Elektronsko podpisovanje dokumentov PDF brez tiskanja in skeniranja dokumentov

Po e-pošti ste prejeli dokument, ki ga morate podpisati in poslati nazaj. Dokument lahko natisnete, ga podpišete in nato ponovno pregledate in pošljete po e-pošti. Ampak obstaja boljši, hitrejši način.

Pokazali vam bomo, kako lahko hitro dodate svoj podpis v kateri koli dokument PDF in ga shranite kot standardno datoteko PDF, ki jo lahko preberete povsod. To lahko storite v sistemih Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux, ne glede na to, katero platformo želite.

Elektronski podpisi, ne digitalni podpisi

1. Windows: Odprite datoteko PDF v programu Adobe Reader in kliknite gumb »Izpolni in vpiši« v desnem podoknu.
2. Mac: Odprite dokument PDF v predogledu, kliknite gumb Orodjarna, nato pa kliknite Podpiši
3. iPhone in iPad: Odprite prilogo PDF v e-poštnem sporočilu, nato pa kliknite »Označi in odgovori«, da se podpiše.
4. iPhone in Android: Prenesite Adobe Fill & Sign, odprite PDF in tapnite gumb Signature.
5. Chrome: Namestite razširitev HelloSign, naložite dokument PDF in kliknite gumb Podpis.

Najprej razjasnimo terminologijo. Ta članek obravnava elektronski podpisov digitalno podpisov, ki so nekaj povsem drugega. Digitalni podpis je kriptografsko varen in potrjuje, da je nekdo z vašim zasebnim ključem za podpisovanje (z drugimi besedami, vi) videl dokument in ga odobril. Zelo je varna, a tudi zapletena.

Elektronski podpis pa je zgolj slika vašega podpisa, ki je prekrit na vrhu dokumenta PDF. To lahko storite z vsemi vrstami aplikacij, in to je tisto, kar bo večina ljudi zahtevala, ko vam pošljejo dokument za podpis. Pošljite jim datoteko PDF z digitalnim podpisom in ne bodo vedeli, kaj naj naredijo. Za številna podjetja preprosto sprejemanje podpisanih dokumentov po elektronski pošti, namesto da bi vas prisilili, da jih pošljete po faksu, je velik tehnološki preskok.

Torej prepričani, spodnje metode niso popolnoma varne - toda niti ne natisnejo ničesar, niti ga natisnejo s peresom in ga nato ponovno pregledajo. To je vsaj hitreje!

Windows: Uporabite Adobe Reader

Medtem ko Adobe Reader ni najbolj lahek pregledovalnik PDF, je eden najbolj opremljenih funkcij in dejansko ima odlično podporo za podpisovanje dokumentov PDF. Drugi bralci PDF drugih ponudnikov lahko ponujajo to funkcijo, vendar na splošno zahtevajo nakup plačane različice, preden uporabite funkcije podpisa.

Če želite podpisati dokument s programom Adobe Reader, najprej odprite dokument PDF v aplikaciji Adobe Acrobat Reader DC. V desnem podoknu kliknite gumb »Fill & Sign«.

Kliknite gumb »Podpiši« v orodni vrstici in izberite »Dodaj podpis«, da dodate svoj podpis v Adobe Acrobat Reader DC.

Če želite dokumentu dodati druge informacije, lahko za to uporabite druge gumbe v orodni vrstici. Na primer, lahko vtipkate besedilo ali dodate kljukice, da izpolnite obrazce z gumbi na orodni vrstici Zapolni in vpiši.

Podpis lahko ustvarite na enega od treh načinov. Adobe Reader privzeto izbere »Vrsta«, tako da lahko vnesete svoje ime in ga pretvorite v podpis. To ne bo videti kot vaš pravi podpis, zato verjetno ni idealen.

Namesto tega boste verjetno želeli izbrati »Draw« in nato z miško ali zaslonom na dotik narisali svoj podpis. Izberete lahko tudi »Slika«, če želite podpisati list papirja, ga optično prebrati z optičnim bralnikom in nato dodati svoj pisni podpis v Adobe Reader. (Da, to zahteva optično branje, toda to morate storiti samo enkrat, potem pa lahko ta podpis uporabite na vseh dokumentih, ki jih boste v prihodnje elektronsko podpisali.)

Ko ustvarite podpis, kliknite »Uporabi«, da ga uporabite v dokumentu. Označite možnost »Shrani podpis« in v prihodnje lahko hitro dodate ta podpis.

Postavite svoj podpis, kjer ga želite, z miško in kliknite, da ga uporabite. Če ste se odločili za shranjevanje podpisa, boste v prihodnje zlahka dostopni v meniju »Podpiši«.

