Domača » kako » Kako uporabljati čiščenje nabiralnika za čiščenje vaših Outlookovih map z odpadki

    Kako uporabljati čiščenje nabiralnika za čiščenje vaših Outlookovih map z odpadki

    Čiščenje nabiralnika v Outlooku je niz orodij, namenjenih odstranjevanju smeti iz nabiralnika. Z njim lahko pregledate velikost vašega poštnega predala, čistite elemente samodejno po velikosti in datumu ter opravite še nekaj drugih funkcij. Pojdimo skozi njih in pogledamo.

    Najprej morate odpreti orodje. Pojdite v File> Tools in kliknite Mailbox Cleanup.

    Na voljo je nekaj orodij in začeli bomo z analizo količine podatkov v poštnem nabiralniku.

    Preglejte velikost nabiralnika

    Vaš nabiralnik Outlook je sestavljen iz map-Prejeto, Poslanih elementov, Arhiv in tako naprej in če veste velikost map, boste videli, kje so vsa vaša e-poštna sporočila. Če želite izvedeti, kliknite »Prikaži velikost poštnega predala«.

    Odpre se okno Velikost mape, ki prikazuje velikost vsake mape. Privzeto se odpre v zavihku Lokalni podatki. Lokalni podatki so podatki, ki so shranjeni v računalniku v datotekah .pst in .ost.

    V stolpcih je prikazano ime, velikost in skupna velikost mape (to je velikost, vključno s podmapami). Najboljši del tega pogleda je, da prikazuje mape, ki jih običajno ne upoštevate, kot je koledar. Če imate več let sestankov in zahtevkov za sestanke, lahko v koledarju z lahkoto dobite dober kos kilobajtov, ki jih lahko počistite z brisanjem starih dogodkov.

    Če želite videti velikost map na poštnem strežniku, kliknite zavihek »Podatki strežnika«. Ko prvič odprete ta zavihek, lahko traja nekaj časa, da se podatki zapolnijo. Razlog za to je, da Outlook vzpostavi stik s strežnikom Exchange, kjer išče podatke o vaših datotekah (ki se izračunava naenkrat), nato pa prenese in prikaže rezultate.

    Vsak naslednji čas, ko odprete ta zavihek, bo pridobivanje podatkov veliko hitrejše, saj mora Exchange izvesti samo analizo razlike in večina map ne spremeni velikosti. Ko je zavihek naložen, boste na strežniku Exchange videli velikosti map. To morda ni enako velikosti v zavihku Lokalni podatki, ker Outlook nujno ne prenese vseh sporočil v računalnik.

    Na primer, na zavihku Local Data (Celotna velikost mape »Archive«) je 116805 kb, na zavihku Server Data pa je Total Size 363399 kb-razlika 246594 kb (265 MB). To je veliko pošte, ki ni vidna v lokalnih podatkih. Kaj se dogaja?

    Outlook privzeto ohranja samo določeno količino pošte na vaši lokalni odjemalcu, da se prepričate, da vaš e-poštni naslov ne zavzema preveč prostora. Na računalnikih, ki imajo trdi disk, ki je večji od 64 GB (kar je večinoma danes), bo Outlook shranil samo e-pošto od zadnjega leta v vašem računalniku. Starejše pošte se shranjujejo na e-poštnem strežniku in do njih lahko dostopate. Starejšo pošto lahko prenesete in spremenite to privzeto, če želite. Upoštevajte, da lahko privzeto spremenite tako, da se prenese manj Tudi e-poštna sporočila, zato, če se borite za prostor, boste morda želeli spremeniti privzete nastavitve od 1 leta do 6 mesecev (ali manj).

    (Opomba: to vpliva samo na račune, ki uporabljajo strežnik Microsoft Exchange, kot so Hotmail, live.com, O365 in nekateri računi podjetij. Če uporabljate Outlook za prenos pošte iz drugih ponudnikov, kot sta Google ali Yahoo, je ta nastavitev prezrta in vse je preneseno.)

