Kako zmanjšati velikost dokumenta Microsoft Worda
Wordovi dokumenti lahko dobijo ogromne, nenavadno dolge in kompleksne dokumente z veliko vdelanih slik, pisav in drugih predmetov. Vendar se zdi, da lahko dokumenti rastejo iz roke, ker na videz ni nobenega razloga. Če se ukvarjate z velikim dokumentom, lahko tukaj poskusite zmanjšati velikost datoteke.
Ko imate dokument Word, ki je nekoliko prevelik, boste najprej poskušali stisniti slike v njem. To je deloma zato, ker so spletna mesta, kot je How-To Geek, napisala celovite članke, ki pojasnjujejo, kako to storiti, in deloma zato, ker se zdi, da slike vedno presegajo velikost Wordovega dokumenta izven razumnih razlogov. Še vedno bi morali nadaljevati in slediti nasvetom, ki smo jih napisali v tem članku, saj vam bodo, če imate slike, pomagali.
Ampak, če nimate slik, ali ste sledili tem nasvetom in potrebujete, da zmanjšate velikost datoteke več, smo vas pokrili. Imamo veliko nasvetov za skupno rabo, zato smo jih razčlenili na stvari, ki bodo zagotovo pripomogle k zmanjšanju velikosti dokumenta Word, stvari, ki bi lahko pomagale, in nekaterih pogosto predlaganih nasvetov, s katerimi se ne bi smeli truditi.
Začnimo.
Nasveti, ki bodo zagotovo pomagali zmanjšati velikost dokumenta
Ni vsak namig, ki ga najdete, koristen. Včasih je to zato, ker se ne nanašajo na vašo situacijo (če nimate nobenih slik, nasveti za stiskanje slik ne bodo koristni), včasih pa so nasveti preprosto napačni. Preizkusili smo vse nasvete v tem razdelku, zato vemo, da delujejo.
Pretvorite dokument v format DOCX
Microsoft je izdal format DOCX v Officeu 2007, zato, če še vedno uporabljate format .doc, je čas za pretvorbo. Novejša vrsta datoteke .docx v bistvu deluje kot datoteka ZIP s stiskanjem vsebine dokumenta, tako da bo preprosto pretvorba datoteke .doc v format .docx zmanjšala vaš dokument. (To velja tudi za druge formate Officea, kot so Excel (.xls v .xslx), PowerPoint (.ppt v .pptx) in Visio (.vsd za .vsdx).)
Če želite pretvoriti datoteko .doc, jo odprite v programu Word in kliknite Datoteka> Info> Pretvori.
Kliknite »V redu« v pozivu, ki se prikaže, kliknite gumb »Shrani« in Word pretvori vaš dokument v .docx. Word to konverzijo izvede tako, da ustvari popolnoma novo različico dokumenta v novi obliki, zato bo stara različica .doc še vedno na voljo.
To smo preizkusili z vzorčno 20-stransko .doc datoteko, ki je vsebovala šest slik, različne tabele in oznake oblikovanja. Izvirna datoteka .doc je bila 6,001KB, vendar je pretvorjena .docx datoteka tehtala le pri 721KB. To je 12% prvotne velikosti. Nič drugega, kar vam predlagamo v nadaljevanju, ne bo pripomoglo k zmanjšanju velikosti datoteke, zato lahko datoteke .doc pretvorite v .docx..
Vstavite svoje slike namesto kopiranja in lepljenja
Ko kopirate in prilepite sliko v dokument, Word naredi nekaj predpostavk o tem, kako ga obravnavati. Ena od teh predpostavk je, da želite, da je prilepljena slika format BMP, ki je velik tip datoteke ali včasih PNG, ki je še vedno precej velik. Preprosta alternativa je, da vstavite sliko v program za urejanje, jo shranite kot manjši format, kot je JPG, nato pa uporabite Vstavi> Slika, da vstavite sliko v dokument..
Pritrditev spodnjega posnetka spodaj neposredno v dokument, ki je sicer prazen, je povečal velikost dokumenta z 22 KB na 548 KB.
