Kako samodejno zapolniti zaporedne podatke v Excel z ročajem za polnjenje

Ročica za polnjenje v Excelu vam omogoča samodejno izpolnjevanje seznama podatkov (številk ali besedila) v vrstici ali stolpcu preprosto z vlečenjem ročice. To vam lahko prihrani veliko časa, ko vnašate zaporedne podatke v velike delovne liste in jih naredite bolj produktivne.

Namesto ročnega vnašanja številk, časov ali celo dni v tednu znova in znova lahko uporabite funkcije za samodejno izpolnjevanje (ročaj za polnjenje ali ukaz za polnjenje na traku), da zapolnite celice, če vaši podatki sledijo vzorcu ali temeljijo na podatkov v drugih celicah. Pokazali vam bomo, kako zapolniti različne vrste podatkov z uporabo funkcij samodejnega izpolnjevanja.

Izpolnite linearne serije v sosednje celice

Eden od načinov uporabe ročice za polnjenje je vnos niza linearnih podatkov v vrstico ali stolpec sosednjih celic. Linearna serija je sestavljena iz številk, kjer je naslednja številka dobljena z dodajanjem ‚vrednosti koraka 'številki pred njo. Najenostavnejši primer linearnega niza je 1, 2, 3, 4, 5. Vendar pa je lahko linearna serija tudi serija decimalnih števil (1,5, 2,5, 3,5…), ki zmanjšuje število za dve (100, 98, 96). …) Ali celo negativna števila (-1, -2, -3). V vsaki linearni vrsti dodamo (ali odštejemo) isto vrednost koraka.

Recimo, da želimo ustvariti stolpec zaporednih števil, ki se poveča za eno v vsaki celici. Vnesete lahko prvo številko, pritisnete Enter, da pridete do naslednje vrstice v tem stolpcu, in vnesete naslednjo številko in tako naprej. Zelo dolgočasen in zamuden, še posebej za velike količine podatkov. Prihranili se bomo nekaj časa (in dolgočasje) z uporabo ročice za zapolnitev, da zapolnimo stolpec z linearnim nizom števil. To naredite tako, da v prvo celico stolpca vnesete 1 in nato izberete to celico. Opazite zeleni kvadrat v spodnjem desnem kotu izbrane celice? To je ročaj za polnjenje.

Ko premaknete miško nad ročaj za polnjenje, se spremeni v črni znak plus, kot je prikazano spodaj.

S črnim znakom plus na ročaju za polnjenje kliknite in povlecite ročico navzdol po stolpcu (ali desno čez vrstico), dokler ne dosežete števila celic, ki jih želite zapolniti.

Ko spustite gumb miške, boste opazili, da je bila vrednost kopirana v celice, nad katerimi ste povlekli ročaj za polnjenje.

Zakaj ni zapolnila linearnih serij (1, 2, 3, 4, 5 v našem primeru)? Privzeto je, ko vnesete eno številko in nato uporabite ročaj za polnjenje, se ta številka kopira v sosednje celice in se ne poveča.

OPOMBA: Če želite hitro kopirati vsebino celice nad trenutno izbrano celico, pritisnite Ctrl + D ali za kopiranje vsebine celice na levo od izbrane celice pritisnite Ctrl + R. Bodite opozorjeni, da kopiranje podatkov iz sosednje celice nadomešča vse podatke, ki so trenutno v izbrani celici.

Če želite kopije zamenjati z linearno serijo, kliknite gumb »Možnosti samodejnega polnjenja«, ki se prikaže, ko končate z vlečenjem ročice za polnjenje.

Prva možnost, Copy Cells, je privzeta. Zato smo končali s petimi 1s in ne z linearno serijo 1-5. Za zapolnitev linearne serije izberemo “Fill Series” iz pojavnega menija.

Ostale štiri enote 1s so zamenjane z 2-5 in naša linearna serija je zapolnjena.

To lahko storite, ne da bi morali v meniju Auto Fill Options izbrati Fill Series. Namesto vnosa samo ene številke vnesite prva dva števila v prvih dveh celicah. Nato izberite dve celici in povlecite ročico za polnjenje, dokler ne izberete vseh celic, ki jih želite zapolniti.

Ker ste mu dali dva kosa podatkov, bo poznala vrednost koraka, ki jo želite uporabiti, in zapolnili preostale celice.

Lahko tudi kliknete in povlečete ročico za polnjenje s tipko prav namesto levega gumba miške. Še vedno morate izbrati »Fill Series« iz pojavnega menija, vendar se ta meni samodejno prikaže, ko prenehate z vlečenjem in sprostitvijo desne miškine tipke, zato je to lahko priročna bližnjica..

