Kako Email Vaš profesor in Get Quick Response

Foto: uniinnsbruck

Profesorji so nekateri najbolj zaposleni ljudje. Imajo predavanja, opravljajo uradne ure, delajo s podiplomskimi študenti in sodelavci, se udeležujejo konferenc in drugih javnih prireditev ter vodijo, objavljajo in predstavljajo raziskave. Čeprav so kratki na času, obstajajo načini za komuniciranje z njimi po e-pošti in pravočasen odziv, tako da lahko svoje delo nadaljujete z manj ovirami.

Oblikuj ime

Idealno je, da se osebno srečate z vašim profesorjem, preden pošljete prvi e-poštni naslov. Predstavite se v prvem tednu šole. Naj vaš profesor ve o vaših interesih, vaših vprašanjih ali nečem drugem za vas. Pokazalo se je, da ste dovolj pozorni, da jih boste bolje spoznali, in jih spodbujate, da se pravočasno odzovejo na vaše zahteve. Boljši vtis, ki ga pustiš, bolje se te lahko spomnijo.

Ko pride čas za pošiljanje prvega e-poštnega sporočila z vprašanji o nalogi, bo vaš profesor lahko postavil vaš obraz na vaše ime. To jim pomaga, da vaš e-poštni naslov prenese v kontekst. Če so v preteklosti že uspešno komunicirali z vami, bodo bolj pripravljeni komunicirati brez obotavljanja. In morda bodo že zaupali, da ste resen študent.

Uporabite podroben vrstični predmet

Področje teme je vse, kar zadeva pridobivanje pravočasnega odgovora na e-pošto. Najprej, ko ljudje prejmejo e-pošto od pošiljateljev, ki jih ne poznajo, pogledajo v vrstico z zadevo za namige. Na podlagi same vsebine lahko izbrišejo pošto, ki je videti nezaželeno ali preprosto nepomembno.

Zdaj se morajo profesorji odzvati na e-poštni naslov študentov za administrativne zadeve in zadeve, povezane s predmetom. Toda vrstica teme je še vedno pomembna, da hitro pridemo do vašega profesorja. Oblikujte vrstico z zadevo, tako da jo bo vaš profesor, ko jo boste videli, takoj odprl in prebral - namesto, da bi ga predal za poznejše branje. (Naslednji cilj je izdelati e-pošto na tak način, da se vaš profesor takoj po branju takoj odzove, vendar bomo to izvedli pozneje.)

Torej, preden pošljete e-pošto, jo omejite na njegov poseben namen. Navedite ta namen, kakor neposredno v vrstici z naslovom.

Namesto uporabe »Želim se vpisati v vaš razred«, navedite ime razreda in kako vam lahko pomagajo pri vpisu:

Bolj specifični ste lahko lažji za svojega profesorja. Zelo specifičen naslov jim omogoča, da na prvi pogled spoznajo, kaj se od njih pričakuje.

Bodite vljudni in formalni

Ko uporabite dobro temo, se morate prepričati, da vaša otvoritev ne preprečuje vašemu profesorju, da bi prebral celotno sporočilo. Ne želite reči "Hej" in potem nadaljujte s svojim sporočilom. To postavlja nestrokovni ton, ki je lahko ovira za učinkovito komunikacijo. Želite se zmotiti na strani vljudnosti.

Pišite svoje sporočilo tako vljudno in spoštljivo, kot lahko, tudi če to dopušča določeno netočnost. Na primer, recimo, da poleti opravljate razredni kolegij, da izpolnite splošne zahteve. Vaš inštruktor ni tehnično profesor, ampak je v tem letu začel poučevati s krajšim delovnim časom.

Še vedno jih želite obravnavati kot »profesorja«, ker je formalno, vljudno in kaže, da si želite vzpostaviti dobro komunikacijo. Err na strani vljudnosti, dokler se ne popravi - ko vaš inštruktor vztraja, da jih imenujete kot »g. Bob ali Joey.

Tukaj je še nekaj drugih načinov, kako ohraniti vaše sporočilo vljuden:

• Vedno se prijavite s svojim imenom - po možnosti prvi in ​​zadnji, če je v razredu veliko študentov.
• Zapri s stavkom ali frazo, ki dokazuje, da ceni tvoje sporočilo. To je lahko stavek pred podpisom vašega imena, na primer: »Cenim, da ste pogledali v tega profesorja Johna.« Ali pa je preprosto »Hvala«, ki mu sledi vaše ime.
• Ostanite na temo; na tangente kaže, da res ne spoštujete njihovega časa, saj imajo verjetno na stotine drugih e-poštnih sporočil.
• Ne domnevajte, da bodo storili, kar zahtevate. Obstaja nekaj stvari, ki jih morajo profesorji storiti za študente, na primer, da imate dovoljenje za vstop v tečaj, če izpolnjujete pogoje. Toda kljub temu ne domnevajte, da bodo storili, kar zahtevate. Ne želite pokazati nespoštovanja ali jim dati razloga, da bi ponovno razmislili o tem, kako in kdaj vam želijo pomagati. Vljudno vprašajte, če navedete čim manj predpostavk.