Prilepite ta posnetek zaslona v Paint, shranite ga kot JPG in nato vstavite JPG v prazen dokument, zato je dokument skočil na samo 331 KB. To je malo manj kot 40%. Še bolje, uporaba formata GIF je privedla do dokumenta, ki je bil več kot 60% manjši. Povečana, to je razlika med 10 MB dokumentom in 4 MB dokumenta.
Seveda tega ne morete vedno rešiti. Včasih boste potrebovali boljšo kakovost slike, kot jo lahko ponujata formati, kot sta BMP in PNG. Ampak, če je majhna slika ali ne potrebujete super visoke kakovosti, lahko z lažjo obliko teže in vstavljanjem slike pomagate.
Medtem ko shranjujete sliko, naredite svoje urejanje
Ko urejate sliko v Wordu, shranjuje vse vaše urejanje slik kot del dokumenta. Če obrezate sliko v dokumentu, Word še vedno ohrani polno izvirno sliko. Spremenite sliko v črno-belo, Word pa še vedno ohrani izvirno barvno sliko.
S tem se po nepotrebnem poveča velikost dokumenta, zato, ko spremenite slike in ste prepričani, da teh slik ne potrebujete, lahko Word zavrne podatke za urejanje.
Toda boljše kot odstranjevanje nepotrebnih podatkov iz dokumenta ni, da sploh ne boste imeli nepotrebnih podatkov v dokumentu. Vsa urejanja, ki jih lahko naredite, tudi preprosta, kot so obrezovanje ali dodajanje puščice, se najbolje izvedejo v urejevalniku slik, preden vstavite sliko v dokument.
Stisnite vse svoje slike v enem opravilu
Da, na začetku smo povedali, da gre za ta članek drugo načinov za zmanjšanje velikosti datoteke, vendar večina člankov na to temo vam pove, kako lahko stiskate slike eno za drugo (vključno z našim člankom), in tukaj v How-To Geek smo vsi za iskanje boljših načinov za delo.
Kliknite Datoteka> Shrani kot> Več možnosti. (Morda imate »Shrani kopijo« namesto »Shrani kot«, če imate OneDrive z vklopljenim samodejnim shranjevanjem.)
Odpre se pogovorno okno »Shrani kot«, kjer lahko dostopate do nekaterih dodatnih možnosti. Kliknite Orodja> Stisni slike.
Odpre se okno »Stisni slike«, kjer lahko določite, katero stiskanje želite uporabiti za vse slike naenkrat.
Možnost »Uporabi samo za to sliko« je zasenčena, ker je to orodje za vse ali nič - ali bodo vse slike uporabljene, ko shranite dokument ali nobena od njih ne bo. Torej, če želite izbrati različne možnosti za različne slike, vam to ne bo pomagalo. Če pa želite vse svoje slike stisniti naenkrat, je to možnost za uporabo.
Izberite svoje izbire, kliknite »OK« in shranite novo različico dokumenta z vsemi stisnjenimi slikami.
Ustavite vdelavo pisav v dokument
Razen če uporabljate nenavadno pisavo iz galaksije daleč, daleč stran, je skoraj gotovo, da jo bo lahko vsakdo, s katerim delite dokument, lahko prebral s svojo kopijo Worda (ali brezplačno alternativo, kot je Libre Office). Torej, zakaj želite izgubiti prostor v datoteki, tako da vstavite pisave? To se lahko ustavi tako, da odprete Datoteka> Možnosti> Shrani in izklopite možnost »Vdelaj pisave v datoteki«.
Morda misliš, da to ne bi veliko spremenilo, vendar bi bil narobe. Če je vklopljena pisava vklopljena in je možnost »Ne vdelaj običajnih sistemskih pisav« izklopljena, je razlika v velikosti datoteke skoraj 2 MB. Tudi če je vklopljena možnost »Ne vdelaj običajnih sistemskih pisav« (kar pomeni, da niso vključene pisave Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman itd.), Je datoteka še vedno skoraj 1.3 MB večja.
