Kako dodati datum poteka e-poštnih sporočil v Outlooku (in za kaj so)

Outlook vam omogoča, da v e-pošto, ki jo pošiljate ali prejemate, dodate datum poteka. Ko je datum poteka potekel, se bo e-poštno sporočilo prikazalo z drugačnim oblikovanjem in z vgrajenimi orodji programa Outlook lahko samodejno upravljate potekle e-pošte..

Datumi poteka veljajo samo za e-poštna sporočila, ne za dogodke v koledarju ali opravila, ker imajo ti elementi lastne datume, ki jih lahko uporabite za njihovo upravljanje

Kako nastaviti datum poteka na e-poštnem naslovu

Če želite e-poštnemu sporočilu, ki ga pošiljate, dodati datum poteka, morate odpreti okno Lastnosti za e-pošto. Odprite e-poštno sporočilo in kliknite Sporočilo> Oznake.

To bo odprlo okno Lastnosti za e-pošto, do katere lahko dostopate tudi tako, da kliknete Možnosti> Več možnosti ali Datoteka> Lastnosti. Vklopite potrditveno polje »Expires after« in nato izberite datum in čas.

Kliknite Zapri, da se vrnete na vaš e-poštni naslov. Ne bodo vidni znaki, da je bil datum veljavnosti dodan, in lahko pošljete e-poštno sporočilo kot običajno.

Če želite e-poštnemu sporočilu, ki ste ga prejeli, dodati datum poteka, odprite e-poštno sporočilo in kliknite Sporočilo> Oznake (ali Datoteka> Lastnosti).

Odpre se okno Lastnosti za e-pošto. Za prejeto e-poštno sporočilo ni toliko možnosti, kolikor je za sporočilo, ki ga pošiljate, vendar lahko še vedno nastavite datum in čas poteka..

Kaj pomeni datum poteka?

Torej ste v e-pošto dodali datum poteka. To je super in vse, toda kakšna je korist od tega?

Datum izteka veljavnosti se uporablja na različne načine, s pomočjo Outlooka, ki vam pomaga, da se osredotočite na tisto, kar je pomembno. E-pošta, ki je potekla, na splošno ni tako pomembna kot e-poštna sporočila, ki še niso potekla, zato Outlook različno drugače oblikuje e-poštna sporočila, ki jim je potekel rok trajanja.

Če ste v Outlooku pogledali nastavitev pogojnega oblikovanja, ste morda opazili pravilo oblikovanja »Iztekle postavke«.

To pravilo formatira vsako e-pošto, ki je potekla z datumom poteka veljavnosti, s sivo pisavo, besedilo pa je prešlo.

To vam omogoča, da veste, da je e-poštno sporočilo poteklo, tako da se lahko najprej osredotočite na pomembnejša e-poštna sporočila. Če ste poslali e-poštno sporočilo z datumom poteka, se bo to oblikovanje uporabilo tudi v Outlookovem prejemniku, pa tudi v drugih e-poštnih odjemalcih, kot je Thunderbird ali spletne aplikacije, kot sta Gmail ali Yahoo! Mail, bo prezreti datum in ne bo storil ničesar z njim.

Stolpec lahko dodate tudi v mapo, ki prikazuje datum poteka katerega koli e-poštnega sporočila. Z desno tipko miške kliknite glavo stolpca v mapi, v katero želite dodati stolpec, in kliknite »Izbira polj«.

V spustnem meniju izberite »Date Time fields« in izberite možnost »Expires«.

Povlecite in spustite element »Expires« v mapo, da ga dodate v stolpce.

Ko odprete e-poštni naslov, ki je potekel, vam Outlook sporoči sporočilo v glavi.

Še vedno lahko odgovarjate na e-pošto, ki je potekla, ali pa jo posredujete, če pa jo poskušate posredovati, vam Outlook najprej prikaže opozorilo.

Kliknite »Da«, da pošljete e-poštno sporočilo, ali »Ne« za preklic.

Uporaba datuma poteka za upravljanje e-pošte

Nekateri vgrajeni orodji programa Outlook uporabljajo tudi datume poteka. Če ste nastavili samodejno arhiviranje v Outlooku, ste morda opazili možnost »Izbriši iztekle predmete (samo e-poštna mapa)«.

Če je ta vklopljen, bo samodejno arhiviranje izbrisalo ali premaknilo (odvisno od drugih nastavitev) vsa e-poštna sporočila, na katerih je potekel datum. To je odličen način za samodejno odstranitev e-poštnih sporočil, ki jim je potekel rok trajanja, in preprečitev, da bi zbrali svoj poštni predal.

Če ne želite, da so e-poštna sporočila, ki so vam potekla, izbrisana ali premaknjena, vendar jih ne želite videti v Outlooku, lahko nastavite pravila za sinhronizacijo Outlooka, da preprečite njihovo nalaganje s strežnika Exchange za e-pošto.

Ko ustvarjate svoj sinhronizacijski filter, kliknite zavihek »Napredno« in nato gumb »Polje«.

V meniju izberite polja Datum / Čas> Preteče. Polje je na voljo tudi v možnostih »Polja po pošti« in »Vsa polja«.

Nastavite »Pogoj« na »vklop ali pred« in »Vrednost« na »včeraj« in nato kliknite »Dodaj na seznam«.

S tem boste filtrirali vse naloge, ki so potekle, tako da, če so potekle včeraj ali prej, ne bodo sinhronizirane s programom Outlook in se ne bodo prikazale v nabiralniku. Še vedno bodo na voljo v spletni aplikaciji Outlook, če jih želite tam videti.

Ne morete nastaviti pravil za samodejno dodajanje datumov poteka dohodnega e-poštnega sporočila ali ustvariti hitrega koraka, ki velja za datum poteka s pritiskom na gumb, vendar lahko samodejno dodate datum poteka vseh odhodnih e-poštnih sporočil. Kliknite Datoteka> Možnosti> Pošta, pomaknite se navzdol do Pošlji sporočila in vključite »Označi e-pošto, ki je potekla po tem številnih dneh«.

Vnesite število dni, po katerih želite, da sporočila potečejo, in kliknite »V redu«. To bo samodejno dodalo datum poteka vseh e-poštnih sporočil, ki jih pošljete.

Datumi poteka so uporaben način za upravljanje vaših prioritet in nabiralnika z nizko osvetljenimi sporočili, ki niso več ustrezna in vam omogočajo uporabo orodij Outlook za brisanje ali skrivanje sporočil, ki jih ne potrebujete več. To je še eno orodje v boju, da preprečite, da bi vaš nabiralnik izgubil nadzor in da je to zelo uporabno orodje.