Omejevanje in zaščita dokumentov in predlog

Omejevanje in zaščita dokumenta zagotavlja, da ste končni organ nad njegovim napredkom.

ŠOLSKA NAVIGACIJA

1. Uporaba predlog za zagotavljanje skupne postavitve in oblikovanja
2. Spremljanje sprememb v dokumentu
3. Uporaba komentarjev za označevanje sprememb v dokumentu
4. Omejevanje in zaščita dokumentov in predlog
5. Različice, primerjanje in združevanje dokumentov

Čeprav bi morda želeli drugi pregledovalci predlagati spremembe in komentirati dokument, lahko pride do trenutkov, ko jih želite omejiti pri urejanju in spreminjanju oblikovanja..

Poleg tega boste morda želeli prisiliti vse sledenje spremembam ali omejiti pregledovalce samo na komentiranje. Bistvo tega je, da poskrbite, da se vaš dokument ne more spreminjati na tak način, da ne ustreza vaši viziji ali slogu.

V tej lekciji vam bomo pokazali, kako lahko omejite oblikovanje in vrste urejanja, ki jih lahko v vašem dokumentu izvajajo drugi pregledovalci. Ko je dokument blizu končnega stanja, ga lahko označite kot končno, da se izognete nenamernim spremembam.

Poleg tega boste morda želeli omejiti dostop do dokumenta, tako da bo vključeval samo svojo skupino pregledovalcev. Pokazali vam bomo, kako zaščititi vaš dokument z geslom. Nato lahko samo skupini poveš geslo in nihče drug ne bo mogel odpreti dokumenta.

Nekaj ​​bomo začeli z uvajanjem omejitve oblikovanja v dokumentu.

Omeji oblikovanje v dokumentu

Ko dokument razširjate, da ga drugi pregledujejo, morda ne želite, da bi spremenili oblikovanje dokumenta. Word vam omogoča, da omejite vse ali nekatere teme in sloge ter dovolite pregledovalcem, da spremenijo nekatere teme in sloge. To storite tako, da v razdelku »Zaščita« na zavihku »Pregled« kliknete »Omeji urejanje«.

Podokno »Omeji urejanje« se prikaže desno od glavnega besedila. V razdelku »Omejitve oblikovanja« izberite »Omeji oblikovanje na izbor slogov« in kliknite povezavo »Nastavitve ...«.

V pogovornem oknu »Omejitve oblikovanja« so privzeto izbrani vsi slogi v polju »Preverjeni slogi so trenutno dovoljeni«. Če želite v dokumentu izbrati samo določene sloge, lahko z gumbom »Brez« izberete vse sloge in nato izberete tiste, ki jih želite dovoliti. Prav tako lahko uporabite Wordove priporočene najmanjše sloge, tako da kliknete »Priporočeni minimalni«. Če želite, izberite dodatne omejitve v razdelku »Oblikovanje« na dnu pogovornega okna in kliknite »V redu«, ko končate.

Prikaže se naslednje pogovorno okno z vprašanjem, ali želite odstraniti sloge, ki niso dovoljeni. Priporočamo vam, da tega ne storite. Lahko se izkaže, da želite uporabiti te sloge v dokumentu v prihodnosti. Drugi pregledovalci jih ne bodo mogli spremeniti ali uporabiti.

Kliknite »Ne«, da ohranite sloge, ki niso dovoljeni v dokumentu.

Preden lahko uporabite te omejitve, morate začeti uveljavljati zaščito. O tem bomo razpravljali, ko vam bomo pokazali, kako omejiti urejanje.

Omeji urejanje v dokumentu

Poleg omejevanja oblikovanja za pregledovalce dokumenta lahko omejite tudi vrsto pregledovalnikov urejanja, ki jih lahko izvaja na dokumentu. V podoknu »Omeji urejanje« potrdite polje »Dovoli samo to vrsto urejanja v dokumentu« in na spustnem seznamu izberite možnost, ki označuje vrsto urejanja, ki jo želite dovoliti v dokumentu. Drugim pregledovalcem lahko dovolite samo spremljanje sprememb, vnos komentarjev ali izpolnjevanje obrazcev. Dokument lahko celo omejite tako, da ga lahko drugi preberejo in ne spremenijo.

Lahko se vprašate, kakšna je razlika med omejevanjem urejanja, da se spremljajo samo spremenjene spremembe, in da je možnost »Spremembe sledi« zaklenjena, kot je opisano v 2. lekciji. funkcionalnost je enaka. Uporabite lahko katerokoli metodo, ki vam je lažja.

Določite lahko izjeme za omejeno oblikovanje in urejanje ali osebe, ki jim je dovoljeno prosto urejati dokument. Kliknite povezavo »Več uporabnikov…« v razdelku »Izjeme (neobvezno)« v podoknu »Omeji urejanje«.

V pogovornem oknu »Add Users« lahko dodate uporabnike iz trenutnega računalnika, iz domene, v kateri je trenutni računalnik, ali z vnosom e-poštnega naslova nekoga. Vse uporabnike in e-poštne naslove ločite s podpičjem in ko končate, kliknite »V redu«.

Osebe, ki ste jih dodali v pogovorno okno »Dodaj uporabnike«, se prikažejo v polju »Posamezniki« v razdelku »Izjeme (neobvezno)« v podoknu »Omeji urejanje«. Izberite dokument ali del dokumenta, ki ga želite urediti, in potrdite polje za to osebo v polju »Posamezniki«..

Zdaj, ko ste po želji omejili oblikovanje in urejanje dokumenta, morate sporočiti Wordu, naj začne izvajati zaščito, da začne veljati. V razdelku »Začetek uveljavljanja« v podoknu »Omeji urejanje« kliknite »Da, začetek uveljavljanja zaščite«.

V pogovornem oknu »Začni uveljavljanje zaščite« se prepričajte, da je izbrana možnost »Geslo«, dvakrat vnesite geslo in kliknite »V redu«.

Upoštevajte, da geslo ni potrebno in dokument ne varuje v celoti (dokument ni šifriran). Pomaga preprosto preprečiti, da bi ljudje izklopili omejitve oblikovanja in urejanja.

Če izberete »Overjanje uporabnika«, boste verjetno videli naslednjo napako:

»Vaš računalnik ni nastavljen za upravljanje pravic do informacij (IRM). Če želite nastaviti IRM, se prijavite v Office, odprite obstoječe IRM zaščiteno sporočilo ali dokument ali se obrnite na službo za pomoč. «

Priporočamo uporabo gesla. Veliko je preprostejše.

Ko so omejitve uveljavljene, se v podoknu »Omeji urejanje« prikaže ustrezno besedilo, ki omogoča pregledovalcu izvajanje samo dovoljenih nalog za urejanje in oblikovanje..