Torej, da, ustavite vdelavo pisav v dokument.
Nehajte vstavljati druge datoteke, če lahko
Pred kratkim smo vam pokazali, kako vdelati ali povezati Excelovo preglednico v Wordovem dokumentu (in to lahko storite tudi z drugimi datotekami, kot so PowerPointove predstavitve ali Diagnostični diagrami Visio). Če se lahko povežete s preglednico, namesto da jo vdelate, si boste prihranili večino velikosti datoteke Excel. Vsega tega ne boste shranili, ker bo povezana preglednica še dodala nekaj velikosti, vendar bo vaš dokument veliko manjši s povezavo kot polno vdelano. Seveda obstajajo pomanjkljivosti tako za povezovanje kot za ugodnosti, zato se prepričajte, da ste prebrali ta članek, da jih razumete, preden to storite.
Ustavite shranjevanje sličice dokumenta
Danes vam Word omogoča shranjevanje sličice dokumenta, tako da vam lahko Windows prikaže predogled v Raziskovalcu datotek. Danes lahko File Explorer to stori sam in ne potrebuje pomoči iz Worda, vendar je v dokumentu še vedno na voljo. V testnem dokumentu 721KB je ta možnost povečala velikost datoteke na 3247 KB. To je 4,5-krat večja od izvirne datoteke - za nič. To nastavitev najdete v meniju Datoteka> Informacije> Lastnosti> Napredne lastnosti.
Potrdite polje »Shrani sličice za vse dokumente Word« in kliknite »V redu«.
Ime te možnosti je malce zavajajoče, ker izklopite to možnost samo za dokument, ki ste ga odprli, čeprav pravi: »vsi dokumenti Worda«. Če je to privzeto vključeno, ko ustvarite dokument, potem V predlogi Normal.dotx ga boste morali izklopiti, Microsoft pa je zagotovil odlična navodila za to, če niste prepričani kako.
To nastavitev lahko vklopite tudi v pogovornem oknu »Shrani kot«, kjer se imenuje nekoliko bolj pravilna »Shrani sličico«.
Odstranite osebne in skrite informacije iz dokumenta
Ne samo, da osebni podatki povečujejo velikost dokumenta, temveč tudi bralcem dajejo informacije, ki jih ne želite imeti. Obstajajo lahko tudi informacije, ki so bile oblikovane kot skrite, in če ne potrebujete tega skritega besedila v dokumentu, zakaj ga ne odpravite?
Odstranite te nepotrebne informacije iz dokumenta tako, da se pomaknete v mapo Datoteka> Informacije> Preveri težave in kliknete gumb »Preglej dokument«.
Prepričajte se, da je možnost »Lastnosti dokumenta in osebne informacije« vklopljena in nato kliknite »Preveri«. Ko se inšpektor konča, v razdelku »Lastnosti dokumenta in osebne informacije« kliknite »Odstrani vse«..
Ta ukrep je zmanjšal našo velikost preizkusne datoteke za 7 KB, tako da ni ogromno. Vendar pa je dobra praksa, da odstranite osebne podatke iz datotek, zato bi to verjetno verjetno storili. Bodite opozorjeni, da po odstranitvi ne morete obnoviti teh podatkov, zato se prepričajte, da ste zadovoljni, da bo šel, preden ga odstranite. Enako lahko storite za možnosti »Nevidna vsebina« in »Skrito besedilo«, vendar bo vaša datoteka manjša le, če imate skrito vsebino.
Izklopi samodejno obnavljanje (če si upal)
Ena od odličnih funkcij programa Word je pravzaprav ena od odličnih funkcij vsake aplikacije za Office - je AutoRecover. Ta funkcija omogoča redno varnostno kopiranje datoteke med vašim delom, tako da, če se Word zruši ali se računalnik nepričakovano znova zažene (na primer, ko se sistem Windows posodablja čez noč), vam bo ob naslednji zagonu samodejno obnovljene različice odprtih dokumentov. Beseda. Seveda vse te različice povečajo velikost vaše datoteke, tako da, če izklopite samodejno obnovitev, bo datoteka manjša.
