Začetnik Kako ustvariti, upravljati in deliti koledarje v Outlooku 2013
Razen če živite življenje brez odgovornosti, se sonce verjetno dvigne in poravna na vašem dnevnem koledarju. Če ne veste, kaj se dogaja vsak dan, se lahko hitro znajdete izgubljeni v labirintu zamujenih sestankov in presenečenja.
Govorimo o koledarjih Outlooka, ker je zunaj e-pošte (morda še bolj včasih) organiziranost in produktivnost odvisna od zmožnosti za upravljanje dogodkov in izvajanje stvari. Ena od stvari, ki jih Outlook počne z veliko opombo, morda bolje kot večina drugih aplikacij, je koledar. Koledarske funkcije Outlooka so drugačne za ustvarjanje, spreminjanje in skupno rabo dogodkov.
Ta članek se bo osredotočil predvsem na preproste stvari. Pokazali vam bomo, kako ustvarite in upravljate svoje koledarje, dodajte sestanke, sestanke in jih delite z drugimi v imeniku za lažje sodelovanje. Ko bomo končali, bomo prikazali, kako uporabljamo Outlook za osnove, kot so e-pošta, stiki in adresarji, koledar lahko vključite v svoje življenje in izboljšate svoj dom ali manjšo pisarno..
Osnove koledarja
Vsakič, ko uporabljate Outlook, boste imeli na voljo svoje možnosti za koledarje. Tudi če nimate nastavljenega e-poštnega računa, lahko Outlook uporabite tudi za ostale njegove funkcije. Koledar pa najbolje deluje, če lahko izkoristite zmogljivosti sodelovanja, zato uporaba e-poštnega računa zagotavlja, da lahko pošiljate povabila na srečanje in prejemate obvestila udeležencev.
Ne glede na to pa je tukaj vaš osnovni, vsakodnevni koledar, t.j. privzeti koledar, povezan z vašim privzetim profilom Outlook. To je mesečni pogled, vendar lahko uporabite funkcije na zavihku Uredi, da spremenite pogled.
Spodaj je na primer prikaz delovnega tedna (v primerjavi s celotnim tedenskim prikazom). Zelo preprosto, z vremenom (lahko ga nastavite v svoje mesto) in iskalnim poljem. Če imate sestanke ali sestanke, jih boste videli tukaj, lahko pa se pomaknete na prejšnji ali naslednji teden, tako da kliknete gumba »Prejšnje imenovanje« ali »Naslednje sestanek« ob robovih koledarja..
Premaknimo se malo in se osredotočimo na to, kako spremeniti ureditev koledarja, da bo bolje ustrezala vašim specifičnim ali posebnim potrebam.
Napenjanje mišic vašega koledarja
Lahko naredite kar nekaj, da spremenite ureditev in izgled koledarja. Če si ogledate spodnji zavihek Pogled, vidite celoten izbor stilov, ki jih lahko uporabite za koledar, ki ustreza vašim organizacijskim potrebam..
Oglejte si naslednji koledar. Naredili smo nekaj manjših sprememb njegovega videza. Za eno, lahko spremenite barvo, ki je subtilna, vendar lepo dotik.
Zavihek Pogled omogoča, da dodate več drugih pogledov, s katerimi poudarite način, v katerem se nahajate. Na primer, tu je vrstica opravil, ki omogoča dodajanje koledarjev, oseb in opravil v desni stolpec (glejte zgoraj). Ta vrstica opravil je prilagodljiva načinu, v katerem ste, tako da tudi, če ste omogočili opravila in koledar, kot je prikazano na zgornjem zaslonu, če preklopite na mapo »Prejeto«, boste morali znova omogočiti funkcijo -Do Bar.
To je dobra ideja, da se igrate z zavihkom Pogled v vsakem načinu, ker ne bodo vsi popolnoma enaki. Podokno za branje na primer v pogledu koledarja ni veliko uporabno, vendar je vsekakor odličen dodatek k vaši mapi »Prejeto«.
Prav tako si oglejte dnevni pogled koledarja z omogočenim dnevnim pregledom opravil. V nadaljevanju si lahko ogledate dnevni koledar z obveznimi nalogami.
O nalogah v prihodnjem članku bomo veliko govorili, zdaj pa se osredotočimo na vse, kar bi radi vedeli o sestankih in sestankih.
Dodajanje sestankov in sestankov
Oglejmo si sestavo sestankov in sestankov. V naslednjem primeru organiziramo zabavo za pico. Predmet je seveda narava sestanka, in čeprav pizza stranka ni nujno "imenovanje", dobiš idejo. Nato lahko dodate druge podrobnosti, kot je kraj, kjer poteka zabava s picami, in začetni in končni čas.