Izpolnite linearne serije v sosednje celice z ukazom za polnjenje

Če imate težave z uporabo ročice za polnjenje, ali pa raje uporabljate ukaze na traku, lahko uporabite ukaz Zapolni na kartici Domov, da zapolni niz v sosednje celice. Ukaz Polnilo je uporaben tudi, če polnite veliko število celic, kot boste videli v kratkem.

Če želite uporabiti ukaz Fill na traku, vnesite prvo vrednost v celico in izberite to celico in vse sosednje celice, ki jih želite zapolniti (navzdol ali navzgor po stolpcu ali levo ali desno po vrstici). Nato v razdelku Urejanje na zavihku Domov kliknite gumb »Izpolni«.

V spustnem meniju izberite »Serija«.

V pogovornem oknu Series izberite, ali želite serijo v vrsticah ali stolpcih. V polju Vrsta za zdaj izberite »Linear«. Kasneje bomo razpravljali o možnostih za rast in datum, možnost AutoFill pa preprosto kopira vrednost v druge izbrane celice. Vnesite vrednost koraka ali korak za linearno serijo. V našem primeru povečujemo številke v seriji s 1. Kliknite »V redu«.

V izbranih celicah se zapolni linearna serija.

Če imate res dolg stolpec ali vrstico, ki jo želite zapolniti z linearno serijo, lahko uporabite vrednost Stop v pogovornem oknu Series. V ta namen vnesite prvo vrednost v prvo celico, ki jo želite uporabiti za serijo v vrstici ali stolpcu, in znova kliknite »Izpolni« na kartici Domov. Poleg možnosti, ki smo jih obravnavali zgoraj, vnesite vrednost v polje »Stop value«, ki ga želite kot zadnjo vrednost v seriji. Nato kliknite »V redu«.

V naslednjem primeru postavimo 1 v prvo celico prvega stolpca in številke od 2 do 20 se samodejno vnesejo v naslednjih 19 celic..

Izpolnite linearne serije med preskakovanjem vrstic

Če želite, da je celoten delovni list bolj berljiv, včasih preskočimo vrstice in med vrstice podatkov postavimo prazne vrstice. Čeprav so prazne vrstice, lahko še vedno uporabite ročaj za polnjenje, da zapolnite linearno vrsto z praznimi vrsticami.

Če želite preskočiti vrstico pri polnjenju linearne serije, vnesite prvo številko v prvo celico in nato izberite to celico in eno sosednjo celico (na primer naslednjo celico v stolpcu).

Nato povlecite ročaj za polnjenje navzdol (ali čez), dokler ne izpolnite želenega števila celic.

Ko končate z vlečenjem ročaja za polnjenje, boste videli, da vaša linearna serija zapolni vsako drugo vrstico.

Če želite preskočiti več vrstic, preprosto izberite celico, ki vsebuje prvo vrednost, nato pa izberite število vrstic, ki jih želite preskočiti takoj za to celico. Nato povlecite ročaj za polnjenje nad celice, ki jih želite zapolniti.

Stolpce lahko tudi preskočite, ko zapolnjujete vrstice.

Izpolnite formule v sosednje celice

Za posredovanje formul sosednjim celicam lahko uporabite tudi ročico za polnjenje. Preprosto izberite celico, ki vsebuje formulo, ki jo želite zapolniti, v sosednje celice in povlecite ročico za polnjenje navzdol celice v stolpcu ali po celicah v vrstici, ki jo želite zapolniti. Formula se kopira v druge celice. Če ste uporabili relativne reference celic, se bodo ustrezno spremenile, tako da se bodo nanašale na celice v njunih vrsticah (ali stolpcih)..

Formule lahko tudi zapolnite z ukazom Fill na traku. Preprosto izberite celico, ki vsebuje formulo, in celice, ki jih želite zapolniti s to formulo. Nato v razdelku Urejanje na zavihku Domov kliknite »Izpolni« in izberite Dol, Desno, Gor ali Levo, odvisno od smeri, v katero želite zapolniti celice.

OPOMBA: Kopirane formule ne bodo ponovno izračunane, razen če imate omogočen samodejni izračun delovnega zvezka.

Za kopiranje formul v sosednje celice lahko uporabite tudi bližnjice na tipkovnici Ctrl + D in Ctrl + R..