Pojdite v Datoteka> Možnosti> Shrani in izklopite »Shrani podatke o samodejnem obnavljanju vsakih [x minut]«.
To se ne bo takoj razlikovalo, vendar bo preprečilo, da bi se nove datoteke AutoRecover dodale datoteki, ko delate na njej.
Samo opozorilo, da ne boste več imeli različic samodejnega obnavljanja, zato če se Word zruši ali se nepričakovano zapre, boste izgubili vse svoje delo, odkar ste ga nazadnje shranili.
Kopiraj vse v popolnoma nov dokument
Ko delate na dokumentu, Word shrani različne stvari v ozadje, da vam pomaga. Pokazali smo, kako jih izklopiti, kjer je to mogoče, in kako izbrisati podatke, ki jih Word zbere, vendar bo verjetno v dokumentu še vedno prišlo do stvari, ki jih ne potrebujete. Če se znajdete pod to vrsto lepljenja velikosti dokumenta, lahko ustvarite nov dokument in ga nato kopirate.
Začnite tako, da ustvarite nov prazen dokument. Izberite vso vsebino v trenutnem dokumentu s pritiskom na Ctrl + A. V novem dokumentu pritisnite Ctrl + V, da prilepite vse. To kopira vse vaše besedilo, razdelke, oblikovanje, možnosti postavitve strani, oštevilčevanje strani - vse, kar potrebujete.
Vaš novi dokument ne bo imel nobene od prejšnjih shranjevalnih podatkov za ozadje, informacij o samodejnem obnavljanju ali prejšnjih različic, kar bi zmanjšalo velikost datoteke.
Upoštevajte, da bo to prekopiralo vse podatke za urejanje v vaših slikah, zato ga boste morda želeli odstraniti iz izvirnega dokumenta, preden jih kopirate v nov dokument. Če tega ne storite, to ni nič takega. Še vedno ga lahko odstranite iz novega dokumenta.
Ne moremo vam povedati, koliko bo to prihranilo, ker je lahko nekaj od nekaj kilobajtov do veliko megabajtov, vendar je vedno vredno, če želite iz svojega dokumenta odstraniti čim več maščobe..
Kot bonus smo videli tudi to kopiranje / prilepitev v nov trik dokumentov, ki rešuje čudne napake v Wordovih dokumentih, ki jih je bilo težko izslediti drugače.
Nasveti, da Mogoče Pomagajte zmanjšati velikost dokumenta
Nekateri nasveti se zdijo kot bi pomagali, vendar z njimi nismo mogli dobiti pozitivnega rezultata. Ne trdimo, da ne bodo pripomogli k zmanjšanju velikosti datoteke, vendar se vam zdi, da boste potrebovali določen nabor okoliščin, da boste lahko imeli koristi od njih. Priporočamo, da najprej preberete nasvete iz prejšnjega oddelka, nato pa jih po potrebi podelite.
Izklopite shranjevanje ozadja
Bolj zapleten je dokument in dlje ko je bil shranjen, dlje časa je mogoče shraniti, ko kliknete gumb »Shrani«. Za pomoč pri odpravljanju te težave Word ima nastavitev Datoteka> Možnosti> Napredno z možnostjo »Dovoli shranjevanje ozadja«.
Ta nastavitev je privzeto omogočena in dokument shrani v ozadje, ko delate. Zamisel je, da ko kliknete »Shrani«, bo shranjenih manj sprememb in tako bo prihranilo veliko hitreje. To je v veliki meri vračanje k danom, ko je Word prevzel sorazmerno več sistemskih sredstev in v sodobnih sistemih verjetno ni potreben, še posebej, če ne urejate zelo dolgih ali zapletenih dokumentov..