Če želite podpisani dokument PDF shraniti, kliknite Datoteka> Shrani in izberite mesto za datoteko.

Mac: Uporabite predogled

Uporabniki Mac-a so srečnejši od uporabnikov Windows. Aplikacija Preview, ki je vključena v MacOS, ima integrirane funkcije za podpisovanje dokumentov. Zahvaljujoč odličnim sledilnim vmesnikom, vgrajenim v MacBooks, lahko dejansko potegnete svoj podpis na sledilni ploščici z enim od vaših prstov, da ga vnesete v Predogled. Pri novem MacBooku s sledilno ploščico »Force Touch« je to celo občutljivo na pritisk, kar omogoča še natančnejše podpise.

Lahko tudi podpišete list papirja in ga skenirate s svojo spletno kamero, če želite ustvariti podpis na staromoden način (ali če imate iMac brez sledilne ploščice)..

Če želite podpisati dokument, odprite dokument PDF v predogledu (to mora biti privzeta aplikacija, ki se odpre, ko dvokliknete datoteko PDF, razen če jo spremenite). Kliknite gumb »Pokaži označevalno vrstico za označevanje« v obliki orodne vrstice, nato pa v orodni vrstici, ki se prikaže, kliknite gumb »Podpiši«.

Pozvani boste, da ustvarite podpis, tako da s prstom povlečete preko sledilne ploščice ali s podpisovanjem papirja in ga optično preberete s spletno kamero. Enkrat zajamite svoj podpis in Preview si ga bo zapomnil za prihodnost.

Ko posnamete podpis, ga lahko izberete v meniju, ki se pojavi, ko kliknete gumb »Podpiši«. Vaš podpis se uporablja kot slika, ki jo lahko povlečete in spremenite, da bo ustrezala dokumentu.

Druge možnosti v orodni vrstici omogočajo vnašanje besedila in risanje oblik v dokumentu, kar vam omogoča, da po potrebi izpolnite obrazce.

Ko končate, kliknite Datoteka> Shrani, da shranite dokument PDF, s podpisom v datoteki. Namesto tega lahko kliknete Datoteka> Podvoji, da ustvarite kopijo dokumenta PDF in shranite spremembe v novo kopijo datoteke, ne da bi spremenili izvirnik..

Če predogleda iz kakršnega koli razloga ni všeč, lahko za Mac uporabljate tudi program Adobe Reader DC. Deloval bo tako kot podpisovanje dokumenta v sistemu Windows, zato si oglejte navodila v razdelku Windows.

iPhone in iPad: Uporabite Mail ali Adobe Fill & Sign

Na napravi iPhone ali iPad lahko dokumente podpišete s funkcijo označevanja v aplikaciji iOS Mail. Če imate Mac in uporabljate predogled za podpisovanje dokumentov, se bo vaš podpis dejansko sinhroniziral z računalnikom Mac z računalnikom iPhone ali iPad, tako da vam ga ni treba ustvariti drugič..

Ta funkcija je primerna, vendar deluje samo, če želite podpisati dokumente v aplikaciji Pošta. Na primer, dokument PDF lahko pošljete po e-pošti in morda ga boste morali podpisati in ga poslati po e-pošti.

To storite tako, da prejmete e-poštno sporočilo s priloženo datoteko PDF, tapnete priponko PDF in kliknete ikono z oznako »Označi in odgovori« v spodnjem desnem kotu zaslona, ​​medtem ko si ogledujete dokument PDF.

Potem boste lahko dodali podpis, tako da tapnete gumb za podpis v spodnjem desnem kotu zaslona. Prav tako lahko vnesete besedilo in narišete dokument, če želite.

Ko tapnete »Končano«, bo aplikacija Mail samodejno ustvarila odgovor na e-poštno sporočilo z priloženim podpisanim dokumentom. Vnesete lahko e-poštno sporočilo in nato pošljete podpisani dokument.

 

Čeprav je to priročno, deluje samo v aplikaciji Mail, zato je zelo omejeno. Če želite to narediti iz katere koli druge aplikacije, boste potrebovali aplikacijo za podpisovanje tretjih oseb.

Tukaj je kar nekaj možnosti, vendar nam je všeč aplikacija Adobe Fill & Sign, ki vam omogoča brezplačno podpisovanje neomejenega števila dokumentov. S fotoaparatom lahko celo zajame slike papirnih dokumentov, tako da lahko ustvarite digitalne kopije papirnih obrazcev. Dokument lahko podpišete tako, da na zaslonu na dotik napišete s prstom ali pisalom, prav tako pa vam omogočajo, da vtipkate besedilo v dokumente PDF, da jih izpolnite v.

