Kako zaščititi dokumente in datoteke PDF z lastniškimi in uporabniškimi gesli v LibreOffice

Datoteko PDF lahko zaščitite na dva načina: lastniško geslo in uporabniško geslo. Razložili bomo namen vsake od njih in vam pokazali, kako jih uporabiti za vaše datoteke PDF.

Geslo lastnika ali Dovoljenja omogoča, da uporabite dovoljenja za datoteko PDF. Če na primer ne želite omogočiti tiskanja datoteke PDF ali strani, ki jih želite izvleči, lahko izberete, kaj želite dovoliti in ne dovoliti, in v datoteko PDF uporabiti geslo lastnika. Geslo lastnika se lahko imenuje tudi glavno geslo. To vam omogoča, da spremenite ta dovoljenja.

Geslo Uporabnik ali Odpri vam omogoča, da od uporabnika zahtevate, da vnese geslo za ogled PDF. Če ne vnesejo pravega gesla, se datoteka PDF ne bo odprla.

Obstaja več spletnih storitev za zaščito datotek PDF, kot je PDFProtect, če pa želite dodati občutljiv dokument, ga verjetno ne boste prenesli v storitev, ki je ne poznate. Zato se bomo osredotočili na najboljšo možnost brez povezave v tem priročniku.

Preučili smo, kako ustvariti PDF datoteko, zaščiteno z geslom, v programu Microsoft Word, vendar to doda le uporabniško geslo. Ni možnosti za dodajanje lastniškega gesla. Opravili smo nekaj raziskav in ugotovili, da je najboljša možnost za zaščito vaših PDF datotek brez povezave brezplačen pisarniški paket LibreOffice. Pokazali vam bomo, kako zaščititi dokument Microsoft Word ali LibreOffice Writer z geslom in kako ustvariti PDF datoteko, zaščiteno z geslom, iz dokumenta.

OPOMBA: V našem primeru uporabljamo Wordovo datoteko, vendar lahko to storite z dokumenti LibreOffice Writer (datoteke .odt). Datoteke PDF lahko odprete tudi v LibreOffice. Odprejo se v LibreOffice Draw, tudi če ste v programu Writer, Calc ali Impress, vendar je postopek za zaščito gesla, ki jih varuje v Draw, enak kot v drugih programih LibreOffice in je opisan v “Kako pretvoriti dokument v Datoteka PDF z zaščito z geslom »spodaj. Pretvarjanje nezaščitene datoteke PDF v zaščiteno z geslom.

Dodajanje gesel za odpiranje in dovoljenja dokumentu

Preden začnete, prenesite LibreOffice in ga namestite ali pa prenesete prenosno različico, če ne želite namestiti LibreOffice. Odprite LibreOffice Writer in nato odprite datoteko Word. Kliknite puščico navzdol na gumbu »Shrani« v orodni vrstici in v spustnem meniju izberite »Shrani kot«.

V pogovornem oknu Shrani kot se pomaknite do mesta, kjer želite shraniti zaščiteni dokument. Za naš primer bomo zamenjali izvirni dokument. Če želite zaščiteni dokument shraniti kot novo datoteko, v polje »Ime datoteke« vnesite drugo ime za datoteko. Če želite dokument zaščititi z geslom, označite polje »Shrani z geslom«. Nato kliknite »Shrani«.

Če zamenjate izvirno datoteko, se prikaže pogovorno okno Potrdi shranjevanje kot. Kliknite »Da«, da zamenjate datoteko.

V pogovornem oknu Nastavi geslo lahko določite dve vrsti gesel, tako kot uporabniška in lastniška gesla za datoteke PDF. Če želite od uporabnika vnesti geslo za ogled dokumenta (kot je uporabniško geslo), vnesite geslo v polje »Vnesite geslo za odpiranje« in polje »Potrdite geslo« pod možnostjo »Geslo za šifriranje datotek«. Če želite dokument zaščititi tudi pred urejanjem (kot je geslo lastnika), kliknite »Možnosti« na sredini pogovornega okna in vnesite geslo v polje »Vnesite geslo, da omogočite urejanje« in polje »Potrdite geslo« pod Geslo za skupno rabo datotek.

OPOMBA: Geslo za skupno rabo datotek deluje samo za dokumente LibreOffice Writer, ne za dokumente Word. Če želite uporabiti geslo za skupno rabo datotek, shranite dokument kot .odt datoteko, ki je prva možnost na spustnem seznamu »Shrani kot vrsto« v pogovornem oknu »Shrani kot« zgoraj..

