5 učinkovitih načinov za ohranjanje datotek pod nadzorom

Vaš računalnik je digitalna džungla. To je tako enostavno, da se čisto in urejeno delovno mesto oblikovanja in ga spremeni v veliko nered. Preveč datotek je in so povsod. Datoteke oblikovanja, ki jih potrebujete, je skoraj nemogoče najti. Torej, kako preprečiti, da bi vaše datoteke izgubile nadzor? No, imaš srečo, ker je tam 5 učinkovitih načinov za obvladovanje datotek.

Toda najprej: zakaj se naši računalniški in oblikovalski dokumenti tako zlahka izločijo iz nadzora? Iz istega razloga ima veliko ljudi neurejene sobe in neurejene omare in fizične delovne prostore. Razen množenja s 100, ker je tako preprosto ustvariti datoteke računalniškega oblikovanja, ki ne zavzemajo fizičnega prostora.

Na srečo ni težko obvladovati računalnika in oblikovati datoteke. Dodajte ščepec zdrave pameti, premešajte s pomišljajem samodiscipline in ponovite, ponovite, ponovite. Ne skrbite - zveni več dela kot je. Preprosto ga enačite z umivanjem zob: ko se navadite na to, ne boste niti opazili. Samo računalnik in oblikovalske datoteke boste obdržali pod nadzorom.

V redu, brez nadaljnjih težav, tukaj so 5 učinkovitih načinov za obvladovanje datotek.

1. Brezobzirno izbrišite stare in nepotrebne datoteke

(Slika Mixy Lorenzo)

Zdi se, da je ta očitno očitna, čeprav se včasih spregledajo najpogostejši smiselni koraki. Pozabite na programsko opremo za produktivnost in delovne tokove za racionalizacijo datotek ter vse druge neupravičene produktivnosti: preprosto izbrisati stare in nepotrebne datoteke.

To je enako kot čiščenje vaše sobe ali organiziranje fizičnih datotek. Pojdite skozi svoje stvari in ko pogledate predmet, se odločite: ali je to pomembno za nekaj pomembnega? Če ne, ga neusmiljeno zavržete. To je kako boste ostali organizirani: zmanjšajte število stvari, ki jih imate. Brez trikov ali skrivnosti.

Ta način ni nič drugačen, ko gre za datoteke za oblikovanje računalnika. Ko pregledujete datoteke, se odločite, ali je vsaka še vedno pomembna za nekaj pomembnega. Če ni, ga brezobzirno izbrišete - ne boste ga potrebovali znova, temveč le zapravlja vaše digitalno delovno mesto. Običajno so te datoteke stare projektne datoteke, kot so prejšnji osnutki grafike in modeli ter zastarele datoteke spletnega mesta.

To je lepo in vse, toda kdaj bi neumno izbrisali stare in nepotrebne datoteke? Konec koncev, praktično vsakdo sovraži čiščenje svoje sobe.

No, tako kot vam lahko zmanjšate potrebo po urniku čiščenja vaše sobe je tako, da poskrbite za objekt takoj, ko se srečate z njim, zato se tudi vi morate odločiti, ali boste morali izbrisati datoteko, ko jo naletite. Kar nas pripelje do # 2 ...

2. Vzemite takojšnje ukrepe na datoteke, s katerimi se srečujete

(Slika Johna Brittona)

Najboljši način, da se izognete razporejanju in čiščenju datotek za oblikovanje računalnika, je, da to ni potrebno. Vsakič, ko naletite na datoteko, takoj ukrepajte.

Ampak vi ste brez dvoma zaposleni tip ali gal. Stvari morate narediti, mesta, ki jih želite. Ne morete izpustiti vsega, kar počnete, in poskrbeti za vsako datoteko, s katero se srečujete. Torej, kako se odločite, kdaj ukrepati? Uporabite pravilo 5 minut: če bo takojšnje ukrepanje v datoteki trajalo 5 minut ali manj, ga poskrbite takoj, ko naletite na datoteko.

