Kako uporabljati funkcije AutoRecover in AutoBackup programa Excel

Vedno je strašna tragedija, ko nekdo izgubi nekaj pomembnega, na katerem so delali, ker niso pravilno shranili svojega dokumenta. To se dogaja pogosteje, kot bi si mislili uporabniki Excel in Word!

Na srečo je Microsoft dodal veliko funkcij v zadnjih nekaj različicah, ki pomagajo zmanjšati možnost izgube podatkov zaradi zrušitev, izpadov električne energije, nenamernih izbrisov itd. Ena funkcija se imenuje AutoRecover in druga, manj splošno znana funkcija, se imenuje AutoBackup.

V tem članku bom govoril o tem, kako konfigurirati obe možnosti, tako da bodo vaši podatki čim bolj varni. Prav tako bi rad omenil, da najnovejše različice sistema Office omogočajo, da dokumente shranite neposredno v OneDrive, kar je dobra izbira, saj lahko še vedno dostopate do svojega dela, tudi če trdi disk ne uspe..

Excel AutoRecover

Funkcija samodejnega obnavljanja je privzeto vklopljena in samodejno shrani vaš dokument samodejno na začasno lokacijo po določenem časovnem intervalu. Če si želite ogledati nastavitve samodejnega obnovitve, kliknite mapa in potem Opcije.

Kliknite na Shrani v levem meniju in pod možnostjo boste videli možnost Samodejno obnavljanje Shrani delovne zvezke.

Po privzetku se informacije o samodejnem obnavljanju shranijo vsakih 10 minut. Poleg intervala mora biti Excel v mirovanju 30 sekund, preden se podatki shranijo. Prav tako se samodejno shranjene informacije shranijo v AutoRecover lokacija datoteke tukaj. Kako torej deluje? V bistvu, recimo, da imate delovni list, kot je spodaj, in ga shranite.

Sedaj pa dodam naslednje podatke v Excelovo preglednico in počakam približno 10 minut, ne da bi shranil svoj dokument. Ker je interval samodejnega prevzema nastavljen na 10 minut, morate počakati vsaj toliko časa, da bodo podatki shranjeni.

V mojem primeru sem simuliral sesutje v Excelu tako, da sem odprl upravitelja opravil in ubil Excelov proces. Po tem sem ponovno odprl Excel in takoj videl klicano možnost Pokaži obnovljene datoteke.

Če kliknete na to, se prikaže seznam Excelovih datotek, ki jih je mogoče obnoviti. V mojem primeru je imel izvirno datoteko, ki je vsebovala podatke samo v A1 in A2, prav tako pa je imela tudi datoteko AutoRecovered, ki je vsebovala podatke, ki jih nisem shranil na disk..

S klikom na kateri koli element na seznamu se odpre drug primer programa Excel, ki prikazuje podatke v tej datoteki. Na splošno je to resnično uporabna funkcija za tiste čase, ko niste shranili vsega svojega dela, ampak Excel se nepričakovano konča.

Glavna slabost te funkcije je, da so podatki AutoRecover shranjeni na istem trdem disku kot vaša datoteka, tako da se bo, če se bo kaj zgodilo s trdim diskom, vse izginilo. Lokacijo v zgornjih nastavitvah lahko spremenite na ločen trdi disk ali celo na omrežno mesto, kar zelo priporočam.

Upoštevajte, da podatke o samodejnem obnavljanju tudi Excel samodejno izbriše v naslednjih primerih:

1. Datoteko shranite ročno ali z uporabo mapa - Shrani kot.
2. Zaprete datoteko ali zaprete Excel (če datoteko shranite ali ne)
3. Izklopite samodejno obnovitev v celoti ali samo za delovni zvezek

Torej, v bistvu, ko shranite datoteko, se znebite podatkov AutoRecover. Poleg tega, če ročno zaprete Excel in se odločite, da podatkov ne boste shranili, bo izbrisal podatke za samodejno obnovo. Upoštevajte to le pri uporabi te funkcije. Če ste težak uporabnik Excel, predlagam nastavitev intervala samodejnega obnavljanja na približno 2 ali 3 minute namesto na 10.

AutoBackup

Druga značilnost, da ni veliko ljudi res vem o tem je AutoBackup. Če ga želite uporabiti, morate najprej odpreti in shraniti datoteko, da pridete do Shrani pogovorno okno. Če že imate shranjen Excelov dokument, pojdite na mapa in potem Shrani kot in izberite lokacijo. Ko boš to naredil, bo prinesel Shrani kot pogovorno okno.

V pogovornem oknu kliknite na Orodja gumb, ki je levo od Shrani gumb. Videli boste nekaj možnosti, od katerih je ena Splošne možnosti. Ko kliknete na to, se prikaže majhno okno z nekaj dodatnimi možnostmi.

Pojdite in preverite Vedno ustvarite varnostno kopijo škatla. Kliknite V redu in zdaj, ko shranite datoteko, bo ustvarjena tudi varnostna datoteka programa Excel s pripono .XLK. Upoštevajte, da bodo datoteke, ko to storite prvič, popolnoma enake. Če uredite izvirno datoteko in jo nato znova shranite, bo datoteka varnostne kopije ostala enaka (izvirni podatki). Tretjič, ko jo shranite, bo varnostna kopija posodobljena z informacijami do druge shranitve.

V bistvu je varnostna kopija vedno ena različica za trenutno različico. Torej, če ste naredili veliko sprememb, shranite datoteko in se želite vrniti na različico, ki ni imela teh sprememb, lahko preprosto odprete varnostno kopijo datoteke.

Datoteka je shranjena na istem mestu kot izvirna datoteka in ni videti, da bi se to spremenilo. Ta funkcija vašemu dokumentu ne dodaja veliko varnosti, vendar je v določenih okoliščinah dobra.

Upam, da boste s temi funkcijami za varnostno kopiranje in obnovitev v Excelu prihranili pri izgubi pomembnih podatkov. Vedno je dobra možnost za shranjevanje v oblaku (kot je OneDrive) kot dodatno varnostno mrežo, če vaš računalnik katastrofalno ne uspe. Če imate kakršnakoli vprašanja, vas prosimo, da komentirate. Uživajte!