Če vnesete geslo za omogočanje urejanja, se dokument samodejno odpre v načinu samo za branje. Če želite datoteko odpreti v načinu samo za branje po privzetku brez gesla, označite polje »Odpri datoteko samo za branje« in pustite polja z geslom pod možnostjo Geslo za skupno rabo datotek prazno..

Kliknite »V redu«.

Če ste za dokument uporabili odprto geslo, boste naslednjič, ko boste odprli datoteko, morali vnesti odprto geslo.

Če je vaša datoteka dokument LibreOffice Writer (.odt) in ji ste dodelili geslo za skupno rabo datotek, se bo dokument odprl v načinu samo za branje. Če želite urediti dokument, kliknite gumb »Uredi dokument« v rumeni vrstici.

Za spremembo datoteke boste morali vnesti geslo za skupno rabo datotek.

Kako pretvoriti dokument v PDF datoteko, zaščiteno z geslom

Prav tako lahko pretvorite Wordov dokument ali dokument LibreOffice v PDF datoteko, zaščiteno z geslom, in uporabite uporabniška in lastniška gesla. To storite tako, da odprete dokument in nato v meniju Datoteka izberete »Izvozi kot PDF«.

V pogovornem oknu Možnosti PDF kliknite zavihek »Varnost«.

Pod File Encryption and Permission (Začasno šifriranje datotek in dovoljenje), je na začetku nastavljena možnost »No open password set« (geslo uporabnika) in »No password password set« (geslo lastnika). Če želite nastaviti ta gesla, kliknite »Nastavi gesla«.

V pogovornem oknu Nastavi gesla pod možnostjo Nastavi odprto geslo dvakrat vnesite uporabniško geslo, ki bo potrebno za ogled datoteke PDF. V razdelku Nastavi geslo za dovoljenje vnesite lastniško geslo, ki bo preprečilo tiskanje, urejanje ali shranjevanje vsebine iz datoteke PDF. Kliknite »V redu«.

OPOMBA: Ni vam treba uporabljati obeh gesel, vendar vam priporočamo, da to storite za večjo varnost. Datoteka PDF s samo enim od gesel, ki jih uporabljate (eno od njiju), ni varna kot tista z uporabljenimi gesli. Planet PDF pojasnjuje, zakaj sta dve gesli boljši od enega pri zaščiti PDF datotek.

Vrnete se v pogovorno okno Možnosti PDF in stanje gesel, ki jih nastavite, se prikažejo pod gumbom Nastavi gesla. Če izberete nastavitev gesla za dovoljenje (lastnika), postanejo možnosti na desni strani pogovornega okna aktivne. Če ne želite, da bi kdo natisnil dokument ali naredil kakršnekoli spremembe v dokumentu, v razdelku Tiskanje in spremembe izberite »Ni dovoljeno«. Če želite samo omejiti vrsto tiskanja in spremembe, ki jih je mogoče storiti, izberite drugo možnost v razdelku Tiskanje in spremembe. Če ne želite, da bi kdo kopiral vsebino iz vaše datoteke PDF, preverite, ali je polje »Omogoči kopiranje vsebine« označeno. Za namene dostopnosti je dobro, da potrdite polje »Omogoči orodja za dostop do besedil za dostopnost«. Kliknite »Izvozi«.

V pogovornem oknu »Izvoz« se pomaknite do mape, v kateri želite shraniti datoteko PDF, zaščiteno z geslom. V polje »Ime datoteke« vnesite ime datoteke in kliknite »Shrani«.

Če ste datoteki PDF dodelili odprto (uporabniško) geslo, vas bo to geslo zahteval naslednjič, ko ga odprete.

Videli boste “(SECURED) na desni strani imena datoteke v naslovni vrstici, kar pomeni, da je šifrirana datoteka PDF.

Če ste uporabili geslo za dovoljenje (lastnik) za datoteko PDF in se odločili, da ne dovolite tiskanja, boste opazili, da je možnost »Natisni« siva, ko kliknete kartico »Datoteka«.

Postopki za dodajanje odprtih in dovoljenih gesel v dokument in za pretvorbo dokumenta v datoteko PDF, zaščiteno z geslom, so enaki tudi v programu LibreOffice Calc, Impress in Draw,.