Različice, primerjanje in združevanje dokumentov

Za zadnjo lekcijo v seriji Geek School bomo govorili o sledenju različic v programu Word ter primerjanju in združevanju dokumentov.

ŠOLSKA NAVIGACIJA

1. Uporaba predlog za zagotavljanje skupne postavitve in oblikovanja
2. Spremljanje sprememb v dokumentu
3. Uporaba komentarjev za označevanje sprememb v dokumentu
4. Omejevanje in zaščita dokumentov in predlog
5. Različice, primerjanje in združevanje dokumentov

Funkcija Različice v Wordu je bila odstranjena v nedavnih različicah programa Word. V programu Word 2013 lahko dostopate do prejšnjih različic dokumenta v programu Word tako, da odprete prejšnje samodejno shranjene (samodejno shranjene) različice dokumenta. Odprete lahko tudi nedavno shranjene dokumente. Vendar v Wordu ni nobene formalne funkcije za spreminjanje različic. Pokazali vam bomo alternativo, ki jo lahko preprosto dodate v Word in vam omogoči to možnost.

Če je več ljudi delalo na različnih kopijah iste datoteke, namesto funkcije sledenja spremembam na eni kopiji datoteke lahko primerjate obe različici datoteke, da vidite razlike. Word vsebuje orodje za primerjavo, ki omogoča primerjavo dveh datotek, če imajo različna imena datotek. Pokazali vam bomo, kako uporabljati to funkcijo in kako brati rezultate primerjave.

Poleg primerjave dokumentov lahko primerjate dokumente tudi potem, ko jih primerjate. Pokazali vam bomo, kako združiti dve različici istega dokumenta in kako enostavno združiti dva različna dokumenta, če je več avtorjev delalo na ločenih delih dokumenta..

Ko so vse spremembe opravljene, potrebne primerjave in združene dokumente, lahko dokument preprosto izmenjujete z Microsoft OneDrive. Uporabite lahko tudi OneDrive na kateri koli točki procesa sodelovanja, da zagotovite dostop do dokumenta za druge pregledovalce.

Spremljajte različice dokumenta

Word je imel formalno funkcijo za spreminjanje različic, ki vam omogoča shranjevanje različnih različic dokumenta v sam dokument. Ta funkcija je izginila in edini način, kako lahko pridobite prejšnje različice dokumenta, je funkcija Samodejno shranjevanje ali dostop do neshranjenih dokumentov, če so na voljo.

Po privzetku Word samodejno shrani vaš dokument v določenih intervalih. To je funkcija samodejnega shranjevanja. Če se želite vrniti na predhodno samodejno shranjeno kopijo dokumenta, kliknite zavihek »Datoteka« in na seznamu v razdelku »Različice« izberite element »(samodejno shranjevanje«).

Interval za funkcijo samodejnega shranjevanja v programu Word lahko povečate ali zmanjšate.

Če ste dokument zaprli po naključju, brez shranjevanja, ali ste izgubili napajanje in računalnik nepričakovano izklopljen, lahko obnovite neshranjene dokumente. To storite tako, da kliknete zavihek »Datoteka« in na zaslonu »Info« kliknete gumb »Upravljanje različic«. V spustnem meniju izberite »Obnovi neshranjene dokumente«.

Če so bile vse neshranjene datoteke na voljo, bi bile navedene v pogovornem oknu »Odpri«, ki se prikaže.

Alternative za shranjevanje različic dokumenta Word

Obstajajo alternative za dodajanje sistema za urejanje različic v Word. Eden je dodatek za Word, imenovan Save Versions, drugi pa je vtičnik, ki deluje z zunanjim programom za nadzor različic, imenovanim Perforce..

Dodatek Shrani različice omogoča preprosto shranjevanje oštevilčenih različic dokumenta Word iz datoteke.

Perforce je program za nadzor različic, ki je na voljo brezplačno za največ 20 uporabnikov. Zagotavljajo vtičnik za Microsoft Office, ki omogoča preprosto shranjevanje in upravljanje datotek Microsoft Word, Excel, PowerPoint in Project v programih Perforce iz programov.

