Samodejno premakni e-pošto v mape v Outlooku s pravilniki

V tem prispevku si bomo ogledali, kako lahko bolje upravljate Outlookovo e-pošto s samodejno premikanjem dohodne pošte v ločene mape. Če vsak dan dobite veliko e-pošte, lahko prihranite veliko časa.

Namesto da bi porabili eno uro tedensko prenašanje e-poštnih sporočil iz mape »Prejeto« v vaše kategorizirane mape, bodo pravila za elektronsko pošto pomagala avtomatizirati vašo organizacijo v mapi »Prejeto«. To je zelo podobno uporabi oznak in filtrov v Gmailu.

Pravila za e-pošto se lahko zdijo zapletena in lahko so, če res želite opraviti prefinjeno razvrščanje, če pa želite preprosto premakniti delovna e-poštna sporočila v mapo Delo samodejno, potem je to kos torte.

Da bi bila pravila uporabna, morate najprej ustvariti nekaj map pod mapo »Prejeto«, da kategorizirate e-pošto, na primer projekti, delo, družina itd..

Mape lahko ustvarite tako, da z desno tipko miške kliknete Prejeto ali katero koli mapo in izberite Nova mapa. Naslednji postopek deluje za Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 in Office 365.

Namestite pravila za Outlook

Zdaj, da bi začeli, odprite Outlook, kliknite na mapa in videli boste Upravljanje pravil in opozoril gumb navzdol.

Pojavilo se bo glavno okno Pravila in opozorila in privzeto boste morda videli eno pravilo, ki je že ustvarjeno glede na vašo različico Outlooka.

Tukaj boste kliknili Novo pravilo Gumb za začetek s prvim pravilom za Outlookovo e-pošto. Pojavilo se bo pogovorno okno Čarovnik za pravila, ki vam bo prikazalo nekaj splošnih predlog pravil.

To so najpogostejše in verjetno vse, kar boste kdaj potrebovali. Najpogostejše pravilo je prvo na seznamu, “Premaknite sporočila od nekoga v mapo“. Nadaljujte in izberite, nato kliknite Naslednji.

Opazili boste, da je spodnje polje s seznamom, ki se imenuje "Korak 2:", na dnu še vedno podčrtano. V resnici morate vse, kar morate storiti, da nastavite pravilo, kliknite na hiperpovezave za ali javna skupina in določeno Če želite izbrati e-poštni naslov in kam želite iti.

Nato lahko kliknete Dokončaj in končali ste. Če želite pravilo narediti bolj zapleteno, kliknite Naslednji vam bo dala veliko več možnosti:

Ko preverjate različne pogoje v zgornjem seznamskem polju, bo opis pravil na dnu zapolnjen z več hiperpovezavami. Prav tako lahko ustvarite pravila, ki iščejo določene besede v telesu e-pošte in nato izvajajo dejanja na teh e-poštnih sporočilih.

Vaša naslednja naloga je, da kliknete na vsako hiperpovezavo in izberete ustrezne vrednosti, kot so e-poštni naslovi, mape itd. V zgornjem primeru boste želeli klikniti ali javna skupina in izberite e-poštni naslov.

Nato kliknite besedo določeno in poiščite mapo, v katero želite prestaviti ali klikniti Novo in pod trenutno označeno mapo bo ustvarjena nova mapa.

Zdaj boste videli spodnji del posodobljen z dejanskimi vrednostmi za vaše pravilo.

Ko kliknete Naprej, lahko nastavite več dejanj za pravilo. Običajno lahko to prepustite sami, če je to preprosto pravilo, če pa želite izvajati tudi druga dejanja, kot je predvajanje zvoka, posredovanje e-pošte, kopiranje, tiskanje e-pošte, zagon drugega programa, zagon skripta itd. , potem lahko vse to naredite na tem zaslonu.

Kliknite Naslednji ko boste končali in vas bodo pripeljali do Izjeme pogovorno okno, kjer lahko izberete, za katere pogoje ne želite obdelati tega pravila. Če imate nekaj posebnih primerov, lahko pustite prazno, kar je privzeto.

Kliknite Naprej in končno smo dosegli konec čarovnika za pravila! Dajte pravilu ime, kot je »Premakni e-pošto prijateljev«, da boste vedeli, kaj počne, ko ga pogledate pozneje.

Če imate v mapi »Prejeto« e-poštna sporočila, ki se ujemajo z vašim novim pravilom, potrdite polje »To pravilo zaženite v sporočilih, ki so že v mapi Prejeto“. Vse ostalo lahko pustite kot privzeto in kliknite Dokončaj!

Zdaj lahko ustvarite pravila za ljudi, glasila, izjave o bančnih / kreditnih karticah in karkoli drugega, da se boste lahko učinkovito lotili upravljanja z Outlookovo e-pošto! Uživajte!