Zveni znano? To je zato, ker je to “pod vplivom” po priljubljeni knjigi Davida Allena GTD: Getting Things Done. V njem pravi, da se lahko izognete kopičenju dolgega seznama opravkov tako, da takoj poskrbite za nalogo, s katero se srečujete, dokler ne bo trajalo več kot nekaj minut..

To velja tudi za datoteke oblikovanja računalnika:

• Našel sem polpripravljen logotip? Zavijte ga in pošljite.
• Skoraj končano z delom kode? Dokončaj.
• Imate več datotek, za katere niste prepričani, da jih potrebujete? Pojdite skozi njih, se odločite in po potrebi izbrišite.

Torej # 1 in # 2 pomagata obdržati vaše datoteke pod nadzorom. Vendar pa obstaja še en bistveni element, ki je…

3. Imeti čim manj map

(Slika Steve Ryan)

Ustvarite le nekaj map za vaš tip dela in bodite čim bolj splošni s kategorijo. Namesto pridobivanja niše z neštetimi mapami, ki so razčlenjene (kot so "vektorji" ali "photoshop" ali karkoli drugega), so samo stvari, kot so "logotipi" in "spletne strani". Lahko pa imate tudi mape za vsak projekt in vsaka vrsta datoteke, ki je povezana z njim, gre noter.

Zakaj to? Dva razloga:

1. Neodmerna paraliza: je datoteka logotip, spletna stran ali del projekta? Samo vržite ga v ustrezno mapo in končajte z njo.
2. Filter za preprečevanje preveč datotek: ko vidite mapo, ki se polni s preveč datotek, boste bolj nagnjeni k brisanju starih in nepotrebnih datotek. Podobno, kot da bi videl preveč stvari v svoji sobi, namesto da bi jih skril v predalih in drugih prostorih.

Izogibajte se preveč specifičnim imenom map in kategorijam. Bolj specifično imenujete mapo, več kategorij boste imeli. Z več kategorijami se boste morali odločiti, kam gre nova datoteka. Verjetno se ne bo lepo prilegalo samo enemu od njih, zato boste samovoljno izbrali enega. Potem, ko je čas, da organizirate več datotek, se boste spomnili, katero kategorijo ste nazadnje izbrali s podobno datoteko. Da ne omenjam, da ne poznam jasno, v katero kategorijo spada tudi posamezna datoteka.

Zakaj ne bi uporabili samo nekega sistema označevanja? Potem lahko popolnoma odstranite mape, kajne? V teoriji bi to moralo delovati, v resnici pa vas bo spodbudilo, da ustvarite in shranite preveč datotek.

Kaj se bo zgodilo:

1. Začetne datoteke označite kot dobro, saj jih boste lahko pozneje lažje našli z iskanjem po oznakah.
2. Z oznakami postanete liberalni tako, da ustvarite preveč oznak, ki so preveč specifične - to je posledica paraliziranja neodločnosti, saj niste mogli izbirati med dvema oznakama in se odločili, da ustvarite novo posebej za to datoteko.
3. Na koncu imaš preveč oznak, ki postanejo preobremenjene, da bi našle stvari.
4. Še slabše je, ker niste občutili potrebe po nizkem številu datotek, zdaj imate več datotek, kot če bi bile vedno vidne v splošni mapi, v kateri ste gledali.

4. Funkcije samodejnega organiziranja jarkov

(Slika Marka Sebastiana)

Funkcije samodejnega organiziranja (mislim, da je funkcija iTunes za samodejno preimenovanje in razvrščanje, vendar uporabljena za vse datoteke) nemesis za vodenje datotek pod nadzorom. Spodbujajo liberalno ustvarjanje in shranjevanje datotek. Čeprav se na prvi pogled zdi dobro, več datotek imate, manj boste vedeli, kje je vse.