Žirija je jasno, ali je to pomembno za velikost datoteke. Če dokument odprete s to nastavitvijo, ni bilo nobene razlike v velikosti našega preizkusnega dokumenta (medtem ko je funkcija AutoRecover ostala vklopljena je poveča velikost datoteke). Spremembe v obdobju približno 30 minut prav tako niso povzročile znatne spremembe velikosti dokumenta, ne glede na to, ali je bila možnost »Dovoli shranjevanje ozadja« vključena ali izključena. Niti ni izklopil spremembe, kako hitro je dokument shranjen.
Na kratko: ta je odvisen od vas. Če ga izklopite, ne zmanjšate velikosti datoteke, pustite to vklopljeno, ker je vse, kar Word počne samodejno shranjevanje vaših dokumentov, dobro.
Pretvori v RTF in nato Pretvori nazaj v DOCX
RTF je kratica za Rich Text Format in je odprt standard za dokumente, ki zagotavljajo nekoliko bolj oblikovanje kot golo besedilo, vendar ne vsi zvonovi in piščali DOCX. Zamisel o pretvorbi DOCX v RTF je, da odstrani vse dodatne oblike in skrite podatke, tako da bo, ko shranite datoteko RTF nazaj kot datoteko DOCX, velikost datoteke manjša..
Pretvarjanje našega 20 strani, 721 KB testnega dokumenta v RTF je spremenilo velikost datoteke na 19,5 MB (zato ne uporabljajte RTF, če želite majhno datoteko). S pretvorbo v DOCX je nastala datoteka 714 KB. To je 7 KB varčevanje-manj kot 1% - in ker RTF ni mogel obvladovati nekaterih enostavnih oblikovanj tabel, ki smo jih uporabili, smo morali preoblikovati .... ki je vrnila velikost nazaj na 721 KB.
Zdi se, da ta dokument nima veliko prednosti za vaš dokument, še posebej, če ima sodoben DOCX toliko zmožnosti oblikovanja, ki jih RTF ne more obdelati..
Pretvorite v HTML in nato pretvorite nazaj v DOCX
To je ista zamisel kot pretvorba v RTF, le da je HTML spletna oblika. Preizkus konverzije je pokazal skoraj enake rezultate kot RTF.
To smo poskusili na naši 721 KB DOCX datoteki in jo pretvorili v datoteko HTML velikosti 383 KB. Pretvorba nazaj v DOCX je povzročila 714 KB datoteko. To je 1% varčevanje, vendar pa je bilo nered z oblikovanjem, zlasti glav, in ti bi morali biti obnovljeni.
Razpakirajte dokument in ga stisnite
Dokument DOCX je stisnjena datoteka, kot je arhiv, ki ga naredite z 7-Xip ali WinRar. To pomeni, da ga lahko odprete z enim od teh orodij in si ogledate vse vsebine. Nasvet, ki ga lahko vidite, je, da izvlečete vse datoteke iz DOCX-a, jih dodate v stisnjen arhiv in nato arhiv preimenujete v končnico DOCX. Hej, presto, imate Wordov dokument, ki je bil stisnjen! Teoretično to zveni verjetno, toda z uporabo 7-Zip in WinRar in različnih arhivskih formatov smo ugotovili, da je vsakič, ko smo poskušali odpreti datoteko .docx, ki smo jo ustvarili, Word povedal, da je bila datoteka poškodovana.
Morda je nekaj zaslug v tej ideji - naš 721 KB datoteka je končala kot samo 72 KB, vendar ga ne bi priporočali, če ne želite porabiti veliko časa za igranje z njim, da bi poskusili in ga uporabili. Prav tako je lahko shranjevanje zgolj zato, ker je postopek stiskanja odstranil / stisnil nekaj, kar ustavi Word, da odpre dokument, vendar ne moremo biti prepričani.
Pogosto predlagani nasveti, ki verjetno ne bodo naredili nobene razlike
Obstaja nekaj predlogov, ki plujejo okoli interneta, ki zvok smiselno, vendar ne bo imelo veliko učinka. To ne pomeni, da jih ne bi smeli preizkusiti, samo da ne pričakujete velikega vpliva na velikost dokumenta.
