Začetnik Kako ustvariti in upravljati naloge v Outlooku 2013
Če ste eden od tistih ljudi, ki imajo tablo ali beležko z vedno bolj razvitim seznamom opravil, ali pa je vaša miza in monitorji opremljena s Post-its® opomnik na pomembne dogodke, potem pa ta članek za vas.
Outlook vam omogoča izdelavo seznamov opravil, ki jih sestavljajo naloge, ki jih lahko opravljate vse vrste stvari, kot so določanje rokov, opomnikov, kategorij in še več. Bistvo je ustvariti bolj aktiven seznam nalog, s katerim lahko komunicirate in jih ohranite poštene.
Delo v pregledu nalog
Nedavno smo razpravljali o različnih zapletenosti programa Outlook 2013, zato vam priporočamo, da preberete naš uvod, če ste novi.
V nasprotnem primeru odprite Outlook do pogleda Opravila in si oglejte. Na prvi pogled boste opazili, da je precej prazen in neploden. To je zato, ker ga še moramo zapolniti z množico stvari, ki jih moramo narediti in opraviti.
Pojdimo skozi in vam pokažemo, kako uporabljati naloge kot profesionalce in nadalje organizirati svoje življenje z Outlookom. Z malo časa in dela boste imeli obsežen nabor nalog, ki jih lahko nastavite tako, da vas opomnijo, ko jih potrebujete, ali pa jih celo dodelite drugi osebi!
Dodajanje opravil
Če želite začeti, boste želeli dodati naloge. Opazili boste, da je na levi strani znano podokno. V ta pogled lahko dodajate nove mape, nato pa razvrstite naloge v kategorije. Ustvarite lahko tudi novo skupino map, da lahko svoje naloge ločite med poklicnim in zasebnim življenjem, če je to potrebno.
Za začetek boste opazili, da obstaja ena skupina opravil, ki kliče Moje naloge in dve podopravilni mapi: seznam opravil in opravila. Če z desno tipko miške kliknemo zgornjo mapo, lahko ustvarimo skupino »Nova mapa«, ki jo bomo poimenovali »Delovna opravila«..
Dodate lahko hitro nalogo s klikom na “Kliknite tukaj, da dodate novo opravilo” ali pa kliknete “Nova naloga” na traku Domov. Oglejte si naslednjo neimenovano nalogo, na katero lahko uporabite številne možnosti, pokažete opravilo, njegove podrobnosti in upravljate z njim.
Dopolnimo našo nalogo z nekaj osnovnimi podrobnostmi in nato kliknemo »Shrani in zapri«. Izberete lahko začetni datum, končni datum (če je primerno), status, prednost in odstotek dokončanja. Prav tako lahko preverite polje »Opomnik« in Outlook vam sporoči, kdaj pride vaša naloga.
Ogled, spreminjanje in posodabljanje opravil
Ko ustvarimo nekaj nalog, jih lahko vidimo v pogledu Naloge. Tu lahko naredite nekaj osnovnih posnetkov, na primer spreminjanje roka ali dodelitev kategorije, če pa si res želite ogledati in urediti, morate dvoklikniti, da ga odprete..
Tukaj je naša naloga še enkrat. Lahko ga spreminjamo, na primer status ali prednost, ali pa kliknemo gumb »Podrobnosti«.
Če so z nalogo povezane druge podrobnosti, jih lahko izpolnite tukaj. Čeprav to morda ni primerno za večino ljudi, če se ukvarjate z neodvisnimi izvajalci ali svetovalci, je to odličen kraj za spremljanje, koliko vas stanejo približno..
Obstaja nekaj drugih stvari, ki jih lahko omenimo, preden gremo na ponovitve. Medtem, ko ste v vmesniku za opravila, si vzemite trenutek in si zapomnite, da lahko nalogo izbrišete ali posredujete, če se odločite, da je vredno preučiti, ali pa potrebujete podatke od nekoga drugega,.
Opravilo lahko upravljate tudi, kot je označevanje, dodeljevanje in pošiljanje poročila o stanju. O tem bomo govorili v kratkem. Zaenkrat na kratko preberite, kako nastavite ponavljajoče se naloge.
Delo s ponavljajočimi se nalogami
Ustvarjanje ponavljajoče se naloge je enako ustvarjanju ponavljajočega se sestanka ali ponavljajočega se sestanka. Pogovorno okno, ki ga vidite, ko kliknete gumb »Ponovitev«, bo verjetno videti precej znano.
Torej, tukaj je naša naloga »govorimo o delu«, ki se ponavlja vsak teden v sredo, brez vidnega konca. Upoštevajte tudi, da tudi če ne boste dokončali naloge do trenutka, ko se naloga ponovi, bo še ena generirana.
To lahko preglasite tako, da izberete možnost »regeneriraj novo opravilo«, ki namesto samodejnega ponavljanja na dan, ne bo obnovila naloge, dokler trenutni ni označen kot dokončan.
Dodelitev opravila nekemu drugemu
Naloga »pogovor o delovni stvari!« Je postavljena, zdaj pa jo je treba zastaviti nekemu drugemu! Kliknite gumb »Dodeli opravilo« v razdelku Upravljanje opravila na traku.
