Spremljanje sprememb v dokumentu

Zdaj, ko ste nastavili predlogo za svoj dokument v 1. lekciji in je bil pripravljen prvi osnutek dokumenta, je čas urejanja. Če v dokumentu sodeluje več oseb, lahko s funkcijo sledenja sprememb v Wordu ugotovite, katere spremembe so bile narejene in kdo jih je naredil.

ŠOLSKA NAVIGACIJA

1. Uporaba predlog za zagotavljanje skupne postavitve in oblikovanja
2. Spremljanje sprememb v dokumentu
3. Uporaba komentarjev za označevanje sprememb v dokumentu
4. Omejevanje in zaščita dokumentov in predlog
5. Različice, primerjanje in združevanje dokumentov

Ko spremenite dokument z vklopljenimi spremembami sledenja, se vsaka sprememba, ki jo naredite v dokumentu, prikaže kot obarvana oznaka, vsakemu pregledovalniku pa je dodeljena druga barva.

Izbrisano besedilo ne izgine - prečrtano in dodano je podčrtano besedilo. To vam omogoča, da si ogledate vse spremembe v dokumentu, preden jih naredite trajne, in sprejmete ali zavrnete vsako spremembo. Pokazali vam bomo, kako sprejeti in zavrniti spremembe pozneje v tej lekciji.

V tej lekciji vam bomo pokazali, kako vklopite funkcijo »Spremljanje sprememb« in uporabite različne poglede. Če želite, da drugi pregledovalci spremljajo spremembe, lahko zaklenete funkcijo »Spremembe sledi«. Ko so vse spremembe opravljene, je treba vsako spremembo pregledati. Pokazali vam bomo, kako sprejeti in zavrniti spremembe. Prilagodite funkcijo »Spremembe sledi« z uporabo številnih razpoložljivih možnosti.

Vklopite spremljanje sprememb

Če želite vklopiti »Spremljanje sprememb«, kliknite zavihek Pregled in kliknite »Sledi spremembam."

Ko je vklopljena možnost »Spremembe sledi«, se gumb prikaže z modrim ozadjem.

Vse spremembe, ki jih naredite v dokumentu, bodo prikazane kot barvne oznake.

Spremenite pogled za označevanje in skrij spremljane spremembe

Ko vklopite »Spremljanje sprememb«, so različni načini prikaza označevanja različni. Pogled »Vse oznake« prikazuje vse dejanske popravke v vašem dokumentu, kot je prikazano zgoraj. To je privzeti pogled za dokumente, odprte s funkcijo »Spremembe sledi«. Če pa imate v dokumentu veliko popravkov, se lahko zbere z vsemi prikazanimi popravki.

Za izboljšanje berljivosti dokumenta lahko uporabite pogled »Simple Markup«, ki skriva kompleksne oznake. Vedite, da je vsaka sprememba označena z navpično črto na levi strani besedila. Kliknite to vrstico, da preklopite iz pogleda »Vse oznake« na pogled »preprosto označevanje«.

OPOMBA: Preklapljanje pogledov označevanja vpliva na vse spremljane spremembe v dokumentu, ne samo na tisto, kjer ste kliknili navpično vrstico.

Pogled »preprosto označevanje« skriva spremljane spremembe v besedilu in strne komentarje (obravnavane v 3. lekciji) v majhne balone, navpične črte, ki označujejo spremljane spremembe, pa so prikazane v rdeči barvi. Ponovno kliknite vrstico, da preklopite na pogled »Vse oznake« in si oglejte vse spremenjene spremenjene vrstice.

Prikazne razdelke lahko spremenite tudi v spustnem meniju »Prikaži za pregled« v razdelku »Sledenje« na kartici »Pregled«..

Poleg pogledov »Simple Markup« in »All Markup« lahko izberete tudi »No Markup«, če si želite ogledati končno različico dokumenta, kot če bi bile sprejete spremenjene spremembe (razpravljali bomo o sprejetju in zavrnitvi sprememb pozneje v v tej lekciji) ali “Original” za ogled izvirne različice dokumenta. Možnosti »No Markup« in »Original« skrivata inline markup.

OPOMBA: Možnosti »Brez označevanja« in »Izvirnik« pomagata tudi pri tiskanju dokumenta, ki je označil spremembe v njem. Če skrijete spremenjene spremembe, se ne bodo natisnile.

Pokaži popravke v balonih in ne v vrstici

Privzeto je večina revizij prikazanih v vrstici, pri čemer je samo besedilo označeno. Lahko pa se odločite, da prikažete revizije v balonih, ki večino popravkov premaknejo na desno rob. To lahko olajša branje dokumenta, baloni pa nudijo podrobnejše informacije o nekaterih oznakah.

Če želite prikazati popravke v balonih, kliknite zavihek »Pregled« in nato v razdelku »Sledenje« kliknite »Pokaži oznako«. V spustnem meniju izberite »Baloni« in nato »Pokaži popravke v balonih«.

Večina revizij se prikaže v “Markup Area” na desnem robu. Vendar pa se vsa dodana besedila še vedno prikažejo v vrstici.

Če si želite znova ogledati označbe, izberite Baloni iz spustnega menija »Pokaži označevalnik« in nato izberite »Prikaži vse spremembe v vrstici« ali »Prikaži samo komentarje in oblikovanje v balonih«.

OPOMBA: Skrivanje spremenjenih sprememb se ne znebite. Vsako spremembo morate sprejeti ali zavrniti, da jih popolnoma odstranite, preden distribuirate končni dokument. Nekaj ​​pozneje v tej lekciji bomo razpravljali o sprejemanju in zavračanju sprememb.