Obstaja veliko prostora (tehnično neomejeno) za dodajanje opomb, navodil ali navodil za dogodek. Seveda, ni veliko zabave, če nimate drugih ljudi tam. Zato bomo morali povabiti nekatere udeležence. Ko povabite ljudi, se ne šteje več za sestanek. Namesto tega ga Outlook spremeni v sestanek. V naslednjem posnetku zaslona vidimo našo novo sestanek.
Imena lahko vnesete ročno ali pa kliknete gumb »Da«, da dodate udeležence iz adresarja. Če še niste nastavili imenika, vam lahko povemo, kako dodajati in upravljati stike ter uvažati stike iz drugih virov, kot je Gmail.
Lahko izrežete naravnost v chase in preprosto kliknete »Novo srečanje« na jezičku Domov. Ko povabite udeležence, lahko zahtevate dodatne možnosti odziva.
Če zahtevate odgovor (namesto da preprosto izgovorite besedo in jo pustite pri tem), bodo povabljeni imeli priložnost RSVP. Upoštevajte, da to odlično deluje z Microsoftovim izdelkom, kot je e-poštni račun za Outlook.com, kjer so vam neposredno posredovane možnosti odgovora.
V Gmailu boste lahko na povabilo delovali na enak način. Kljub temu, da se odzovete, bo poslano organizatorju dogodka in bo samodejno dodan v Outlook.
Zdaj, ko smo jasni glede sestankov in sestankov, bomo prešli na njihovo spreminjanje in preklic, ker je sprememba neizogibna, in včasih naši najboljši načrti padejo skozi.
Spreminjanje ali preklic odzivov na sestanke in sledenje
Nekaj se je pojavilo in premakniti moramo našo pico zabavo v soboto zvečer. To za nas ni problem, ampak kaj o naših udeležencih? Njihovi načrti so popolnoma odvisni od njih, vendar Outlook vsaj olajša njihovo opozarjanje na spremembe.
Če želite spremeniti sestanek in opozoriti udeležence, najprej odprite dogodek iz Outlookovega koledarja in opravite potrebne spremembe. V tem primeru samo premaknemo sestanek nekega dne. Upoštevajte, da lahko kliknete »Pošlji posodobitev« in vaši povabljeni bodo posodobljeni glede spremembe.
Če so udeleženci že sprejeli vaše povabilo, ga bodo morali ponovno sprejeti.
Zdaj je lahko pravi čas, da pokažete, kako lahko spremljate napredek vašega srečanja. Kliknite gumb »Sledenje« in od tu lahko vidite napredek vašega srečanja. Zdaj je sprejel samo en povabljeni, zato morda ta sobota ni tako dober čas.
Uh oh, spet se je nekaj pojavilo in morali smo prekiniti sestanek. Preprosto kliknite gumb »Prekliči sestanek«. Vaše povabilo se bo spremenilo in dobili boste gumb »Pošlji preklic«, da kliknete in pošljete slabe novice.
Tako preprosto je, da bodo vaši prejšnji povabljeni prejeli posodobljeno e-poštno sporočilo in dogodek bo odstranjen iz Outlookovega koledarja.
Dogodki
Ko so se sestanki vpisali in shranili, jih boste videli v koledarju. Ko se premikate nad njim, boste videli ustrezne podrobnosti. Na tej točki, če je vse dobro, ga lahko pustite in preidete na druge stvari.
Če pa ga želite spremeniti ali izbrisati, jo lahko odprete tako, da jo dvokliknete ali uporabite ustrezno dejanje na traku, ki je tukaj gumb »Odpri«..
Dostopate lahko tudi do mnogih istih nadzornih trakov iz kontekstnega menija z desno tipko miške.
Ko je sestanek ali sestanek odprt, upoštevajte zavihek Možnosti, ki vam omogoča, da vplivate na nekatere spremembe, na primer na spreminjanje statusa (zasedeno, pogojno, zunaj pisarne itd.), Nastavite opomnik, spremenite časovni pas in na koncu nastavite dogodek kot ponavljajoč.
Ponavljajoči se dogodki so običajni, na primer tedenski sestanek ali četrtletni dogodek o zaslužku, ali samo kosilo s prijateljem, zato je dobro vedeti, kako jih nastaviti. Kot lahko vidite iz posnetka zaslona, je to precej enostavno. Nastavite lahko čas sestanka, vzorec in seveda obseg ali kako dolgo se bo ponovitev zgodila.
Na naslednji sliki je prikazan ponavljajoč se dogodek za vsak ponedeljek ob 13:00, ki se bo nadaljeval v nedogled.