To nalogo odpre kot e-pošto, ki jo lahko nato naslovite drugim. V tem primeru bomo dodeli nalogo, da govorimo o delovni stvari nekomu drugemu, zato jim bomo poslali e-pošto.
Če želite vtipkati naslov v polje »Za«, lahko ali pa izrežete ime sreče iz adresarja. Nimate nastavljenega adresarja? Preberite več o ustvarjanju in upravljanju stikov, vključno s tem, kako uvozite stike iz Gmaila v Outlook.
Ta prejemnik bo nato prejel e-pošto z možnostjo »Sprejmi« ali »Zavrni«. Ne želimo, da bi se šef razburil, tako da bomo šli naprej in sprejeli nalogo. Poleg tega pogovor o delih ni nikoli slaba ideja!
Nazadnje, če želijo pooblastila, da bi vedeli napredek (ali pomanjkanje le-tega) o vaši trenutno dodeljeni nalogi. Lahko jim pošljete poročilo o stanju.
Na splošno je povprečni domači uporabnik Outlook bolj verjetno, da bo uporabil naloge kot sredstvo za opravljanje opravil ali odkrivanje opravil doma, vendar je koristno poznati celoten obseg vaših zmožnosti za izdelavo opravil. Pojdimo zdaj na preostanek traku Home in se pogovorimo o tem, kaj lahko naredite, da od tam opravite nalogo.
Upravljanje opravil in razvrščanje po prikazu
Med tednom se bodo nekatere naloge opravile, nekatere pa ne. Tiste, ki jih dokončate, lahko označite kot popolne in pozabite. Toda tiste, ki jih ne dobite, boste morali nekako upravljati ali pa boste imeli vedno večji seznam prepihanih nalog.
Obstaja nekaj načinov za njihovo upravljanje. Poglejmo to območje traku in vam nato pokažemo, kako najbolje izkoristiti ta orodja.
S klikom na gumb »Odstrani s seznama« ga označite kot popolnega in ga odstranite s seznama. Če Outlook naleti na težavo, na primer, če se naloga ponavlja ali je nepopolna, vas bo vprašala, kaj želite storiti..
Prav tako lahko delate neposredno z nalogami, ki jih vidite na seznamu opravil. Za več podrobnosti si oglejte naslednji posnetek zaslona. Vidite, da lahko preprosto kliknete ikono zastavice, da jo označite kot popolno, ali pa z desno miškino tipko kliknete, da vidite možnosti za spremljanje.
Tukaj vidite naslednjo sliko, da je naša naloga »sedeti in gledati nogomet z nogami navzgor« jutri, vendar smo jo označili tudi za nadaljnji naslednji teden. Ustvarjanje naknadne naloge ga v bistvu podvoji za čas, ki vam najbolj ustreza, da ga lahko dokončate. V tem primeru bi lahko jutrišnjo nalogo označili kot popolno ali jo odstranili, vendar bi ta dvojnik še vedno moral opraviti naslednji teden.
Upoštevajte, da lahko opravila spremljate v enem od petih vnaprej nastavljenih intervalov ali pa ustvarite nadaljnje spremljanje po meri.
Nenazadnje lahko spreminjanje pogleda pomaga izrezati veliko opravil. Če ni prikazan na traku, lahko kliknete gumb »Spremeni pogled« in vidijo te možnosti.
Takšen bi lahko bil preprost seznam. Pogled ne razlikuje med stanjem dokončanja ali kategorijami ali karkoli drugega. Predstavlja vse vaše pretekle, sedanje in prihodnje naloge v enem enostavnem pogledu.
Po drugi strani pa, če razvrščamo naš pogled z aktivnimi nalogami, vidimo, da so stvari za nas precej omejene.
Vedno si zapomnite, da morate spremeniti pogled opravil, da jih boste lahko hitro razvrstili ali skrili, da bi dosegli največjo produktivnost!
Opravila Možnosti
Nazadnje se seznanimo z možnostmi naloge. Možnosti opravila vam omogočajo spreminjanje nastavitev in spreminjanje njihovega vedenja in videza. Do njih lahko pridete iz menija Datoteka, tako da kliknete »Možnosti -> Opravila«.
Nastavite lahko možnosti za opomnike o nalogah z datumi zapadlosti, zamujenimi in zaključenimi barvami opravil, delovnimi urami in drugimi enostavnimi potezami. Torej, če želite, da so zastarele naloge svetlo modre ali če želite namesto začetka privzete opomnike na koncu dneva, lahko spremembe opravite tukaj.
Kot lahko ugotovite, se Outlook razkriva kot zelo zaokrožena aplikacija in še nismo govorili o koledarjih in zapisih! Upamo, da lahko uporabite Opravila za povečanje vaše organizacijske sposobnosti za nekaj korakov. Zelo enostavno jih je nastaviti in dodeliti, in lepo je, da so ti opomniki in da se vse stvari na vašem seznamu počasi preverijo.
Medtem pa vas zanima od vas. Imate vprašanje ali komentar, ki bi ga radi zapustili? Spustite se na naš forum in pogasite.
