Kako uporabljati primerjati in združiti dokumente v Wordu
Word ima dve resnično koristni funkciji, ki ju skoraj nihče ne uporablja: Primerjaj dokumente in Združite dokumente. Kot nakazujejo njihova imena, vam funkcije omogočajo primerjavo dveh Wordovih dokumentov drug proti drugemu ali združitev dveh dokumentov.
Torej, kdaj boste to morali uporabiti? No, če ste kot jaz, verjetno imate 20 različnih različic svojega življenjepisa, shranjenih na različnih lokacijah v preteklih letih. Včasih rahlo spremenim življenjepis za določeno podjetje, da poudarim določeno spretnost ali včasih dodam stvari in samo shranim novo kopijo.
Kakorkoli že, bilo bi lepo, če bi hitro videli razliko med mojimi najnovejšimi in starejšimi, da vidim, če obstaja nekaj, kar bi moral dodati najnovejšemu ali morda odstraniti. V tej objavi vam bom pokazal, kako lahko uporabite ti dve funkciji za hitro iskanje razlik med dvema dokumentoma in združitev, če želite.
Primerjaj in združi dokumente
V mojem primeru sem želel videti, kakšna je razlika med mojim starim življenjepisom, napisanim v letu 2007, in najnovejšo posodobitvijo leta 2013. Če želite to narediti, odprite Word, kliknite na Pregled in nato kliknite Primerjaj.
To bo prineslo Primerjaj dokumente pogovorno okno, kjer morate izbrati izvirni dokument in popravljen dokument.
Na dnu boste videli celo število primerjalnih nastavitev, ki jih lahko pustite vse preverjene. Po privzetku bo prikazal tudi vse spremembe v novem dokumentu, kar je boljše od brkanja z originalnimi ali popravljenimi dokumenti.
Nov dokument se bo odprl z več različnimi razdelki: seznami, ki se lahko premikajo, na skrajni levi strani, združeni dokument, ki prikazuje vse spremembe v sredini in dva izvirna dokumenta na desni strani. Oglejmo si podrobneje vsak odsek.
Kot lahko vidite tukaj, sem izbrisal nekaj stvari in vstavil nekaj drugih vrstic besedila. Če dvokliknete katerikoli naslov (Vstavljen je Kishore ali Aseem Kishore izbrisan), premakne kazalko na točen položaj v dokumentu.
V sredini boste videli te popravke v različnih barvah. Privzeto je vse, kar je preklicano, izbrisano in karkoli v rdeči barvi in podčrtano je tisto, kar je bilo dodano revidiranemu dokumentu. Vse v zeleni barvi je bilo premaknjeno. Kraj, iz katerega je bil premaknjen, bo dvojno prečrtano zeleno in mesto, kjer je bilo premaknjeno, bo dvakrat poudarjeno zeleno, kot je prikazano tukaj:
Nazadnje, na desni strani, boste videli izvirni dokument na vrhu in popravljen dokument spodaj. Ko se pomikate po zgornjem dokumentu, sledi spodnji, tako da so sinhronizirani. Spodnje pa se lahko pomikate neodvisno od zgornjega zaslona.
Poleg tega prikaza lahko tudi odstranite oba izvorna dokumenta iz desnega podokna in namesto tega prikažete balone, da lahko preprosto vidite spremembe. Če želite videti, kaj mislim, nadaljujte in kliknite na Primerjaj ponovno pritisnite gumb in nato še Prikaži izvorne dokumente in končno kliknite Skrij izvorne dokumente.
Sedaj kliknite na Pokaži oznako pod Sledenje in kliknite Baloni in potem Pokaži popravke v balonih.
Na desni strani dokumenta boste zdaj videli vse popravke z vrsticami, ki prihajajo iz dokumenta. Tako lahko lažje vidite vse spremembe, če jih imate veliko.
Upoštevajte, da če želite le videti razlike med dokumenti, potem res ne potrebujete ničesar drugega. Če želite izdelati končni dokument iz teh dveh dokumentov, lahko z desno miškino tipko kliknete katero koli spremembo in izberete Sprejmi ali Zavrni.
Ko končate, lahko nov dokument shranite z vsemi spremembami, ki ste jih naredili. Združite dokumente je precej povsem enak kot Primerjaj. Če izberete možnost Združi, boste dobili isto pogovorno okno, v katerem morate izbrati izvirni in popravljeni dokument.
Ko to storite, boste dobili isto postavitev kot prej, kjer vidite kombinirane spremembe v sredini. Še enkrat se izbriše besedilo, doda se rdeče podčrtano besedilo in zeleno besedilo se premakne. Z desno miškino tipko kliknite vsako spremembo in izberite, ali želite vsako spremembo sprejeti ali zavrniti. Ko končate, shranite nov kombinirani dokument.
Na splošno so te informacije resnično uporabne v časih, ko imate več različic istega dokumenta ali ko več ljudi ureja en dokument Word in imate več dokumentov, ki jih želite združiti v enega. Če imate kakršnakoli vprašanja, vas prosimo, da komentirate. Uživajte!
