Iskanje Outlook Email po pošiljatelju, datum, ključne besede, velikost in več

Iskanje po e-pošti v Outlooku se lahko izkaže kot težka naloga, če ste nekdo kot jaz z več datotekami PST in več deset tisoč e-poštnih sporočil, ki zajemajo desetletja. Večina podjetniških okolij uporablja Outlook za e-pošto in mnogi ljudje imajo poslovne in osebne e-pošto, shranjene v Outlooku.

V starejših različicah Outlooka ste potrebovali dodatke tretjih oseb, kot je Xobni, za hitro iskanje po e-pošti. Na srečo je Microsoft od leta 2010 ustvaril uporabno funkcijo iskanja, ki dejansko deluje in vam omogoča hitro iskanje e-poštnih sporočil s pomočjo različnih filtrov. Iščete lahko besedilo, naslove, priloge, pošiljatelje itd. In lahko filtrirate po datumu, velikosti, predmetu, pomembnosti in še več.

V tem članku vam bom pokazal, kako zagotovite, da bodo vsa vaša e-poštna sporočila indeksirana v sistemu Windows, in kako izvajati različne vrste iskanj glede na to, kaj iščete.

Upoštevajte, da ta članek predvideva, da uporabljate Office 2010, 2013 ali 2016, saj so te različice najboljše za iskanje.

Vklopite indeksiranje

Preden lahko izvajate hitre in hitre poizvedbe v Outlooku, se morate prepričati, da so vsa vaša e-poštna sporočila indeksirana. Če želite to preveriti, nadaljujte in kliknite iskalno polje, ki ga vidite na vrhu e-poštnega nabiralnika.

Ko kliknete v iskalno polje, se prikaže Orodja za iskanje v traku se pojavi zavihek. Na skrajni desni strani kliknite Orodja za iskanje in nato kliknite Možnosti iskanja.

Spodaj Viri, kliknite na Možnosti indeksiranja gumb.

To vas bo pripeljalo do sistema Windows Možnosti indeksiranja kjer lahko izberete različne lokacije, ki jih želite indeksirati. Če ne vidite Microsoft Outlook na seznamu morate klikniti na Spremeni gumb.

Pojdite, preverite Microsoft Outlook in kliknite V redu.

Windows bo takoj začel indeksirati e-poštna sporočila in lahko kliknete, če želite preveriti, kdaj je to opravljeno Status indeksa pod Orodja za iskanje, kot je prikazano zgoraj.

Videli boste sporočilo, v katerem je navedeno, koliko elementov je treba indeksirati in ko bo končano, bo Outlook zaključil z indeksiranjem vseh vaših elementov. Zdaj pa se naučimo, kako iskati v Outlooku.

Izvajanje iskanj v Outlooku

Če želite začeti iskati v Outlooku, kliknite Prejeto ali kliknite določeno mapo. Če kliknete na mapo Prejeto, boste opazili, da bo polje imelo Išči trenutni poštni nabiralnik na seznamu. Kliknete lahko na mali spustni meni desno in izbirate med drugimi možnostmi Trenutna mapa, Podmape, in Vsi elementi Outlook.

Ko kliknete na mapo »Prejeto«, Trenutni poštni predal se samodejno izbere. S tem boste poiskali vso pošto v celotnem nabiralniku, vključno z vsem, kar je v mapi »Prejeto«, »Poslano«, »Izbrisani predmeti«, »V pošiljanju« itd. Trenutna mapa, ki bo iskal samo po e-pošti v tej mapi, ki ne bo vsebovala podmap.

Če imate mapo s podmapami, izberite Podmape v spustnem meniju, da bi iskali samo podmape.

Zdaj, ko razumemo, da se naučimo, kako izvajati različne vrste iskanj v Outlooku. To lahko storite na dva načina: z uporabo traku za iskanje ali sintakso poizvedbe. Kot bi lahko povedali, je ta možnost bolj tehnična, vendar vam omogoča, da ustvarite nekaj zapletenih iskanj.

Uporaba orodij za iskanje v Outlooku

Začnimo z lažjo metodo, ki bo delovala v redu za večino ljudi. Kliknite iskalno polje, ko izberete mapo »Prejeto« ali mapo in nato kliknete Orodja za iskanje v traku. Oglejmo si vse različne možnosti.