Odstrani prejšnje različice dokumenta
Word hrani prejšnje različice dokumenta, ko ga obdelujete. To je funkcionalnost samodejnega shranjevanja in nekateri predlagajo, da jih izbrišete tako, da odprete Datoteka> Info> Upravljanje dokumenta in odstranite vse starejše različice.
Vendar pa to nima smisla, ker so te stare različice shranjene v datotečnem sistemu Windows in ne v dokumentu Word. Če jih izbrišete, vaš dokument ne bo manjši. Če želite iz dokumenta odstraniti vse prejšnje informacije o različici, kopirajte vsebino v popolnoma nov dokument ali pa naredite datoteko Datoteka> Shrani kot, da jo shranite v nov dokument, kot smo že predlagali.
Prilepi samo besedilo, ne oblikovanje
Če želite kopirati in prilepiti iz enega dokumenta v trenutni dokument, lahko uporabite različne možnosti lepljenja.
Privzeta možnost, ki jo uporabite, če kliknete gumb »Prilepi« (ali pritisnete Ctrl + V), je »Obdrži izvorno oblikovanje«. To kopira nepodpisane pisave in oblikovanje, kot so krepko, ležeče in tako naprej. Če pa namesto tega kliknete možnost »Shrani samo besedilo«, bo ta teorija ali tako teorija - zmanjšala velikost datoteke z odstranitvijo oblikovanja.
To smo preizkusili z 20-stranskim dokumentom, ki je imel različno oblikovanje besedila na vsaki strani, povprečna razlika v velikosti pa je bila pod 2 KB na stran. To mogoče biti pomemben, če imate dokument z 250 strani, kjer bi znašal približno 0,5 MB, vendar boste res imeli 250-stranski Wordov dokument brez oblikovanja? Verjetno ne, ker bi bilo večinoma neberljivo, tako da boste izgubili prihranke, ko boste dodali oblikovanje nazaj.
Vse prednosti te metode so verjetno odvisne od nasvetov, ki smo jih dali zgoraj - kopirajte in prilepite celoten dokument v nov dokument, da odstranite prejšnje različice, stare spremembe urejanja in tako naprej.
Spremenite velikost strani
Word vam omogoča, da spremenite velikost strani tako, da izberete Layout> Size in spremenite privzeto velikost »Letter«. Obstajajo nasveti, ki plujejo okoli tega, če izberete manjšo, vendar podobno velikost, kot je »A4«, drugi bralci ne bodo opazili, in dobite majhno velikost.
To smo poskusili z 20-stranskim dokumentom z velikostjo »Letter«, ki je bila 721 KB. Velikost smo spremenili v »A4«, »A5«, ki je pol velikosti »A4«, in »B5« in naš dokument je vsakič ostala stabilna 721 KB. Z drugimi besedami, velikost datoteke sploh ni spremenila.
Ustavi vdelavo jezikovnih podatkov
V meniju Datoteka> Možnosti> Napredne nastavitve najdete nastavitev »Vdelaj jezikovne podatke« in na različnih mestih boste videli nasvete, ki vas opozarjajo, da to možnost izključite. Na prvi pogled to zveni z razumnimi in ne posebej lingvističnimi podatki, ki povečujejo velikost dokumenta?
Na kratko, odgovor je ne, če uporabljate sodobno datoteko .docx. Word obravnava jezikovne podatke v ozadju in v dokumentu ne zavzema prostora.
Če izklopite to možnost, lahko rahlo odstopite od starejših datotek .doc, vendar tudi takrat, če ste uporabili orodje za rokopis in Word ima nekaj »informacij o popravkih za prepoznavanje rokopisa«. V nasprotnem primeru ni nobene razlike.
To je naš precej obsežen seznam načinov, kako lahko zmanjšate svoje Wordove datoteke na velikost, vendar smo vedno v iskanju novih metod, ki jih lahko poskusite (ali odklenete). Odgini v komentarjih, če poznate tehniko, ki smo jo zamudili, in jo bomo preverili!