Primerjaj dve različici istega dokumenta

Če je pregledovalec pozabil uporabiti funkcijo »Spremembe sledi« in v dokumentu tega niste zaklenili, lahko še vedno primerjate obe različici dokumenta ter sprejmete in zavrnete spremembe na podlagi primerjave. Potrebujete le izvirni dokument in popravljen dokument. Vsaka datoteka mora imeti drugačno ime.

Funkcije »Primerjaj« in »Združi« sta podobni, vendar ima vsak svoj namen. Če želite primerjati samo dva dokumenta in nista vsebovati sledenih sprememb, uporabite funkcijo »Primerjaj«. Če imate dva ali več dokumentov, ki vsebujejo spremljane spremembe, in morate spremljati, kdo je kaj spremenil in kdaj, uporabite funkcijo »Združi«, opisano v nadaljevanju te lekcije.

Če želite primerjati izvirno in popravljeno različico dokumenta, kliknite »Primerjaj« v razdelku »Primerjaj« na kartici »Pregled« in v spustnem meniju izberite »Primerjaj«.

OPOMBA: dveh dokumentov ne morete primerjati, če je katera od njih zaščitena za spremljane spremembe, ali če je uporabljena kakršna koli zaščita dokumentov. Odstranite zaščito dokumenta, da boste še naprej primerjali dokumente. Za informacije o odklepanju funkcije sledenih sprememb in lekcije 4 poiščite informacije o tem, kako odstranite omejitve oblikovanja in urejanja iz dokumenta ter geslo, ki je dodeljeno dokumentu, da ga odprete..

V pogovornem oknu »Primerjaj dokumente« na spustnem seznamu izberite »Originalni dokument«.

Na spustnem seznamu izberite "Revidirani dokument". Pod »Revidiran dokument« določite oznako, ki bo veljala za spremembe, tako da boste vedeli, kdo jih je naredil v urejevalnem polju »Spremembe oznake z«. Lahko je uporabniško ime ali karkoli želite.

Kliknite »Več« za dostop do več možnosti.

V razdelku »Nastavitve primerjave« izberite elemente, ki jih želite primerjati v dveh dokumentih. Privzeto so izbrani vsi elementi.

OPOMBA: Postavka »Vstavki in izbrisi« je vedno zasenčena in vedno preverjena. Ko uporabljate »Primerjaj« ali »Združi«, se bodo vedno primerjali vstavki in izbrisi.

V razdelku »Pokaži spremembe pri« izberite možnost, da primerjate znak po znaku (»raven znakov«) ali besedo po besedo (»raven besed«). "Nivo znakov" vam omogoča, da vidite natančne spremembe. Na primer, če ima izvirni dokument besedo »do« in revidirani dokument vsebuje besedo »preveč«, na katero je bil dodan »o«, bi nastavitev »raven besed« pokazala, da je bil »do« nadomeščen z » Tudi nastavitev »Character level« bi pokazala, da je bil dodan »o«.

Funkcija »Primerjaj« privzeto postavi spremembe v nov dokument, kot je prikazano v razdelku »Pokaži spremembe v«. Vendar pa se lahko odločite za spremembe v »Originalni dokument« ali »Revidirani dokument«.

Ko izberete, kliknite »V redu«.

Izvede se primerjava med obema dokumentoma in spremembe se prikažejo v določenem dokumentu. V našem primeru smo se odločili sprejeti privzeto prikazovanje sprememb v novem dokumentu. "Originalni dokument" in "Revidirani dokument" sta prikazana v podoknu na desni strani "primerjalnega dokumenta", ki se uporablja kot referenca. Ne morete jih urejati.

Če ne vidite podokna z izvirnimi in popravljenimi dokumenti, kliknite »Primerjaj« v razdelku »Primerjaj« na kartici »Pregled«. Nato izberite »Prikaži izvorni dokument« in nato »Pokaži oba«. Lahko tudi izberete »Prikaži izvirnik« ali »Pokaži popravljeno«, če ne želite videti obeh..

“Podokno za pregledovanje”, o katerem smo na kratko razpravljali v 2. lekciji in podrobneje v lekciji 3, se prikaže tudi na levi strani “Primerjalni dokument”.

V »primerjalnem dokumentu« lahko pregledujete spremljane spremembe, kot je opisano v 2. lekciji, in sprejmete ali zavrnete vsako spremembo.

Nato shranite primerjani dokument z drugim imenom in dokument, ki vsebuje spremembe iz izvirnega in revidiranega dokumenta.