Izpolnite linearne serije z dvojnim klikom na ročaj za polnjenje

Linearno vrsto podatkov lahko hitro izpolnite v stolpec z dvojnim klikom na gumb za polnjenje. Ko uporabljate to metodo, Excel zapolni celice v stolpcu le na podlagi najdaljšega sosednjega stolpca podatkov v vašem delovnem listu. Sosednji stolpec v tem kontekstu je katerikoli stolpec, na katerega naleti Excel desno ali levo od stolpca, ki se zapolni, dokler ni dosežen prazen stolpec. Če so stolpci neposredno na obeh straneh izbranega stolpca prazni, ne morete uporabiti metode dvojnega klika, da zapolnite celice v stolpcu. Tudi privzeto, če imajo nekatere celice v območju celic, ki jih polnite, že podatke, se zapolnijo samo prazne celice nad prvo celico, ki vsebuje podatke. Na primer, na spodnji sliki je vrednost v celici G7, tako da, ko dvakrat kliknete na ročaj za polnjenje na celici G2, se formula prekopira samo skozi celico G6.

Izpolnite vrsto rasti (geometrijski vzorec)

Do sedaj smo razpravljali o polnjenju linearnih serij, kjer se vsako število v seriji izračuna z dodajanjem vrednosti koraka prejšnjemu številu. Pri seriji rasti ali geometrijskem vzorcu se naslednja številka izračuna z množenja prejšnjo številko za vrednost koraka.

Obstajata dva načina za zapolnitev serije rasti, tako da vnesete prva dva števila in vnesete prvo številko in vrednost koraka.

Prva metoda: Vnesite prva dva števila v seriji rasti

Če želite zapolniti vrsto rasti z uporabo prvih dveh številk, vnesite dve številki v prvih dveh celicah vrstice ali stolpca, ki ga želite zapolniti. Z desno tipko miške kliknite in povlecite ročico za polnjenje na toliko celic, kot jih želite izpolniti. Ko končate z vlečenjem ročice za polnjenje nad celice, ki jih želite zapolniti, v pojavnem meniju, ki samodejno prikaže, izberite »Trend rasti«.

OPOMBA: Za to metodo morate vnesti dve številki. Če tega ne storite, bo možnost Trend Trend rasla.

Excel ve, da je vrednost koraka 2 iz dveh številk, ki smo jih vnesli v prvih dveh celicah. Vsako naslednje število se torej izračuna tako, da se prejšnja številka pomnoži z 2.

Kaj, če želite s to metodo začeti pri številki, ki ni 1? Na primer, če ste želeli začeti zgornjo serijo pri 2, bi vnesli 2 in 4 (ker 2 × 2 = 4) v prvih dveh celicah. Excel bi ugotovil, da je vrednost koraka 2 in nadaljevati serijo rasti od 4, pomnožimo vsako nadaljnjo številko z 2, da dobimo naslednjega v vrsti.

Druga metoda: Vnesite prvo številko v seriji rasti in podajte vrednost koraka

Če želite zapolniti vrsto rasti, ki temelji na eni številki in vrednosti koraka, vnesite prvo številko (ne mora biti 1) v prvo celico in povlecite ročaj za polnjenje nad celice, ki jih želite zapolniti. Nato v pojavnem meniju, ki se samodejno prikaže, izberite »Serija«.

V pogovornem oknu Series izberite, ali želite zapolniti serijo v vrsticah ali stolpcih. Pod možnostjo Vrsta izberite: »Rast«. V polje »Vrednost koraka« vnesite vrednost, ki jo želite pomnožiti, tako da dobite naslednjo vrednost. V našem primeru želimo vsako število pomnožiti s 3. Kliknite »V redu«.

Serija rasti se zapolni v izbranih celicah, pri čemer je vsako naslednje število trikrat večje od prejšnje številke.

Izpolnite niz z vgrajenimi elementi

Do sedaj smo obravnavali, kako zapolniti niz številk, linearnih in rastnih. Zaporedje lahko zapolnite tudi z elementi, kot so datumi, dnevi v tednu, delavniki, meseci ali leta, z uporabo polnilne ročice. Excel ima več vgrajenih serij, ki jih lahko samodejno izpolni.

Naslednja slika prikazuje nekaj serij, ki so vgrajene v Excel, razširjene po vrsticah. Postavke v krepkem tisku in rdeči barvi so začetne vrednosti, ki smo jih vnesli, ostale postavke v vsaki vrstici pa so podaljšane vrednosti serij. Te vgrajene serije se lahko napolnijo z uporabo polnilne ročice, kot smo prej opisali za linearne in rastne serije. Preprosto vnesite začetne vrednosti in jih izberite. Nato povlecite ročaj za polnjenje nad želene celice, ki jih želite zapolniti.

Izpolnite niz datumov z ukazom za zapolnitev

Pri zapolnjevanju niza datumov lahko uporabite ukaz Fill na traku, da določite prirast za uporabo. V celico vnesite prvi datum v svoji seriji in izberite želeno celico in celice, ki jih želite zapolniti. V razdelku Urejanje na zavihku Osnovno kliknite »Izpolni« in nato »Serija«.