Zakaj ne bi samo izbrisali datotek, ko so stare ali nepotrebne? Funkcija samodejnega organiziranja vas bo spodbudila, da ne izbrišete. Nekaj ​​takega, kot je Gmailova funkcija, ki nikoli ne briše-samo-išči. Za razliko od e-pošte, kjer imate samo eno vrsto vsebine (besedilo) in s tem preprosto iskanje, je vaše datoteke težko iskati na ta način. Ni preprostega načina za iskanje znotraj vsebine, zlasti za vizualne in zvočne datoteke. Zato je edina stvar, s katero boste morali delati, imena datotek in morda nekaj meta opisov na njej. To je recept za preobremenitev datotek.

Če ne uporabljate nobenih funkcij za samodejno organiziranje, boste odgovorni za vsako datoteko, ki jo ustvarite. Videli boste to in bodite pozorni nanj vsaj enkrat, tako da se boste bolj zavedali vsake datoteke na vašem računalniku. Na ta način boste bolje občutili, kdaj bodo vaše datoteke dobile nadzor - in kdaj morate brezobzirno izbrisati.

5. Konsolidirajte datoteke, kadar je to mogoče

(Slika: Aldo Gonzalez)

To je preprosto. Če lahko nekako konsolidirate dve ali več datotek v eno, boste seveda imeli manj datotek. In manj datotek je manj šuma.

Druga prednost konsolidiranja datotek je, da je lažje najti tisto, kar iščete. Datoteke postanejo bolj organizirane. Kako? Seveda boste imeli ustrezno vsebino v eni datoteki, zato vam ni treba loviti več datotek, ki se nanašajo na isti projekt.

Kako greš pri konsolidiranju datotek?

• Za besedilo preprosto kopirajte / prilepite povezano vsebino iz več datotek v eno glavno besedilno datoteko.
• Za vizualne modele lahko kopirate / prilepite različne elemente in različice v eno glavno grafično datoteko.

Vsaka večja in manjša grafična aplikacija podpira plasti in označevanje ter njihovo združevanje, zato izkoristite to prednost. Lahko so različice logotipa ali več vidikov večjega modela - vse v eni grafični datoteki.

Odobrena, ne more biti konsolidirana vsaka vrsta datoteke ali vsebine. Koda, na primer. Zato je zgoraj navedeno naslovljeno “kadar je to mogoče” - naredite najboljše, kar lahko, in vsak znesek, ki pomaga zmanjšati število datotek, je neto dobiček.

Učinkovito hranite datoteke pod nadzorom

Upajmo, da teh 5 načinov ni bilo samo produktivnost pornografije: stvari, ki jih je treba prebrati, da bi se izognili dejanskemu delu, ki vam bo prineslo želene rezultate v vašem življenju. Ne, ti so bili napisani z namenom, da bi bili primerni za dejanja, ki jih lahko začnete uporabljati zdaj, da preprečite, da bi vaš računalnik in oblikovne datoteke izgubil nadzor.

Nihče ne želi aktivno organizirati in upravljati svojih računalniških in oblikovalskih datotek. Torej vam bo teh 5 načinov pomagalo oblikovati navade, ki se jim bodo izognile. In kot pri vseh navadah, je najpomembnejše, da jih le začnete delati.

Za povzetek si oglejte 5 učinkovitih načinov za obvladovanje datotek:

1. Neusmiljeno brisanje starih in nepotrebnih datotek
2. Takoj ukrepajte glede datotek, na katere naletite
3. Imejte čim manj map
4. Funkcije samodejnega organiziranja jarkov
5. Konsolidirajte datoteke, kadar je to mogoče

Vaš obrat: kakšni drugi načini so vam pomagali učinkovito obdržati računalnik in oblikovati datoteke pod nadzorom?

Opomba urednika: To objavo je napisal Oleg Mokhov za Hongkiat.com. Oleg Mokhov je najbolj mobilni elektronski glasbenik na svetu, navdušenec za spletno in vizualno oblikovanje ter soustanovitelj brezplačne glasbene trgovine Soundtrackster..