Upravljanje prilog v Outlooku 2013
Prišel je čas, lovljenje zaposlitve ali izmenjava fotografij s starejšimi družinskimi člani, kjer boste morda morali pošiljati stvari na starinski način - kot priponko v e-pošti. Če delate po e-pošti, je lahko del vašega e-poštnega repertoarja.
Stvar o prilogah je, da obstaja nekakšna nenapisana koda v zvezi z njihovim pošiljanjem. Na primer, medtem ko lahko pošiljate ogromno datoteko v e-pošto (odvisno od tega, koliko bo dovoljevala storitev ali ponudnik internetnih storitev), to ni nujno učinkovito. Podobno je pošiljanje več datotek običajno bolje izvedeno v obliki zapakirane datoteke.
Seveda, odvisno od vrste datoteke, ki jo je, lahko pride ali ne na cilj. Datoteke, kot so tiste, ki se končajo v .EXE, .BAT in drugih izvedljivih vrstah, bodo pogosto (običajno) blokirane ali odstranjene zaradi povezave z zlonamerno programsko opremo. Če želite poslati datoteko, kot je ta, jo boste verjetno morali priložiti v arhiv .ZIP.
Sestavljanje e-pošte in upravljanje stikov v Outlooku je precej preprosto, medtem ko bi dodajanje in ravnanje s prilogami do zdaj moralo biti druga narava, veliko uporabnikov se morda ne bo zavedalo, da bi to lahko delali bolje.
Dodajanje priloge
Če želite dodati prilogo, lahko datoteko ali datoteke povlečete v prazno e-poštno sporočilo in se prilepi kot priloga. Ali pa kliknite gumb »Priloži datoteko« na traku v razdelku »Vključi«.
Morate poiskati lokacijo, kjer se nahaja datoteka, ki jo želite priložiti, in nato izberite datoteko ali datoteke, ki jih želite vključiti v sporočilo, nato kliknite »Vstavi«. Lahko pa tudi kliknete puščico in izberete »Vstavi kot Besedilo »in priloga bo vstavljena inline, kar pomeni, da se bo pojavila v vašem sporočilu namesto kot ločena datoteka.
Ko je priključen, ga boste lahko videli v polju Priloženo pod vrstico Zadeva.
Nazadnje, recimo, da imate priloženo prilogo in se zavedate, da je napačna. Ni problema, lahko preprosto izberete prilogo, pritisnite gumb »Izbriši« na tipkovnici ali pa z desno tipko miške kliknete in izberete »Odstrani«.
Datoteke niso edina stvar, ki jo lahko priložite sporočilu, lahko pa priložite tudi elemente in podpise.
Pritrjevanje drugih stvari
Elementi lahko vključujejo vizitke (datoteke .VCF, o katerih smo prej razpravljali), koledarje in elemente programa Outlook, ki so lahko opombe, opravila, stiki in druge stvari, ki jih odprete v programu Outlook.
Koledarji so še ena stvar, ki jo boste morda želeli deliti od časa do časa, in če kliknete gumb »Priloži postavko«, boste videli, da je to enostavno. Skupna raba vašega koledarja ne pomeni, da morate vsak posamezen dan deliti vsak dan. Morda boste želeli deliti nekaj dni ali teden, kot na primer za družinsko potovanje ali družinski dopust.
Skupna raba koledarja vam bo dala možnosti, da izberete dejanski koledar, časovno obdobje, podrobnosti in druge napredne možnosti.
Ko kliknete »V redu«, boste videli, da bo koledar priložen e-poštnemu sporočilu, tako da ga lahko odprete in si ga ogledate, vendar bo tudi prilepljen v dejansko sporočilo, tako da ga bodo prejemniki lahko pregledali na prvi pogled..
Elementi Outlook so v bistvu vse, kar lahko ustvarite v Outlooku, ki ga lahko nato priključite in pošljete drugim uporabnikom programa Outlook. V naslednjem posnetku zaslona vidite, kako to deluje. Izberete vir in nato od tam izberete element ali elemente (lahko izberete več kot enega), ki jih želite priložiti.
Upoštevajte, da se lahko odločite, ali želite, da postavka prispe kot dejanska fizična priloga ali pa je vstavljena samo kot besedilo. To je isto, kot smo prej omenili, kjer lahko vstavite besedilo in se bo prikazalo kot del fizičnega sporočila.
Vizitke so lahko ali pa niso ena od tistih stvari, ki jih uporabljate ali potrebujete, vendar je to zelo priročen način za izmenjavo neposrednih podrobnosti v enostavnem in priročnem paketu. Če želite deliti svojo (ali kdorkoli drug) vizitko, jo preprosto izberete v meniju Priloži postavko in prikazani bodo stiki.
Izberite kartico ali kartice, ki jih želite priložiti, in kliknite »V redu«, kartice pa bodo prikazane kot besedilo in bodo priložene kot datoteka .VCF, kar pomeni, da jih lahko uvozite v kateri koli adresar, ki podpira te datoteke..
