izberite »Izbriši obrezana področja slik«, če imate v dokumentu obrezane slike in želite odstraniti območja, ki ste jih obrezali. Upoštevajte, da če izberete to možnost, kasneje ne boste mogli razveljaviti obrezovanja, razen če znova vstavite izvirno sliko. Izberete lahko tudi ločljivost, v katero želite stiskati slike. Izberite najnižjo ločljivost, ki bo pokrila vaše potrebe. Ko končate, kliknite V redu.

Glede na število slik v dokumentu lahko Word nekoliko stisne vse trenutke. Ko končate, shranite dokument in preverite novo velikost datoteke. Če niste prepričani, da se želite držati sprememb, lahko dokument vedno shranite kot novo datoteko in nato primerjate velikost datoteke s prvotno različico.

Odstranite urejanje informacij iz slik

Officeove aplikacije ponujajo vse vrste odličnih orodij za urejanje slik, ki so prav tako vgrajene. Ko jih uporabljate, Word ohrani izvirno sliko in beleži urejanje, ki ste ga naredili, tako da jih lahko razveljavite ali se vrnete na izvirno sliko, če jo morate . Če ste zadovoljni z načinom oblikovanja slik, vse shranjene informacije za urejanje samo povečajo velikost datoteke. Če stiskanje slik v dokumentu ni zadostno zmanjšalo velikosti datoteke, lahko Word izbriše shranjene informacije o oblikovanju. Še enkrat, morda boste želeli dokument shraniti kot novo datoteko, preden začnete, tako da boste po potrebi lahko vrnili izvirnik.

Ko je dokument odprt, kliknite meni Datoteka.

V meniju Datoteka kliknite Možnosti.

V oknu »Možnosti besed« v levem izboru kliknite Dodatno.

V oknu Napredne možnosti besede se pomaknite navzdol do razdelka »Velikost in kakovost slike« na desni strani. Izberite možnost »Zavrzi podatke o urejanju«, če želite, da Word pri shranjevanju datoteke zavrne informacije o oblikovanju. Druge možnosti v tem razdelku vam omogočajo, da zaščitite dokument pred stiskanjem slik in izberete privzeto ločljivost za stisnjene slike (čeprav lahko vedno izberete novo ločljivost, ko naredite stiskanje).

Ko to storite, shranite datoteko (ali jo shranite kot novo datoteko) in preverite novo velikost datoteke. To bo verjetno padlo dobro.

V našem primeru smo vzeli Wordovo datoteko (»Datoteka 1.docx« na naslednji sliki), ki vsebuje približno 20 kakovostnih slik in tehtala skoraj 48 MB velikosti. Mnoge od teh slik so bile obrezane, nekatere so bile spremenjene in več jih je bilo urejenih na druge načine. Po stiskanju slik in odstranjevanju shranjenih informacij o oblikovanju je nova datoteka (»Datoteka 2 (stisnjen) .docx« na naslednji sliki) zdaj že pod 35 MB, kar pomeni približno 27% zmanjšanje velikosti datoteke. In za ponazoritev zgrajene stisnjenosti v formatu DOCX, smo tudi datoteko zip-ovali. Kot lahko vidite, je razlika v velikosti med stisnjenimi in razcepljenimi datotekami zanemarljiva.

In to je to! Slike so velike in lahko hitro povečajo velikost dokumentov sistema Office. Z uporabo vgrajenih orodij za stiskanje v programih Office in odstranjevanjem starih informacij za urejanje lahko znatno zmanjšate velikost dokumentov sistema Office, ki vsebujejo slike, brez veliko truda.