Prihranite čas s mapami za iskanje po meri v Microsoft Outlooku
Iskanje v Outlooku je precej preprosto, toda zakaj se trudite, da vnesete ista iskanja znova in znova, če jih redno izvajate? Mape za iskanje po meri vam omogočajo, da shranite ta iskanja po meri, da jih boste lahko dobili z enim klikom ali dvema.
In čeprav je skušnjava pomisliti na mape za iskanje po meri, kot je shranjeno iskanje, so dejansko hladnejše od tega. Ker se samodejno posodabljajo, dejansko delujejo bolj kot navidezne mape, podobne funkciji Oznake v Gmailu, razen močnejših. Želite mapo, ki prikazuje samo neprebrana sporočila določene osebe in ima eno ali več prilog? Ni problema.
Oglejmo si, kako jih postaviti.
Ustvarite vnaprej določeno mapo iskanja v Outlooku
Outlook že ima številne vnaprej določene iskalne mape, ki jih lahko uporabite. Nobene od teh možnosti ne morete dodatno prilagajati, vendar je vredno pogledati najprej v primeru, da pokrijejo vaše potrebe.
Za začetek boste iskalne mape našli na dnu seznama map v podatkovni datoteki programa Outlook na levi strani okna. Vsaka podatkovna datoteka ima lastno mapo za iskanje, tako da lahko za preverjanje več kot enega računa uporabite Outlook, tako da lahko za vsako od njih nastavite različne mape za iskanje..
Te mape »Išči mape« ne boste mogli izbrati, dokler ne ustvarite prve mape za iskanje. Če želite ustvariti mapo za iskanje, preklopite na zavihek »Mapa« na traku in kliknite gumb »Nova mapa za iskanje«.
Odpre se okno New Search Folder. Videli boste vrsto vnaprej določenih iskalnih map, razvrščenih v kategorije, kot so branje pošte, pošte iz oseb in seznamov ter organiziranje pošte. Večina map je precej samoumevna, zato jih ne bomo podrobno opisali - lahko jih samo brskate.
Tukaj ustvarjamo novo mapo za iskanje, ki prikazuje neprebrano pošto. To je super priročna mapa za iskanje, saj je prikazana vsa vaša neprebrana sporočila, ne glede na to, v kateri mapi je shranjena. Samo kliknite mapo za iskanje, ki jo želite ustvariti, nato pa pritisnite gumb »V redu«..
Precej preprosto, kajne? Zdaj pa si poglejmo ustvarjanje lastnih iskalnih map po meri, ki so veliko močnejše.
Ustvarite mapo za iskanje po meri v Outlooku
Iskalne mape po meri omogočajo dodatna merila, da vnaprej določene iskalne mape ne vključujejo - lahko precej iščete po katerem koli polju, ki ga vsebuje sporočilo Outlook. Še pomembneje je, da lahko ustvarite mapo za iskanje po meri, ki uporablja več kriterijev za izbiro sporočil. Na primer, lahko imate samo eno sporočilo od določenih oseb, ki imajo določene besede v vrstici z zadevo.
Če želite ustvariti mapo za iskanje, preklopite na zavihek »Mapa« na traku in kliknite gumb »Nova mapa za iskanje«.
V oknu »Nova mapa za iskanje« se pomaknite na dno seznama, izberite možnost »Ustvari mapo za iskanje po meri« in nato kliknite gumb »Izberi«, ki se prikaže.
V oknu Custom Search Folder vnesite ime za mapo.
Nato boste določili merila za iskanje, zato pritisnite gumb »Merila«.
V oknu Kriterij iskanja v mapi lahko resnično prilagodite iskanje in lahko izberete toliko razpoložljivih meril, kot želite.
Kartica »Sporočila« vsebuje osnovna merila, ki omogočajo iskanje določenih besed v zadevi ali telesu sporočila, pošiljateljih in prejemnikih. Iskanje lahko omejite tudi na sporočila, kjer ste edina oseba v vrstici »Za« ali v vrstici »Za« ali »Kp« z drugimi osebami.
Določite lahko celo časovno obdobje za sporočila, ki temeljijo na tem, kdaj so bili prejeti, poslani, spremenjeni itd. Tako lahko na primer prikažete samo sporočila, ki ste jih prejeli v zadnjih sedmih dneh.
Kartica »Več možnosti« nudi še več kriterijev za zožitev iskanja. Iščete lahko po sporočilih v določenih kategorijah, tistih, ki so neprebrana ali imajo priloge, glede na pomembnost sporočila, tiste, ki so označene ali ne, in celo glede na dejansko velikost sporočila. To zadnje je lahko v pomoč pri iskanju in brisanju velikih prilog.
Kartica »Napredno« vam omogoča dodajanje meril na podlagi vseh polj, ki jih lahko shrani Outlookov objekt. Obstaja jih veliko, zato jih ne bomo pokrili tukaj. Toda če morate iskati po nečem, kar še niste našli na drugih zavihkih, je verjetno, da ga boste našli tako, da kliknete gumb »Polje« in brskate po menijih.
Ko končate z nastavljanjem vseh meril, ki jih želite na teh treh zavihkih, nadaljujte in kliknite gumb »V redu«, da se vrnete v okno mape po meri po meri. Preden končate, lahko tukaj nastavite še eno stvar.
Iskanje po meri, ki ga ustvarite, bo privzeto povleklo iz vseh map v podatkovni datoteki programa Outlook. Če želite to omejiti samo na določene mape, kliknite gumb »Prebrskaj«.
V oknu Izberi mape izberite mape, ki jih želite vključiti v iskanje, in kliknite gumb »V redu«.
In nato v glavnem oknu Customize, pojdite naprej in znova kliknite “OK”.
Outlook ustvari mapo za iskanje po meri in jo doda v pogled mape.
Ko ga začnete uporabljati, je funkcija mape za iskanje po meri zelo močna. Tukaj je le nekaj primerov stvari, ki jih lahko uporabite za iskalne mape:
- Sporočila svojemu šefu
- Sporočila z nerešenimi zastavami za sledenje po kategorijah (na primer, lahko iščete samo nerešene postavke v osebni kategoriji)
- Sporočila z velikim pomenom
- Sporočila odjemalcu in od njega (v iskalno polje lahko uporabite celo celotno domeno in izberete iskanje po vseh poljih)
- Sporočila s priponkami, ki presegajo določeno velikost (odlično za odpravljanje velikih prilog in zmanjšanje velikosti podatkovne datoteke)
In to samo opraska površino. Torej, katere vrste iskalnih map ustvarjate? Sporočite nam v komentarjih!