Če želite dokument PDF iz druge aplikacije prenesti v Adobe Fill & Sign, poiščite datoteko PDF v drugi aplikaciji, tapnite gumb »Skupna raba« in izberite aplikacijo Adobe Fill & Sign. Nato lahko tapnete gumb za podpis, da dokument preprosto podpišete. Ko končate, tapnite gumb »Skupna raba« v programu Adobe Fill & Sign, da podpisani dokument pošljete drugi aplikaciji.

 

Če ste podjetje, ki išče orodje, ki ima več funkcij, ali pa vam preprosto ni všeč Adobe Sign & Fill, še posebej podpiramo SignNow. Deluje zelo dobro in vam omogoča podpisovanje dokumentov s prstom. Brezplačno lahko prijavite do pet dokumentov na mesec, potem pa zahteva mesečno naročnino. To je dobra alternativa.

Android: Uporabite Adobe Fill & Sign

Android nima vgrajene aplikacije, ki bi to lahko storila. Namesto tega boste morali uporabiti aplikacijo drugega izdelovalca. Tako kot na iPhone in iPad, nam je všeč Adobe Fill & Sign, ki vam omogoča brezplačno podpisovanje neomejenega števila dokumentov na mesec. S fotoaparatom lahko zajame tudi slike papirnih dokumentov, tako da jih lahko elektronsko podpišete.

Po namestitvi aplikacije lahko v aplikaciji odprete dokumente PDF in tapnete gumb za podpis, da jih podpišete. Potem lahko podpisani dokument delite z drugo aplikacijo, tako da tapnete gumb »Skupna raba«.

 

Tako kot na iOS-u priporočamo tudi SignNow, če želite, da je nekaj bolj napolnjenega s funkcijami in ste pripravljeni plačati (ker ponuja samo pet podpisov na mesec brezplačno).

Chromebook: uporabite HelloSign

V Chromebooku boste našli različne storitve spletnega podpisovanja, ki vam ustrezajo. Všeč nam je HelloSign, ki ponuja dober spletni vmesnik in aplikacijo Chrome, ki se integrira z Google Drive. Omogoča vam brezplačno prijavo do treh dokumentov na mesec.

Osnovni spletni vmesnik HelloSign vam omogoča preprosto nalaganje dokumentov PDF in podpisovanje s podpisom ali nalaganjem slike. Potem lahko podpisani dokument pošljete neposredno nekomu ali prenesete dokument in naredite vse, kar želite z njim.

Če vam ni všeč program HelloSign, DocuSign deluje tudi na Chromebooku, saj ponuja aplikacijo, ki se povezuje z Google Drive za podpisovanje in razširitev brskalnika, ki omogoča podpisovanje dokumentov iz Gmaila. Vendar DocuSign ne ponuja nobenih brezplačnih podpisov. SignNow ponuja tudi aplikacijo Chrome za Google Drive in razširitev za Gmail, vendar aplikacija in razširitev nista dobro pregledani.

Linux: To je zapleteno

To je v Linuxu nekoliko težje, saj je bila uradna različica programa Adobe Reader for Linux ukinjena. Tudi stare, zastarele različice, ki so na voljo za Linux, nimajo te funkcionalnosti, prav tako pa tudi priljubljenih integriranih gledalcev PDF, kot sta Evince in Okular.

Za najlažje izkušnje boste morda želeli preizkusiti spletno orodje, kot je HelloSign, o katerem razpravljamo v Chromebooku zgoraj..

Če želite uporabljati namizno aplikacijo, je Xournal verjetno najbolj priročno orodje za podpisovanje dokumentov PDF v Linuxu. Datoteke PDF lahko doda, jim doda slike. Najprej boste morali ustvariti sliko podpisnega podpisa, list papirja, ga skenirati v vaš sistem Linux in ga očistiti. Lahko bi tudi ujeli fotografijo s spletno kamero ali fotoaparatom pametnega telefona. Morda ga boste želeli prilagoditi v GIMP-ju, da bo imel transparentno ozadje, ali pa se prepričajte, da ste podpisali beli list papirja in da je ozadje popolnoma belo.

Namestite Xournal iz orodja za namestitev programske opreme Linux distribucije, odprite PDF in kliknite meni> Orodja> Slika. Tako boste lahko vstavili sliko podpisa in jo po potrebi premaknili in spreminjali, tako da se prilega v polje za podpis.

Pravilno pregledovanje in ustvarjanje slikovne datoteke je malce nadležno, vendar lahko to metodo uporabite za hitro podpisovanje dokumentov v prihodnosti, potem ko ste dobili dobro sliko svojega podpisa.

Slika Credit: Tim Pierce na Flickru