Kako uporabljati pravila za upravljanje e-pošte Outlook.com

Če ste uporabnik storitve Outlook.com, vas bo morda zanimalo, da lahko nastavitev pravil za upravljanje dohodnih in odhodnih e-poštnih sporočil olajša vaše življenje.

Kaj so pravila?

V najpreprostejši obliki so pravila programa Outlook dejanja, ki jih bo vaš e-poštni račun samodejno izvajal na podlagi smernic, ki ste jih določili. Obstajata dve glavni kategoriji pravil, ki jih lahko ustvarite. To so organizacijska pravila in pravila na podlagi obvestil. Ta pravila ne bodo retroaktivna, kar pomeni, da bodo veljala le za neprebrana sporočila.

1. Organizirajte e-poštna sporočila - Ta pravila se osredotočajo na vnašanje in organiziranje sporočil, ki temeljijo na pošiljateljih, predmetnih ključnih besedah ​​in mapah v vašem računu Outlook. To je koristno za pošiljanje e-poštnih sporočil v ustrezne mape ali kategorije.
2. Keep current - Ta pravila vam bodo poslala obvestila na podlagi vaših prejetih sporočil. To je uporabno, če želite prejemati obvestila o novih e-poštnih sporočilih v mobilne naprave.

Ustvarjanje novih pravil v Outlook.com

Ko ste prijavljeni v e-poštni račun za Outlook.com, kliknite gumb »Nastavitve«, nato pa možnost »Upravljanje pravil«, da ustvarite novo pravilo.

Zdaj kliknite gumb »Novo«, da ustvarite prvo pravilo. Kot lahko vidite, obstajata dva glavna odseka. Na levi strani boste določili pogoj ali več pogojev za prepoznavanje e-poštnih sporočil, na katera bo veljalo vaše novo pravilo. Desna stran je tista, kjer boste določili, kakšno dejanje bo Outlook uporabil z e-pošto.

V tem primeru bomo izbrali dva od devetih pogojev, ki jih mora izpolnjevati elektronska pošta, in dva od osmih dejanj.

UKREPI ZA POGOJI

Najprej bomo kliknili na povezavo za pogoje in dodali drugi pogoj. Recimo, da je treba vsa e-poštna sporočila »[email protected]«, ki imajo besedo »jabolko« v naslovni vrstici, poslati v mapo, imenovano »E-poštni naslov Apple« in morajo biti kategorizirana kot »POMEMBNO!«

To naredite tako, da uredite svoje pravilo, dokler oba odseka ne izgledata kot slike spodaj.

Nazadnje kliknite "Ustvari pravilo" in pustite, da začne veljati. Od zdaj naprej bodo vsa e-poštna sporočila, ki jih pošljete na naslov [email protected] in imajo besedo apple v njih, označena kot pomembna in prestavljena v mapo »Apple Emails«..

Če želite urediti katero od prej ustvarjenih pravil, morate samo klikniti na pravilo in ga urediti v oknu, ki se prikaže. Če želite izbrisati pravilo, preprosto kliknite majhen koš poleg tega pravila.

Ustvarite pravila iz e-poštnih sporočil

Stran "Upravljanje pravil" ni edini način za ustvarjanje pravil za e-pošto. Če pa želite ustvariti pravilo, ki temelji na e-poštnem sporočilu, ki ste ga prejeli, ga preprosto poiščite v mapi »Prejeto« in ga kliknite z desno miškino tipko. Nato izberite možnost »Ustvari pravilo«.

Lahko pa tudi kliknete na e-pošto, da jo odprete in ustvarite pravilo, tako da izberete možnost iz »Razširjenega menija«.

Ko to storite, boste videli pojavno okno, kot je prikazano spodaj, v katerem lahko po potrebi prilagodite pravilo.

Organiziranje pravil

Pomembno je vedeti, da bo Outlook.com samodejno izbral pravila, ki jih določite in jih izvajate, glede na vrstni red, v katerem so na vašem seznamu pravil. Zato je pomembno, da svoja pravila uredite po vrstnem redu pomembnosti. Preprosto kliknite na puščici navzgor in navzdol ob pravilih, da jih po potrebi uredite.

Omejitve pravil

Zdaj, ko veste, kako ustvariti in organizirati svoja pravila, morate vedeti, da obstajajo tudi nekatere omejitve pravil v spletnem programu Outlook.com. Obstaja omejitev števila pravil, ki jih lahko ustvarite. Iz nekega razloga so vam dodeljena samo 64 KB za pravila za Outlook.com. Ni nobenega dokončnega odgovora o tem, koliko pravil lahko ustvarite, ker se velikost pravil razlikuje glede na dolžino pravila in koliko pogojev in dejanj ste definirali. Ko dosežete omejitev, vam Outlook.com sporoči, da ne morete ustvariti več pravil. Takrat boste morali združiti pravila ali izbrisati stara pravila, ki niso več potrebna.

Poleg omejitve števila pravil, ki jih lahko ustvarite, če uporabljate tudi namizno aplikacijo Microsoft Outlook s pravili, boste morda dobili opozorilo, da so vaša pravila v nasprotju s pravili v namiznem programu. Preverite, ali lahko onemogočite nasprotujoča si pravila ali jih po potrebi izbrišete.

Čestitamo, zdaj veste precej vsega, kar morate vedeti o ustvarjanju, manipuliranju in uporabi pravil v programu Microsoft Outlook Web App. Zabavajte se z upravljanjem digitalne komunikacije z lahkoto na spletnem mestu Outlook.com.