Na skrajni levi je Področje uporabe, ki je enako kot spustno polje, ki sem ga omenil zgoraj. Naprej je Rezultati, ki ne bo aktivna, dokler ne izvedete iskanja. Outlook bo privzeto prikazal samo najnovejše elemente, ki ustrezajo iskanju, in morda ne bo prikazal vseh rezultatov. Lahko kliknete Vključi starejše rezultate prikažete vse rezultate ali se pomaknite do dna rezultatov iskanja in izberite Pokaži več.

Izboljšajte kjer lahko resnično spustimo in najdemo točno to, kar iščemo. Prvič, kako bomo iskali točno besedilo v Outlooku? Recimo, da želite poiskati vsa e-poštna sporočila z vašim SSN ali z določeno besedo. V teh primerih uporabite dvojne narekovaje.

Zgoraj sem iskal besedo Sherlock tako, da ga postavimo v dvojne narekovaje. Če je beseda v vrstici z zadevo, bo označena z rumeno. Ko kliknete katero od e-poštnih sporočil, boste videli tudi označeno besedo, ki je primerna.

To je ena najpogostejših vrst iskanj. Še eno skupno iskanje je s pošiljateljem. To je zelo enostavno v Outlooku. Preprosto kliknite na Od v traku in začnite tipkati ime osebe ali e-poštni naslov.

Če želite dodati več iskalnih kriterijev, kot je prikazovanje samo e-poštnih sporočil določenega pošiljatelja, ki ima priponke, preprosto kliknite Ima priponke gumb.

Še naprej lahko dodajate več filtrov za zmanjšanje niza rezultatov e-poštnih sporočil. Večina drugih možnosti je precej samoumevna, kot so neprebrana, označena, pomembna itd. Če želite iskati po datumu, lahko kliknete ta teden in dobite nekaj možnosti, kot je ta teden, ta mesec, to Leto, itd.

Če želite iskati po datumu ali narediti nekaj podobnega najti najstarejšo e-pošto v Outlooku, morate uporabiti možnost Napredno iskanje ali sintakso poizvedbe. Začnimo z naprednim iskanjem. Če želite priti do tega, morate še enkrat klikniti na Orodja za iskanje in izbrati Napredno iskanje.

Upoštevajte, da to iskanje išče samo trenutno izbrano privzeto mapo. Če želite iskati vse, morate klikniti na Brskanje desno zgoraj.

Če želite poiskati vse, izberite Prejeto in nato preverite Išči podmape škatla na dnu.

Zdaj na glavnem zaslonu za iskanje boste videli Čas na dnu, vendar vam daje le enake možnosti kot spustni meni v traku. Za naprednejše iskanje morate klikniti na Napredno zavihek.

Tukaj morate zgraditi lastna iskalna merila. Kliknite na Polje,nato pojdite na Polja za datum / čas in izberite Prejeto. Sedaj kliknite Stanje in se pomaknite navzdol do dna, dokler ne vidite drugih možnosti ali pozneje, ali prej, in med.

Če se odločite med, potem lahko vtipkate datume kot 01/01/2005 in 12/31/2005 in nato kliknite Dodaj na seznam. Tako izgleda moje iskanje.

Upoštevajte, da lahko na seznam še naprej dodajate več kriterijev, da bi omejili rezultate. V zgornjem primeru bom dobil vsa sporočila v tem časovnem obdobju, ki bodo verjetno preveč.

Če želite najti najstarejšo e-pošto v Outlooku, izberite ali prej in nato vtipkajte kateri koli datum, za katerega menite, da je precej star.

Prilagodite datum, odvisno od tega, koliko e-poštnih sporočil dobite. Z uporabo tega iskanja bi moralo biti zelo enostavno najti najstarejšo e-pošto v celotni Outlookovi datoteki.

Druga priljubljena iskanje je iskati največjo e-pošto v datoteki PST. Če želite to narediti, kliknite na Več možnosti v naprednem iskanju in videli boste možnost za velikost na dnu. Izberite večji kot in vnesite vrednost v kilobajtih. Če želite na primer poiskati e-poštna sporočila, večja od 5 MB, vnesete 5000.

To so le nekatera iskanja, ki jih lahko izvedete z uporabo naprednega iskanja. Poleg tega lahko vtipkate vse to v iskalno polje z uporabo sintakse iskanja in dobite enake rezultate. Na primer, lahko preprosto vtipkam sporočila:> 5 MB in dobite enake rezultate.

V tej objavi ne bom prebral vseh različnih možnosti iskanja, ker ima Microsoft stran, ki navaja vse različne možnosti sintakse iskanja. Upajmo, da boste z uporabo zgoraj navedenih orodij lahko našli e-poštno sporočilo, ki ste ga iskali. Uživajte!