Kako sodelovati pri dokumentih v realnem času v sistemu Office 2016

Microsoft Office 2016 je izboljšal svoje možnosti sodelovanja, tako da lahko več avtorjev dela v dokumentu v realnem času. Dokument lahko souporabljate v storitvi OneDrive in si ogledate, kdo dela z njim, in celo dobite povezavo za pošiljanje drugih za enostaven dostop do dokumenta.

Word v tem članku bomo uporabili za ponazoritev sodelovanja pri dokumentih; Vendar pa je ta funkcija sodelovanja v realnem času na voljo tudi v Excelu in PowerPointu.

Za začetek odprite dokument, ki ga želite dati v skupno rabo, in kliknite gumb »Skupna raba« na vrstici traku v zgornjem desnem kotu okna Word..

OPOMBA: Preden dokument nastavite za skupno rabo, se morate prepričati, da imate v računu OneDrive mapo v skupni rabi. Lahko pa uporabite tudi mapo »Javni«, ki je v vašem računu privzeta.

Prikaže se podokno “Share”. Če želite dokument shraniti v mapo, ki ste jo dali v račun OneDrive, kliknite »Shrani v oblak«.

Na zaslonu »Shrani kot« v ozadju izberite deljeno lokacijo, kamor želite shraniti dokument, ali pa kliknite gumb »Prebrskaj«, da izberete lokacijo v računu OneDrive, ki ni na zadnjem seznamu.

Po potrebi se v pogovornem oknu »Shrani kot« pomaknite do mape v skupni rabi. Če želite spremeniti ime datoteke, vnesite novo ime v polje za ime datoteke. Kliknite »Shrani«.

Vrnili ste se v dokument in podokno »Skupna raba« se poveže in vam omogoča, da povabite ljudi, da si ogledajo ali uredijo datoteko ali si jo samo ogledajo. Če želite nekoga povabiti k sodelovanju v dokumentu, vnesite e-poštni naslov tega uporabnika v polje za vnos »Povabi osebe«. Na spustnem seznamu izberite možnost »Uredi« ali »Lahko si ogledate«. Če želite poslati sporočilo po meri, ga vnesite v polje »Vključi sporočilo«. Če želite dati dokument v skupno rabo, kliknite »Skupna raba«.

Uporabnik je dodan na seznam oseb, s katerimi ste dokument dali v skupno rabo.

Prav tako lahko določite, ali naj se samodejno spremeni sprememba »Vedno« ali »Nikoli« ali pa vas vpraša (»Vprašaj me«) vsakič, ko pride do spremembe, tako da izberete možnost s spustnega seznama »Samodejno delite spremembe«..

Uporabnik, s katerim ste dali dokument v skupno rabo, prejme e-poštno sporočilo, podobno naslednji sliki. Za dostop do dokumenta kliknejo »Pogled v storitvi OneDrive«.

OPOMBA: povezavo do dokumenta v skupni rabi lahko preprosto dobite tako, da jo lahko pošljete uporabnikom po e-pošti, tako da kliknete »Pridobi povezavo za skupno rabo« na dnu podokna »Skupna raba«..

V podoknu »Skupna raba« sta prikazana dva gumba. Če želite poslati povezavo, ki uporabniku omogoča ogled in urejanje dokumenta, kliknite gumb »Ustvari povezavo za urejanje«. Če želite poslati povezavo, ki uporabniku omogoča ogled dokumenta in ga ne urejati, kliknite gumb »Ustvari povezavo samo za ogled«..

Okno »Uredi povezavo«, ki vsebuje URL za dostop do dokumenta z ustreznimi dovoljenji. Kliknite gumb »Kopiraj« na desni strani polja, da kopirate URL, tako da lahko na primer delite povezavo v e-poštnem sporočilu.

S klikom na povezavo, ki jo uporabnik prejme v e-poštnem sporočilu, se dokument odpre v spletni različici ustrezne aplikacije Officea 2016.

Ko uporabnik začne urejati dokument, se prikaže pojavno okno, ki pravi, da »Gost ureja ta dokument«.

Spremembe, ki jih izvede druga oseba, se v primerku dokumenta prikažejo kot označeno besedilo.

Če ste uporabniku dovolili urejanje dokumenta in nato premislili, lahko preprosto spremenite dovoljenja za tega uporabnika. Z desno miškino tipko kliknite ime uporabnika na seznamu in izberite »Spremeni dovoljenje za: Možen pogled«. Lahko pa greste tudi v drugo smer, tako da uporabniku dovolite, da uredi dokument, ko mu le dovolite ogled.

Če ste končali s souporabo dokumenta z uporabnikom, lahko prenehate dovoljevati uporabniku, da si ogleda ali uredi dokument. Z desno miškino tipko kliknite ime uporabnika na seznamu in v pojavnem meniju izberite »Odstrani uporabnika«.

Če želite zapreti podokno »Skupna raba«, kliknite »X« v zgornjem desnem kotu podokna.

Ne glede na to, ali delate na velikem ali majhnem projektu, je ta nova možnost sodelovanja v sistemu Office 2016 z urejanjem v realnem času in integracijo v oblake z OneDrive zmogljiva..