Kako zaščititi delovne knjige, delovne liste in celice pri urejanju v programu Microsoft Excel

Trdo ste delali v preglednici. Nočeš, da bi ga kdo zapletel. Na srečo Excel ponuja nekaj zelo dobrih orodij, ki ljudem preprečujejo urejanje različnih delov delovnega zvezka.

Zaščita v Excelu temelji na geslu in se dogaja na treh različnih ravneh.

Delovni zvezek: Imate nekaj možnosti za zaščito delovnega zvezka. Lahko ga šifrirate z geslom, da omejite, kdo ga lahko celo odpre. Datoteko lahko privzeto odprete kot samo za branje, tako da jo morajo uporabniki urejati. Zaščitite strukturo delovnega zvezka, tako da jo lahko kdorkoli odpre, vendar potrebujejo geslo za preureditev, preimenovanje, brisanje ali ustvarjanje novih delovnih listov..
Delovni list: Podatke na posameznih delovnih listih lahko zaščitite pred spremembo.
Celica: Prav tako lahko zaščitite samo določene celice na delovnem listu pred spremembo. Tehnično ta metoda vključuje zaščito delovnega lista in nato omogočanje, da so nekatere celice izvzete iz te zaščite.

Lahko celo združite zaščito teh različnih ravni za različne učinke.

Zaščitite celoten delovni zvezek pred urejanjem

Pri varovanju celotnega delovnega zvezka programa Excel imate na voljo tri možnosti: šifrirajte delovni zvezek z geslom, naredite delovni zvezek samo za branje ali zaščitite samo strukturo delovnega zvezka.

Šifrirajte delovni zvezek z geslom

Za najboljšo zaščito lahko šifrirate datoteko z geslom. Ko vsakdo poskuša odpreti dokument, ga Excel najprej pozove k geslu.

Če ga želite nastaviti, odprite Excelovo datoteko in se pomaknite v meni Datoteka. Privzeto boste videli kategorijo »Info«. Kliknite gumb “Protect Workbook” in v spustnem meniju izberite “Encrypt with Password”.

V oknu Šifriraj dokument vnesite svoje geslo in kliknite »V redu«.

Opomba: Bodite pozorni na opozorilo v tem oknu. Excel ne nudi nobenega načina za obnovitev pozabljenega gesla, zato poskrbite, da ga boste uporabili.

Znova vnesite svoje geslo za potrditev in kliknite »V redu«.

Vrnili se boste na Excelov list. Ko pa ga zaprete, vas bo Excel naslednjič, ko ga boste odprli, pozval, da vnesete geslo.

Če želite odstraniti zaščito z geslom iz datoteke, jo odprite (kar seveda zahteva, da vnesete trenutno geslo) in sledite istim korakom, kot ste ga uporabili za dodelitev gesla. Samo tokrat naredite polje za geslo prazno in kliknite »V redu«.

Naredite le delovni zvezek za branje

Izdelava delovnega zvezka kot le za branje je zelo preprosta. Ne ponuja prave zaščite, ker lahko vsakdo, ki odpre datoteko, omogoči urejanje, vendar lahko služi kot predlog, da bodite previdni pri urejanju datoteke.

Zdaj, ko kdorkoli (vključno z vami) odpre datoteko, dobijo opozorilo, v katerem navaja, da bi avtor datoteke želel, da ga odprejo le za branje, razen če potrebujejo spremembe.

Če želite odstraniti nastavitev samo za branje, se vrnite v meni Datoteka, ponovno kliknite gumb »Zaščiti delovni zvezek« in preklopite izklop »Vedno odprto samo za branje«..

Zaščitite strukturo delovnega zvezka

Končni način, kako lahko zaščitite delovni zvezek, je zaščita strukture delovnega zvezka. Ta vrsta zaščite preprečuje, da bi ljudje, ki nimajo gesla, spreminjali ravni delovnega zvezka, kar pomeni, da ne bodo mogli dodajati, odstranjevati, preimenovati ali prestavljati delovnih listov..

Vnesite svoje geslo in kliknite »V redu«.

Potrdite geslo in kliknite »V redu«.

Dokument lahko še vedno odpre vsak (če domnevamo, da delovnega zvezka tudi niste šifrirali z geslom), vendar ne bodo imeli dostopa do strukturnih ukazov.

Če nekdo pozna geslo, lahko dostopa do teh ukazov, tako da preklopi na zavihek »Pregled« in klikne gumb »Zaščiti delovni zvezek«.

Nato lahko vnesejo geslo.

In strukturni ukazi so na voljo.

Pomembno pa je razumeti, da to dejanje odstrani zaščito strukture delovnega zvezka iz dokumenta. Če ga želite obnoviti, se morate vrniti v meni datotek in znova zaščititi delovni zvezek.

Zaščitite delovni list od urejanja

Posamezne delovne liste lahko tudi zaščitite pred urejanjem. Ko zaščitite delovni list, Excel zaklene vse celice pred urejanjem. Zaščita delovnega lista pomeni, da nihče ne more urejati, preoblikovati ali brisati vsebine.

Kliknite jeziček »Pregled« na glavnem traku programa Excel.

Kliknite »Zaščiti list«.

Vnesite geslo, ki ga želite uporabiti za odklepanje lista v prihodnosti.

Izberite dovoljenja, ki jih bodo uporabniki imeli za delovni list, potem ko je zaklenjen. Lahko na primer dovolite ljudem, da oblikujejo, vendar ne izbrišejo vrstic in stolpcev.

Ko končate z izbiranjem dovoljenj, kliknite »V redu«.

Ponovno vnesite geslo, s katerim ste potrdili, da se ga spomnite, in nato kliknite »V redu«.

Če želite odstraniti to zaščito, pojdite na zavihek »Pregled« in kliknite gumb »Odstrani zaščito lista«.

Vnesite svoje geslo in kliknite »V redu«.

Vaš list je zdaj nezaščiten. Upoštevajte, da je zaščita popolnoma odstranjena in da boste morali list ponovno zaščititi, če želite.

Zaščita določenih celic pred urejanjem

Včasih lahko zaščitite določene celice pred urejanjem v programu Microsoft Excel. Na primer, morda imate pomembno formulo ali navodila, ki jih želite ohraniti varne. Ne glede na razlog lahko v programu Microsoft Excel preprosto zaklenete le določene celice.

Začnite z izbiro celic ne želite biti zaklenjeni. Morda se zdi protislovno, toda hej, to je urad za vas.

Zdaj z desno miškino tipko kliknite izbrane celice in izberite ukaz »Oblikuj celice«.

V oknu Oblikuj celice preklopite na zavihek »Zaščita«.

Odznačite potrditveno polje »Zaklenjeno«.

In nato kliknite »V redu«.

Zdaj, ko ste izbrali celice, za katere želite omogočiti urejanje, lahko preostanek delovnega lista zaklenete tako, da sledite navodilom v prejšnjem razdelku.

Najprej lahko zaklenete delovni list, nato pa izberete celice, ki jih želite odkleniti, vendar je lahko Excel zaradi tega nekoliko luščen. Ta način izbire celic, ki jih želite ostati odklenjen, in nato zaklepanje lista bolje deluje.