    Zdaj, ko veste, koliko podatkov vsebujejo vaše mape, lahko določite, kateri od njih boste počistili.

    Iskanje stare ali velike pošte

    Če imate pošto v številnih različnih mapah, lahko iščete po celotnem nabiralniku za starejše ali večje pošte.

    To je zelo uporabno, če želite poiskati pošto z velikimi prilogami, ki jih lahko izbrišete ali pa se iz Outlooka premaknete na trdi disk ali storitev v oblaku. Na primer, če želite poiskati vsa sporočila, večja od 5 MB, lahko spremenite polje »Najdi predmete večje od« na 5000 kb in nato kliknite gumb »Poišči«..

    Standardna iskalna plošča za Outlook se vrne s seznamom sporočil, ki so vsaj 5 MB.

    Ti rezultati vrnejo samo e-poštna sporočila, vendar lahko polje »Pogled« spremenite v katero koli vrsto datoteke, če želite oddati širšo mrežo.

    V rezultatih iskanja lahko odprete vsako od e-poštnih sporočil in jih izbrišete ali odstranite priloge. Ne pozabite shraniti prilog, preden jih izbrišete ali odstranite, če jih morate shraniti.

    Začne se samodejno arhiviranje

    Samodejne parametre lahko nastavite za vsako posamezno mapo v Outlooku, kar smo prej obravnavali kot del širšega pogleda na to, da Outlook neprekinjeno deluje. Če ste nastavili pravila za samodejno arhiviranje, jih lahko izklopite v čiščenju nabiralnika, tako da kliknete gumb »Samopovzetek«.

    Ta postopek se premika po vseh mapah v Outlooku in uporablja vsa pravila za samodejno arhiviranje, ki ste jih nastavili. Če niste nastavili nobene nastavitve, boste morda zaskrbljeni, če boste po nesreči pritisnili ta gumb, vendar ne skrbite - privzeto pravilo za samodejno arhiviranje je, da ne boste storili ničesar.

    Oglejte si izbrisane elemente in jih izpraznite

    Če želite »mehko brisanje« pošte, tako da jih premaknete v mapo »Izbrisano« in jo redko izpraznite, je ta možnost za vas.

    Opomba: Nekateri ljudje radi uporabljajo mapo »Izbrisani predmeti« kot nekakšen arhiv, premeščajo stvari in nikoli ne izpraznijo mape. To ni dobra zamisel, ker lahko na preprost način izbrišete mapo Izbrisano. Namesto tega, če želite ohraniti sporočilo, nastavite arhiv!

    Kliknite »Prikaži velikost izbrisanih elementov«, da si ogledate, koliko prostora so izbrisani, nato globoko vdihnite in kliknite »Empty«.

    S tem boste izbrisali vse elemente v mapi Izbrisano. Če vas to nato straši, si vzemite trenutek, da najprej premaknete vse pomembne e-poštne naslove v arhiv, vendar morate zbrane elemente redno prazniti in ne uporabite kot arhiv.

    Ogled in brisanje konfliktnih sporočil

    Zadnja možnost v čiščenju nabiralnika je brisanje sporočil o konfliktih. To so e-poštna sporočila, za katera Outlook meni, da so v nasprotju z obstoječim e-poštnim sporočilom, ker imajo iste informacije o glavi. Običajno je to zaradi začasnih težav pri sinhronizaciji s strežnikom Exchange in te e-poštne naslove lahko izbrišete brez težav. Če želite preveriti, ali imate e-pošto v mapi Konflikt, kliknite gumb »Prikaži velikost konfliktov«, če si želite ogledati filtrirano različico okna Velikosti map.

    Če obstaja e-poštno sporočilo, zaprite okno Velikost mape in nato kliknite gumb »Izbriši« v oknu čiščenja nabiralnika..

    To je orodje za čiščenje nabiralnika. Ni še posebej neokusen, vendar je učinkovit in uporaben.