Ustvarjanje in upravljanje stikov v Outlooku 2013

Outlook ni veliko uporaben, če nimate stikov. Seveda lahko vnesete e-poštne naslove, ko greste, vendar je to zamudno in nagnjeno k napakam. Bolje je, da so vaši stiki že v Outlooku, tako da lahko s hitrim klikom odstranite hitro sporočilo.

V nedavnem članku smo razpravljali o tem, kako začeti uporabljati Outlook, in danes želimo to razširiti tudi na delo s stiki. Vaši stiki bodo središče vaše izkušnje s storitvijo Outlook, tisti, s katerimi se ujemate in kako uporabljate aplikacijo.

Kot lahko pričakujete, lahko s programom Outlook veliko upravljate s stiki in nastavitev imenika pred začetkom uporabe ima veliko smisla.

Ustvarjanje imenika

Če želite začeti upravljati svoje stike, morate najprej odpreti način »Ljudje«, da se lahko lotite dela. Stikov lahko dodate v imenik. Na začetku boste verjetno uvozili imenik iz drugega vira, kot je spletna pošta ali drug e-poštni program.

Upoštevajte, da boste za vsak e-poštni račun, ki ga imate, imeli adresar. V tem posebnem primeru imamo lokalni adresar za lokalno podatkovno datoteko Outlook in imamo še enega, ki je povezan z našim e-poštnim računom.

V vsakem primeru pokrivajmo osnove, tako da lahko, če nimate uvoznega imenika, začnete dodajati stike ročno. V naslednjem posnetku zaslona zaenkrat vidimo del našega novega adresarja, ki je popolnoma prazen.

Za začetek kliknite gumb »Nov kontakt« in odprlo se bo novo okno stika. Prva stvar, ki se vam lahko izkaže, je, kako zasedena se zdi, vendar se ne bojte, če pogledate mimo številnih funkcij na traku, boste videli, da je to precej standardni obrazec za stike..

Potem prerežimo na chase in naredimo stik za How-To Geek tako, da izpolnimo ustrezne vrednosti. Dodate lahko tudi sliko, ki je nepotrebna, vendar še vedno lepo dotikajte se bordega, dolgočasnega adresarja.

Ko končate z vnosom stika ali stikov, boste želeli klikniti »Shrani in zapri« ali pa klikniti »Shrani in novo«, da ustvarite drug stik. Naredimo to. Imamo izbiro med ustvarjanjem novega stika ali novega stika za isto podjetje.

V tem primeru bomo izbrali slednje, da prihranimo čas pri tipkanju, nato pa kliknemo »Shrani in zapri«, da razkrijemo nove vnose v imenik.

Ni slabo, imamo že dva stika, ki ju lahko pošljemo po e-pošti, toda človek je dolgotrajen. Bilo bi veliko lažje, če bi lahko premaknili kontaktne informacije iz drugega v Outlook.

Če uporabljate storitev spletne pošte ali drugo, so vaši stiki najverjetneje tam in jih bo treba uvoziti v Outlook. Če želite vnesti posamezne stike, potem ste to vsekakor dobrodošli, vendar vam priporočamo, da uvozite glavni seznam stikov, ne glede na to, ali je to od Thunderbird ali Gmail ali druge e-poštne storitve..

Uvoz in izvoz zapisov stikov

Ne glede na to, ali uporabljate Gmail ali Yahoo Mail !, ali imate e-poštni račun od leta 1997, ki ste ga skrbno vzdrževali in vzdrževali, stike in vse, boste morali v maske.

To storite tako, da izvozite stike iz drugega vira in jih nato uvozite v Outlook. Običajno je to enostavno doseči tako, da preprosto dostopate do nastavitev ali možnosti iz vašega e-poštnega računa ali odjemalca in nato izberete možnost za izvozne stike.

Običajno je potem vse, kar morate storiti, da jih nato uvozite v Outlook. To je dokaj preprost postopek in bo podoben v večini e-poštnih aplikacij. Priporočamo, da preberete naš članek, ki pojasnjuje, kako izvoziti in uvoziti stike v Outlook in obratno.

vCard? Kaj je vCard?

Morda ste slišali vCards (Virtual Card File ali .VCF), morda ste celo prejeli eno ali uporabite eno. vKartice so standardni elektronski format vizitke, ki ga lahko izmenjujete z drugimi, na primer s podpisom e-pošte ali prilogo.