V pogovornem oknu Serija je možnost Serija v samodejno izbrana, da se ujema z izbranimi celicami. Tip se tudi samodejno nastavi na datum. Če želite določiti prirast, ki ga želite uporabiti pri zapolnjevanju serije, izberite enoto Datum (dan, dan v tednu, mesec ali leto). Določite vrednost koraka. Zaporedje želimo zapolniti z vsakim dnevom dneva, zato kot vrednost koraka vnesemo 1. Kliknite »V redu«.

Serija je poseljena z datumi, ki so samo med tednom.

Izpolnite serijo z uporabo Custom Custom Items

Zaporedje lahko zapolnite tudi z lastnimi elementi po meri. Recimo, da ima vaše podjetje pisarne v šestih različnih mestih in jih pogosto uporabljate v Excelovih delovnih listih. Seznam mest lahko dodate kot seznam po meri, ki vam bo omogočil uporabo ročice za polnjenje, da zapolnite niz, ko vnesete prvi element. Če želite ustvariti seznam po meri, kliknite zavihek »Datoteka«.

Na zaslonu v zakulisju kliknite »Možnosti« na seznamu elementov na levi.

Na seznamu elementov na levi strani pogovornega okna Možnosti programa Excel kliknite »Napredno«.

Na desni strani se pomaknite navzdol do razdelka Splošno in kliknite gumb »Uredi sezname po meri«.

Ko ste v pogovornem oknu Seznami po meri, obstajata dva načina za zaporedje elementov po meri. Serijo lahko nastavite na nov seznam elementov, ki jih ustvarite neposredno v pogovornem oknu Seznami po meri ali na obstoječem seznamu, ki je že v delovnem listu v trenutnem delovnem zvezku. Pokazali vam bomo obe metodi.

Prva metoda: izpolnite zbirko po meri na podlagi novega seznama elementov

V pogovornem oknu Seznami po meri se prepričajte, da je v polju Seznami po meri izbrana možnost NOVA SEZNAM. Kliknite na polje »Seznami vnosov« in vnesite elemente v vaše sezname po meri, en element v vrstico. Prepričajte se, da ste vnesli elemente v vrstnem redu, ki ga želite zapolniti v celice. Nato kliknite »Dodaj«.

Seznam po meri se doda v polje Seznami po meri, kjer ga lahko izberete, tako da ga lahko urejate tako, da dodate ali odstranite elemente iz polja Seznam vnosov in ponovno kliknete »Dodaj« ali pa seznam izbrišete s klikom »Izbriši«. Kliknite »V redu«.

V pogovornem oknu Možnosti programa Excel kliknite »V redu«.

Zdaj lahko vnesete prvo postavko na seznamu po meri, izberete celico, ki vsebuje element, in povlecite ročaj za polnjenje nad celice, ki jih želite zapolniti s seznamom. Seznam po meri se samodejno zapolni v celice.

Druga metoda: izpolnite zbirko po meri na podlagi obstoječega seznama elementov

Morda boste svoj uporabniški seznam shranili na ločenem delovnem listu v svojem delovnem zvezku. Seznam lahko uvozite iz delovnega lista v pogovorno okno Seznami po meri. Če želite ustvariti seznam po meri na podlagi obstoječega seznama na delovnem listu, odprite pogovorno okno Seznami po meri in se prepričajte, da je v polju Seznami po meri izbrana možnost NOVA SEZNAM, tako kot pri prvi metodi. Vendar pa za to metodo kliknite gumb obsega celic na desni strani polja »Uvozi seznam iz celic«.

Izberite zavihek za delovni list, ki vsebuje seznam po meri na dnu okna programa Excel. Nato izberite celice z elementi na seznamu. Ime delovnega lista in obseg celic se samodejno vnesejo v polje za urejanje seznama po meri. Ponovno kliknite gumb obsega celic, da se vrnete v celotno pogovorno okno.

Zdaj kliknite »Uvozi«.

Seznam po meri se doda v polje Seznami po meri in ga lahko izberete in uredite seznam v polju Seznam vnosov, če želite. Kliknite »V redu«. Celice lahko zapolnite s svojim seznamom po meri z ročico za polnjenje, tako kot ste storili s prvim zgoraj opisanim načinom.

Ročica za polnjenje v Excelu je zelo uporabna funkcija, če ustvarite velike delovne liste, ki vsebujejo veliko zaporednih podatkov. Lahko si prihraniš veliko časa in dolgočasja. Srečno polnjenje!