Skupna raba stikov kot vizitk je resnično hiter in priročen način, da nekoga drugega seznanite s kontaktnimi podatki ali uvozite podatke o stiku od nekoga drugega, ne da bi ga morali ročno vnašati v imenik..
Ravnanje s priključki
Seveda, z e-pošto, vedno obstaja možnost, da prejmete, kot tudi dati. Torej, kaj naredite, ko sporočilo s prilogami prispe v vašo mapo »Prejeto«? Ponavadi je to precej enostavno, na primer na naslednji sliki. Vidite, da je naše testno sporočilo prispelo s sliko.
Če preprosto kliknemo na prilogo, vidimo, da se možnosti prikažejo v orodjih za klicanje traku. Od tu lahko ukrepate. Upoštevajte tudi, da če prejmete več datotek, lahko shranite vse svoje priloge hkrati in če niste prepričani, ali je pametno odpreti prilogo, jo lahko odstranite, čeprav je verjetno pametneje izbrisati sporočilo. dvomite.
Prav tako lahko z desno tipko miške kliknete priponko v sporočilu, s spustnim menijem, ki izhaja, pa lahko uporabite enake ukrepe, kot jih najdete na traku.
Pri rokovanju s pritrdilnimi napravami je veliko omejitev. Priključki so lahko nevarni, saj lahko vsak, ki je v zadnjih dvajsetih letih uporabljal e-pošto, potrdi. Na koncu ne odpirajte ničesar, kar ni od nikogar, ki ga ne poznate ali mu ne zaupate, in vedno uporabite virus / zlonamerno programsko opremo v računalniku.
Ravnanje več datotek ali velikih datotek kot priponk
Malo smo se pogovarjali o tem, kako ravnati z enim ali nekaj priponkami, toda kaj, če želite dodati desetine ali celo stotine datotek? Ali pa, če želite priložiti veliko datoteko?
Pošiljanje velikih priponk je nekako nenaklonjeno, še posebej, če nekdo dobi veliko e-pošte v procesu. Težava pri pošiljanju velikih datotek po e-pošti ni toliko v tem, ali vam bo poštni strežnik dovolil priponke nad določeno velikostjo. Večinoma ne boste poslali datoteke, ki bi bila veliko večja od megabajta ali dveh, ali pa vsaj ne bi smeli.
Kljub temu bo prišlo do tistih časov, ko boste morali poslati nekaj, kar je malo okorno. Če uporabljate storitve spletne pošte, kot so Yahoo, Gmail ali Microsoft, bodo imele omejitve velikosti (25Mb, 25Mb, 20Mb), tako kot vaš ponudnik internetnih storitev, npr. Comcast, Time Warner, AT&T itd. Bodo tudi (običajno približno 10 Mb).
V večini primerov, ko so datoteke pretirano velike ali številne, se odložimo na uporabo storitve v oblaku, ki je veliko in ponuja dovolj prostora za pošiljanje velike večine datotek. Pogosteje kot ne, preprosto nalaganje datotek v oblak in nato skupno rabo je hitrejše in zanesljivejše od e-pošte. Priročnik, ki natančno pojasnjuje, kako pošiljati večje datoteke preko e-pošte, je priročen, če želite izvedeti več.
Kar zadeva pošiljanje več datotek, ne bi smeli imeti težav, če je nekaj, vendar ko začnete pritrditi na ducate slik ali dokumentov, lahko stvari postanejo malce nerodne. Ponovno razmislite o uporabi storitve v oblaku. Ne glede na to pa vam priporočamo, da pred pošiljanjem zložite več datotek. Windows ima nativno podporo za datoteke zip, tako da vam ni treba skrbeti, da ga vaš prejemnik ne more odpreti.
Oglejte si ta članek, ki pojasnjuje vse, kar morate vedeti o stisnjenih datotekah.
Zdi se, da je to precej dober kraj za zaključek naše razprave o prilogah. Ne gre za zapleteno zadevo, toda ne glede na to, ali uporabljate Outlook ali Gmail ali katero koli drugo e-poštno sporočilo, lahko pošiljanje datotek zahteva nekaj dodatnih korakov, ki presegajo preprosto dodajanje..
Zdaj smo obravnavali najbolj osnovne dele Outlookovih pooblastil za elektronsko pošto - stike, naslavljanje, sestavljanje - vse to so precej preproste stvari. Zdaj s prilogami, imate dokaj dobro zaokroženo znanje o preprostih stvareh.
Zdaj je čas, da pospešimo našo igro. Ko uporabljate Outlook in zbirate e-pošto, se boste morali naučiti upravljati z orodji, kot so Hitri koraki in pravila, o katerih bomo govorili v prihajajoči funkciji. Medtem in kot vedno vam priporočamo, da nam posredujete svoje povratne informacije v našem forumu za razprave.