Pomembno je vedeti, da imajo sestanki in sestanki več ključnih razlik, vendar še vedno izgledajo in se lahko spremenijo na enak način, zato bodo vse možnosti za sestanke enake za sestanke..
Prilaganje datoteke ali dokumenta elementu koledarja
Predstavljajte si, da ste se dogovorili za sestanek, na primer, da vzamete svojega hišnega ljubljenčka do veterinarja ali da se vaše olje spremeni in v vsakem primeru imate dokument ali sliko, ki jo želite pripeti, da ne boste pozabili.
V naslednjem primeru smo končno dobili nafto in dobili smo kupon za to. Kupon lahko natisnete in ga poskušate zapomniti, ali pa ga preprosto pritrdite na sestanek, tako da, ko vas Outlook opomni, je kupon tam, tako da ga lahko natisnete, medtem ko razmišljate o tem..
Če želite to narediti, kliknite gumb »Priloži datoteko« in nato poiščite lokacijo, kjer je shranjena. Datoteko lahko vstavite tako, kot je, prilepite jo kot besedilo ali pa mesto datoteke vstavite kot hiperpovezavo. V tem primeru bomo priložili PDF, kot je.
Seveda bo to zelo koristna značilnost, če boste morali deliti dokumente za poslovno srečanje, študentom pošiljati učna gradiva ali kadarkoli bodo razmere morda zahtevale dodatne informacije..
Koledarji za upravljanje in skupno rabo
Z upravljanjem koledarjev lahko dosežete dve stvari. Koledarje lahko odprete iz različnih virov in ustvarite in shranite skupine koledarjev.
Če kliknete gumb »Odpri koledar«, lahko ustvarite koledar iz več virov, vključno z interneta, ali pa ustvarite prazen koledar. Ena od prednosti ustvarjanja praznega koledarja je, da lahko svoje delo in domače življenje obdržite ločeno.
V naslednjem posnetku zaslona je prikazanih več koledarjev in ustvarili smo tudi posebno skupino za delo. Lahko dejansko povlečete dogodke iz enega koledarja v drugega; vidite, kako imamo vnos za tedensko srečanje v dveh koledarjih, ki smo jih izbrali za prikaz.
Možnost vlečenja dogodkov po koledarjih pomeni, da če ste dodali sestanek ali sestanek, če se odločite, da mora biti na drugem koledarju, vam ni treba ponovno ustvariti dogodkov..
Končno lahko delite koledarje, kar bi moralo biti precej samoumevno, vendar je to možnost, da lahko koledar pošljete po e-pošti. To smo na kratko opisali v prejšnjem članku, to je preprosto drug način, kako ga doseči. Na naslednjem posnetku zaslona vidite, kaj se zgodi, ko uporabite to možnost.
Določite lahko koledar, ki ga želite dati v skupno rabo, časovno obdobje (od enega dneva do celotnega koledarja), raven podrobnosti za skupno rabo (preprosta razpoložljivost, omejeno število in podrobnosti), nato pa lahko uporabite nekaj naprednih možnosti, ki jih lahko uporabite..
Skupna raba na ta način pomeni, da lahko hitro, preprosto in brezhibno razširjate koledarske informacije z drugimi uporabniki programa Outlook, kot tudi integrirate koledarje, ki so vam poslani.
Možnosti koledarja
Na voljo je kar nekaj možnosti koledarja za razvrščanje (čeprav ne kar toliko, kot pri e-pošti). Večina teh možnosti je namenjena konfiguriranju koledarja za učinkovitejše delo z vašimi poklicnimi in osebnimi potrebami.
Na primer, lahko spremenite svoje delovne ure in delovni teden, dodate počitnice, spremenite časovni pas, nastavite privzeto barvo in celo izbirate med Fahrenheit in Celsius. Doživite svoje potovanje skozi prosti čas in preizkusite, kaj vam najbolj ustreza.
Koledarske funkcije v Outlooku so vrhunske in če delate v organizaciji s centralnim strežnikom Exchange, potem verjetno poznate, kako lahko sodelujete v skupnih koledarjih, si ogledate dogodke in še več. Vse to brezhibno deluje v vaši lokalni namestitveni različici programa Outlook za dodatno moč in udobje.
Doma je lepo imeti koledar s toliko funkcijami v istem programu. Ni vam treba preklopiti iz e-poštne aplikacije na koledarsko aplikacijo, lahko načrtujete dogodke in hitro povabite udeležence z le nekaj kliki miške in še veliko več.
Toda dovolj je govoriti od nas. Zakaj se zdaj ne slišimo? Sporočite nam svoje misli ali posredujte svoje pripombe v našem forumu.
