Začetnik Kako ustvariti, upravljati in dodeliti kategorije v Outlooku 2013

Outlook 2013 vam omogoča dodeljevanje kategorij, ki vsebujejo in prilagajajo navedene kategorije. Kar zadeva kategorije, je to, da so univerzalne v Outlooku, in lahko vsako kategorijo dodelite kombinaciji tipkovnice. Tako lahko e-pošto, dogodke v koledarju in opombe kategorizirate z nekaj hitrimi tipkami.

V zadnjih nekaj mesecih smo veliko govorili o Outlooku 2013 in njegovih različnih delih. Govorili smo o obvladovanju njegovih najpomembnejših funkcij, kot so, kako sestaviti in poslati e-pošto, ter ustvarjati in upravljati stike in celo uvažati svoje stike v Gmailu. Pokrili smo tudi druge stvari Outlooka, na primer kako lahko ustvarite sezname opravil, ki vas bodo dobro obvladovali. In seveda, tam je vse pomembno koledar, ki je bistvenega pomena za vsakogar, ki želi učinkovito voditi urnik.

Kaj vse to pomeni je, da lahko storite veliko z njim, da bi pomagali bolje upravljati z zaposlenim delom in celo osebnim življenjem. Preden zaključimo naš pogled na Outlook 2013, smo čutili, da bi morali na kratko obravnavati še dva preostala vidika, za katera menimo, da sta vredna poudariti: kategorije in iskanje.

O teh kategorijah

Če želite prilagoditi svoje kategorije, kliknite gumb »Kategoriziraj« in nato v spustnem meniju izberite »Vse kategorije…«. V tem pogovornem oknu lahko ustvarite nove kategorije, izbrišete stare, preimenujete, spremenite barve in dodelite tipke za bližnjice.

V naslednjem posnetku si oglejte, kako smo »CTRL + F2« dodelili modri kategoriji.

Zdaj lahko na primer uporabite kategorije za vse, kar želite. Spodaj si oglejte naš neumni primer, naša naloga je "živeti la vida loca" in ga označili z osebnimi (vijoličnimi) in nujnimi (rdečimi) kategorijami.

Ne pozabite na ta zelo koristen nasvet: ko kategorijam dodelite tipke za bližnjico in ste svoje kategorije prenesli v pomnilnik, lahko hitro odpravijo organizacijo pošte, sestankov in drugih elementov v Outlooku..

Tukaj je na primer glava e-pošte iz sporočila v mapi »Prejeto«, ki smo jo označili z kategorijo dela. Od zdaj naprej, če moramo poiskati to posebno sporočilo, lahko uporabimo kategorije za filtriranje nepovezanih sporočil.

Zavedajte se tudi, da lahko naloge, e-poštna sporočila in druge Outlookove elemente hitro označite s privzeto kategorijo, na primer na naslednjem posnetku zaslona. Tukaj smo označili več nalog kot URGENT preprosto s klikom na polje v stolpcu CATEGORIES.

Jasno je, da so lahko kategorije zelo koristne in da so v Outlooku precej neprevzete funkcije. Naučite se, kako jih učinkovito uporabljati, in boste lahko vse svoje stvari organizirali v povezanih kategorijah.

Enostavno iskanje v Outlooku

Oglejmo si to tako, da na kratko govorimo o iskanju elementov v Outlooku. Mislimo, da to večinoma velja za pošto, vendar iskanje poteka v celotni aplikaciji. Ko kliknete podokno za iskanje, na primer v mapo »Prejeto« (ali katero koli drugo poštno mapo), se bo trak spremenil, tako da boste dobili številna orodja za iskanje.

Zakaj so vse te stvari tukaj? Preprosto, več načinov iskanja sporočila je boljše, če ga najdete. Glej tukaj v naslednjem posnetku zaslona, ​​kliknemo gumb »Zadeva« in lahko zapolnimo ustrezen prostor s tem, kar želimo vsebino vsebine. V tem primeru želimo najti vse teme v zvezi z delom.

Upoštevajte, da so rezultati, ki se pojavijo, pravzaprav Tasks, ki kaže, kako Outlook vrne rezultate iskanja iz vsega, kar shranjuje.

Če vas zanimanje za iskanje v Outlooku poviša, lahko hitro izrežete nered, tako da vzamete nekaj časa in preizkusite možnosti traku za iskanje. Upoštevajte, da lahko, če so vaši rezultati preširoki in raznoliki, svoj obseg vedno izboljšate z ustreznimi orodji za obseg.

Nazadnje, če čutite potrebo po moči in popolnem nadzoru nad iskanjem, poskusite uporabiti obrazec Napredno iskanje, ki ga najdete s klikom na gumb »Iskalna orodja« v razdelku Možnosti..

Uporaba naprednega obrazca za iskanje je daleč najboljši in neumnežljiv način iskanja v Outlooku, vendar ne glede na metodo, ki jo uporabljate, smo prepričani, da boste ugotovili, kako lahko v čim krajšem času poiščete svoje stvari..

Možnosti iskanja

Outlook deluje s sistemom Windows Search, ki smo ga nekaj časa napisali nazaj. Te možnosti vplivajo na iskanje elementov v sistemu Windows in v Outlooku.

Opomba: Če kliknete »Možnosti indeksiranja…«, odprete nadzorno ploščo »Možnosti indeksiranja«, kjer lahko prilagodite, kako ali je Outlook indeksiran v iskalniku Windows Search. Preostale možnosti se nanašajo predvsem na rezultate iskanja, na primer na to, kako so prikazane in od kod so prikazani rezultati.

Kategorije in iskanje sta dve nedodelani funkciji, ki ju lahko dodate svojemu Outlookovemu repertoarju, kar bo precej lepo zaokrožilo našo izkušnjo v Officeu. Če obširno uporabljate Outlook in dobite veliko e-poštnih sporočil, ustvarite številne sestanke v koledarju ali ustvarite dolge sezname opravil, je pomembno, da jih ne samo organizirate, temveč imate možnost iskati karkoli, še posebej, če veste to, kar iščete, je neprecenljivo.