Pojdite brez brezpapirnega tiskanja in uživajte v digitalnem življenju

»Pisarna brez papirja«, ki nam je bila obljubljena, se zdi, da za mnoge ljudi ne pride. Resničnost pa je, da je danes brezpapirna pisarna tukaj, če jo želite izkoristiti.

Če ste še vedno tisti, ki tiska e-pošto, spletne strani in druge dokumente, se lahko ustavite zdaj. Obstajajo boljši načini za spremljanje vaših podatkov in hitrejši dostop do njih - ne morete poiskati besed na fizičnih papirjih.

Zadeva proti tiskanju

Tiskanje je drago in neprijetno, kar zahteva pogosto drage kartuše s črnilom, papir za tiskanje in nove tiskalnike, ko ta poceni brizgalni tiskalnik neizogibno ne uspe. Ves papir postane nered, ki mora biti pravilno organiziran, ali pa nikoli ne boste našli tistega, kar iščete. Ne morete dostopati do njega, ko niste v pisarni, ne morete iskati po njem in imate samo eno kopijo, da ste v težavah, če se karkoli zgodi.

Tiskanje je bilo potrebno, ko so bili računalniki težke opeke, ki so bile pritrjene na mize. Zdaj hodimo z računalniki v žepih, tablicami, ki lahko približajo velikost papirja, in storitvami v oblaku, ki lahko varnostno kopirajo in sinhronizirajo vse vaše dokumente na vseh napravah. Lahko iščete dokumente, ki ste jih shranili z besedami, ki jih vsebujejo, tako da vam ni treba nastaviti in obvladovati zapletene zbirke podatkov.

Kako ne tiskati

Mi geeks morda prenehali tiskati že zdavnaj, vendar obstaja veliko ljudi, ki še vedno tiskajo e-pošto in spletne strani redno. Poskušali vam bomo ponuditi nekaj nasvetov, ki vas bodo vodili stran od tiskalnika in v nov način shranjevanja in organiziranja informacij, ki so smiselne.

Ustvarite kabinet za digitalne datoteke: Najprej se boste odločili, kam boste shranjevali stvari, namesto da bi jih tiskali. Pomaga imeti eno dosledno lokacijo, kjer shranite vse. Priporočamo nekakšno storitev v oblaku, ki se sinhronizira na vseh napravah, tako da lahko dostopate do njih na pametnih telefonih in tabličnih računalnikih ter v računalniku. Veliko ljudi uporablja Evernote kot svoj arhiv za vse beležke in dokumente, lahko pa se odločite tudi za shranjevanje v storitve za shranjevanje v oblaku, kot so Dropbox, Google Drive ali Microsoft OneDrive. Če zares raje uporabljate lokalno shrambo, lahko datoteke shranite v eno samo mapo v osebnem računalniku - vendar jo varnostno kopirajte. To bo manj priročno, saj boste morali ročno kopirati datoteke na druge naprave, če jih želite videti drugje.
Tiskanje v PDF: Vse, kar želite natisniti - bodisi potrdilo, dokument, e-pošta ali spletna stran - je mogoče natisniti v datoteko PDF. Najprej morate v računalnik s sistemom Windows namestiti tiskalnik PDF. Nato lahko opravite postopek tiskanja kot običajno, tako da izberete navidezni tiskalnik PDF. Dobili boste datoteko, ki jo lahko shranite v nekaj podobnega kot Evernote ali Dropbox.

Tiskanje e-poštnih sporočil: E-pošto lahko natisnete v PDF na enak način. Lahko jih poskusite tudi označiti z zvezdico (če uporabljate Gmail) ali jih dodate v posebno mapo ali oznako, na katero se lahko pozneje obrnete. Do teh e-poštnih sporočil lahko pozneje dostopate iz katere koli naprave z e-poštnim odjemalcem - tiskanje ni potrebno.
Tiskanje spletnih strani: Če tiskate spletne strani, na katere se sklicujete pozneje, jih lahko natisnete v datoteko PDF. Lahko jih zaznamujete tudi, če si jih želite ogledati pozneje (zaznamki se lahko sinhronizirajo na vseh napravah). Če želite spletno stran prebrati pozneje, uporabite storitev, kot je Pocket ali Instapaper, da ustvarite seznam stvari, ki jih želite prebrati. Storitve, kot so te, vzamejo spletno stran, jo pretvorijo v berljiv, samo besedilni članek in ga celo shranijo brez povezave na mobilnih napravah, tako da lahko stran preberete pozneje, ne da bi morali.
Tiskanje zemljevidov: Če imate pametni telefon z GPS-jem, vam ni treba tiskati zemljevidov. Če uporabljate Google Zemljevide, se lahko prijavite v aplikacijo Google Zemljevidi in si ogledate seznam iskanj, ki ste jih naredili na spletnem mestu Google Zemljevidov v računalniku. Lahko seveda tudi natisnete zemljevid v PDF.
Faksiranje dokumentov: Nekatera kalcificirana stara podjetja še vedno zahtevajo fakse. Za pošiljanje faksov prek spleta lahko uporabite storitev, kot je HelloFax. HelloFax ponuja pet brezplačnih faksov na mesec - to bi moralo biti več kot dovolj za domače uporabnike, ki morajo le občasno faksirati podjetje.
Ko nekdo vztraja pri tiskanih dokumentih: Na žalost nekatere organizacije še vedno vztrajajo pri tiskanih dokumentih. Samo tega se ne da premagati. Če datoteke PDF ne bodo vzeli po e-pošti, boste morda morali natisniti.
Kaj storiti s starimi dokumenti papirja: Lažje je, da začnemo napredovati brez papirja, namesto da bi se odločili za metodično pretvorbo vseh starih papirnatih dokumentov v digitalne različice - to je lahko veliko dela. Kljub temu lahko stare dokumente skenirate v datoteke PDF.

Uporaba digitalnih datotek

Vaš digitalni delovni prostor ima zdaj številne prednosti, ki jih papir nima:

Rezerva: Datoteke so varnostno kopirane, če ste jih shranili s storitvami, kot sta Evernote, Dropbox, Google Drive ali SkyDrive. Če vaša hiša zgori, ne boste izgubili pomembnih dokumentov.
Iskanje: Z lahkoto lahko iščete po vseh elektronskih dokumentih in poiščete dokumente, ki jih potrebujete, ne da bi segali po hribih papirja. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, celo Windows - imajo vse funkcije za iskanje po celotnem besedilu.
Dostop povsod: Dostop do vaših dokumentov je mogoč kjerkoli od računalnika, pametnega telefona ali tabličnega računalnika. Če ste zunaj in morate nekaj iskati, lahko to storite s pametnim telefonom, namesto da bi šli domov in kopali po vaših dokumentih.
Brez nereda: Ni vam treba skrbeti za shranjevanje, organiziranje, prostor in deklariranje vaših dokumentov.
Ni stroškov tiskanja: Če vam ni treba kupiti dragih črnil, poceni tiskalnike in kupi papirja za tiskalnik, boste prihranili denar.

Seveda so lahko nekateri dokumenti preveč občutljivi za shranjevanje na spletu. V takšnih situacijah lahko vedno uporabljate šifriranje - ustvarite šifrirani vsebnik in ga shranite v storitvah, kot so Dropbox, Google Drive ali SkyDrive. Ljudje bodo potrebovali geslo, preden bodo lahko dostopali do vaših dokumentov.

Image Credit: Sarah Kolb-Williams na Flickr, cellanr na Flickr, jeremyfoo na Flickr