Ne glede na to obstaja več načinov, s katerimi lahko upravljate vCards v Outlooku. Najverjetnejši scenarij je, da boste morda morali uvoziti vizitko iz vCard ali jo izvoziti. How-To Geek ima popoln opis tega procesa, ki vas bo hitro pripeljal do hitrosti.

Včasih lahko v eni datoteki vCard shranite veliko kartic vCards. Če poskusite pretvoriti to datoteko, bo uvožena le prva vCard v datoteki. Da bi odpravili to omejitev, morate najprej pretvoriti datoteko .CSV in jo nato uvoziti v Outlook. Priporočamo, da preberete ta članek za popoln opis tega postopka.

Končno lahko izvozite vse svoje stike v posamezne vCards ali v eno samo glavno vizitko vCard, kot je opisano v prejšnjem odstavku. Še enkrat, imamo zelo malo vadnic o tem, kako to narediti, tako da boste s tem hitro dosegli, kako boste z relativno enostavno spravili vCards v Outlook in iz njega..

Ustvarite in upravljajte skupine stikov

Zdaj bomo razpravljali o skupinah, saj lahko hitro izbrišete sporočilo izbrani skupini duš, zagotavlja, da ne pozabite vključiti nikogar in vas shrani, da vnesete vsako ime v polje Za :..

Če želite nastaviti skupino stikov, kliknite »Nova kontaktna skupina« na traku.

Ko boste odprli, se morate najprej odločiti, kaj želite poklicati v svojo skupino (tukaj bomo poimenovali »CES 2015«), nato pa kliknite »Dodaj člane« in izberite »Iz Outlookovih stikov«. Ustvarite lahko tudi nov stik na letite ali izberite drug adresar, na primer, če želite vključiti ljudi iz imenika vašega podjetja.

S seznama izberemo člane skupine. Ne pozabite, da lahko izberete člane tako, da držite »CTRL« in kliknete z levim gumbom na vsakega člana. Ne glede na to, kadar koli želite dodati nove člane, izberete ime ali imena in kliknite gumb »Člani ->«, ki jih bo dodal v skupino..

Ko končate, kliknite »V redu«.

Vrnili se boste na zaslon za upravljanje skupine, kjer lahko pregledate člane svoje nove skupine in naredite druge spremembe. Skupino lahko na primer posredujete kot stik Vcard ali Outlook, dodate opombe o skupini, pošljete e-poštno sporočilo celotni skupini ali ustvarite sestanek samo s tistimi člani skupine.

V našem primeru bomo samo kliknili »Shrani in zapri«, da bi uradno ustvarili skupino in se vrnili v glavno okno programa Outlook. Sedaj vidimo našo novo skupino na našem seznamu stikov, označeno z ikono skupine. Na desni strani si lahko ogledate člana skupine in tam so ikone za izvajanje dejanj. V tem primeru je na voljo le ikona za e-pošto in gumb »Uredi«.

Upoštevajte, da je najhitrejši način pošiljanja e-poštnih sporočil skupini preprosto vtipkanje imena v polje Za: v tem primeru lahko vtipkamo »CES 2015« in Outlook ve, da pošlje sporočilo vsem v tej skupini..

Možnosti za ljudi

Če kliknete »Datoteka -> Možnosti«, lahko Outlook konfigurirate na več načinov v več različnih kategorijah.

Tu so vaše možnosti za ljudi. Za razliko od drugih kategorij v Outlookovih možnostih, so možnosti Ljudje malo in precej enostavno razvrstiti.

Možnosti, ki jih boste našli tukaj, vam bodo omogočile, da se odločite, kako bodo imena vpisana, ali naj bodo prikazani dodatni indeksi, in za prikaz spletnih stanj in fotografij.

Upravljanje stikov v Outlooku je precej preprosto, toda kot ste videli, lahko storite veliko več, da jih ohranjate pravilno. To ponuja veliko več za zaokrožitev vaše izkušnje s programom Outlook, če imate v stikih več informacij kot samo ime in e-poštni naslov.

Če ste še vedno pripravljeni uporabiti nekaj podobnega kot Gmail kot primarni ponudnik e-pošte, lahko še vedno uporabljate Outlook za pomoč pri upravljanju stikov, hkrati pa jih sinhronizirate z Gmailovim računom..