Uporabite ustrezna imena in oznake

Kot je že zajeto, uporabite ustrezne oznake v okviru posamezne vrstice predmeta in se vljudno obrnite na svojega profesorja. Prepričajte se, da so oznake, številke, datumi in časi pravilni. Če niste prepričani o času srečanja ali po naključnem sklicevanju na napačen preizkus, bo vaš profesor moral porabiti dodaten čas za dvojno preverjanje in po možnosti še enkrat po e-pošti zaradi jasnosti. To spremeni potencialno hiter odziv na pogovor, ki se razteza prek več e-poštnih sporočil.

Drži se točke

Ko greste na tangento v e-poštnem sporočilu ali razkrijete več (osebnih) informacij, kot je potrebno za opravljeno nalogo, na koncu izgubi dragoceni čas branja vašega profesorja - kot tudi vaš čas. Držanje točke je eden od več načinov za zmanjšanje časa, porabljenega za pošiljanje e-pošte, in zmanjšanje potrebe po pisanju dodatnih e-poštnih sporočil za pojasnilo.

Odstranite nepotrebne besede in besedne zveze, na primer: »Spraševal sem se, ali« ali »Mislite, da bi lahko ...« Namesto tega vprašajte samo vprašanje. Morda je zastrašujoče biti tako odkrito s svojim profesorjem, toda s prakso ne bo tako dolgo. Ker se boste naučili poklicati na točko, ki gradi zaupanje.

Tukaj je primer sporočila, ki traja dlje, da ga prebere, in je v daljši obliki bolj moteče:

Kot lahko vidite, zgoščena oblika postane sporočilo bolj učinkovito:

Naj bo kratek

Ohranjanje kratkotrajnosti je podobno ostajanju na točki. V idealnem primeru ne želite več kot tri do štiri stavke v odstavku. In ne želite, da bi eno sporočilo vsebovali preveč odstavkov. Razen, če delite povratne informacije ali osebno zgodbo, ki vam bo pomagala, da vas bo profesor spoznal in bolje razumel, kako vam lahko pomagajo..

Naredite neposredno zahtevo

Tudi če imate velik predmet, morate še naprej spremljati sporočilo. To storite tako, da svojo zahtevo pošljete neposredno. Lahko je jasnejše, če zahtevo izrazite kot vprašanje. Ali pa, če uporabite odpirač "Prosim ... [zahteva tukaj]." Imejte v mislih, da če ste emailing vaš profesor samo, da bi dobili svoje mnenje o temi, da je še vedno zahteva, ker ste prosili, da si vzamete čas za izmenjavo kar vedo.

Naredite svojo zahtevo tako jasno, da vaš profesor ne bo imel vprašanj o tem, kaj od njih zahtevate. Če lahko dosežete ta pomemben korak, lahko svojemu profesorju pomagate takoj po branju vašega e-poštnega sporočila. In ne samo, da boste od njih dobili hiter odziv, temveč boste tudi prej prešli na ta razred, ki je naveden na čakanju.

Nadaljuj

Tudi če uspešno uporabite zgoraj navedena načela pri pošiljanju e-pošte svojemu profesorju in ne dobite pravočasnega odziva, bi lahko bil vaš profesor še vedno nedosegljiv na vaš e-poštni naslov ali pa ga trenutno ni na voljo. Ne skrbite, zakaj so razlogi, preprosto spremljajte vljudno, če se nanje niste oglasili več kot dva dni. Različni kampusi imajo različne politike ali kulture (čeprav nenapisane) za to, kar se šteje za pravočasen odziv, zato se lahko razlikuje glede na vašo ustanovo ali kontekst.

Uporabite vzorčna načela, navedena zgoraj, za svoje nadaljnje e-poštno sporočilo. Če iz kakršnega koli razloga še vedno ne boste dosegli, je lahko po nadaljnjih treh do štirih dneh primerna še ena e-pošta (ponovno, odvisno od situacije). Ali pa je morda čas, da se pogovorite z vašim profesorjem osebno. V tem primeru poskrbite, da boste iz njih izvedeli, kako najbolje komunicirati prek e-pošte.

Učinkovito komuniciranje z vašim profesorjem po potrebi bistveno izboljša vaše možnosti za uspeh v določenem razredu. Poskrbite za pravočasno, gladko in produktivno komunikacijo, da boste lahko ostali osredotočeni na svoje delo.