Kako slediti spremembam v Excelu
Iščete način za sledenje sprememb v Excelovi preglednici? Obstaja veliko primerov, ko morate datoteko razdeliti več osebam in spremljati, katere spremembe so bile narejene. Morda boste želeli spremljati, kdaj je bila sprememba narejena, kdo je naredil spremembo, v kateri celici je prišlo do spremembe in kateri podatki so bili spremenjeni.
Excel ima vgrajene funkcije za sledenje, ki lahko obravnavajo vse zgoraj navedene primere. Vse spremembe lahko preprosto pregledate neposredno na delovnem listu, vsako spremembo pa lahko sprejmete ali zavrnete. Nekaj stvari, ki si jih morate zapomniti o funkcijah sledenja programa Excel:
1. Vklop sledenja ne pomeni, da lahko razveljavite spremembe nazaj v prejšnje stanje. To je v bistvu log datoteka, ki beleži vse in to je to. Ročno si lahko ogledate, kateri podatki so bili izbrisani ali dodani, vendar boste morali sami spremeniti preglednico.
2. Vklop sledenja ne pomeni, da bo vsaka sprememba, ki jo naredite, zabeležena. Vsi podatki, shranjeni v celici, se spremljajo, druge spremembe, kot je oblikovanje, pa niso. Druge spremembe, ki se ne spremljajo, vključujejo skrivanje / razkrivanje vrstic in stolpcev, komentarje in vrednosti celic, ki se spremenijo zaradi ponovnega izračuna formule.
3. Zgodovina sprememb je privzeto shranjena le 30 dni. Če spremenite delovni list programa Excel in nato 45 dni kasneje še enkrat odprete delovni zvezek, boste lahko videli zgodovino sprememb za vseh 45 dni, dokler ne zaprete delovnega zvezka. Ko ga zaprete, bo zgodovina sprememb, starejših od 30 dni, izginila. To pomeni, da naslednjič, ko jo odprete, ne boste mogli videti, da ste to storili 45 dni prej.
4. Kadar se vklopi sledenje, delovni zvezek postane deljen delovni zvezek. To pomeni, da bo več uporabnikov spreminjalo dokument.
Zdaj, ko poznate nekaj osnov, kako sledenje deluje v Excelu, se pogovorimo o tem, kako ga omogočiti, spremeniti nastavitve in spremljati spremembe!
Omogočanje sledenja
Gremo naprej in najprej vklopimo sledenje. Odprite Excel in kliknite na Pregled na traku. Na skrajni desni strani bi morali videti možnost Sledi spremembam pod Spremembe oddelek.
Kliknite gumb in izberite Označite Spremembe. Prikaže se pogovorno okno, kjer morate zdaj izključiti možnost »Spremljanje sprememb med urejanjem. To tudi deli vaš delovni zvezek..
Tukaj imate več možnosti Kdaj, Kdo?, in Kje. Za Kdaj, Vse pomeni, da bo vsaka sprememba označena. Imate tudi možnost označevanja sprememb od zadnjega shranjevanja dokumenta, od določenega datuma, ali sprememb, ki še niso bile pregledane.
Če preverite Kdo?, lahko spremljate spremembe, ki so jih naredili vsi, ali spremembe, ki so jih naredili vsi, razen vas. The Kje vam omogoča spremljanje sprememb samo za določen del preglednice. Kliknite gumb na desni in izberite obseg celic, ki jih želite spremljati.
Končno lahko prekličete potrditev Označite spremembe na zaslonu Če ne želite, da bi drugi vedeli, da spremljate spremembe. Po privzetku, ko zaženete sledenje in je ta možnost izbrana, bo katera koli spremenjena celica prikazala majhno puščico v zgornjem levem kotu, da pokaže, da je bila spremenjena.
Tudi, če kliknete na spremenjeno celico (z Označite spremembe na zaslonu vklopljeno), boste dobili nekaj pojavnega okna, iz katerega bo prikazana vrednost, iz katere je bila spremenjena in v katero in koliko časa. Če prekličete izbiro možnosti Označi spremembe na zaslonu, se ta mali črni trikotnik ne bo prikazal.
Torej, na primer, lahko skrijete spremembe na zaslonu, če ne označite polja, pošljete datoteko vsem, ki jih morajo spremeniti, in ko jo dobite nazaj, pojdite na Sledi spremembam in ponovno preverite polje.
Konfigurirajte sledenje
Naslednji korak je, da si ogledate nastavitve za sledenje in jih prilagodite vašim potrebam. Če želite to narediti, kliknite na Delite delovno zvezo gumb, ki je neposredno na levi strani Sledi spremembam gumb. Kliknite na Napredno zavihek Delite delovno zvezo prikaže pogovorno okno.
Tu lahko spremenite število dni za ohranitev zgodovine sprememb v nekaj drugega kot 30 dni. Spremembe se privzeto posodabljajo, ko je datoteka shranjena, vendar jo lahko naredite tako, da se samodejno izvede vsakih nekaj minut. Končno lahko izberete, kako želite reševati konflikte: bodisi s tem, ko vas zaproša bodisi preprosto pustimo zadnjo spremembo pri shranjevanju datoteke.
Ogled sprememb
Ko omogočite sledenje in naredite nekaj sprememb, lahko znova kliknete gumb Spremljaj spremembe, kliknete Spremembe sprememb in opazite, da Seznam sprememb na novem listu ni več zasenčen.
Preverite in kliknite V redu. Imenovan je nov delovni list Zgodovina dodali boste, da si lahko ogledate vse spremembe, ki so bile narejene v tem delovnem zvezku.
V nekem trenutku boste morali odobriti ali zavrniti spremembe. Pregledate lahko vse spremembe in nato izberete tiste, ki jih želite obdržati ali zavreči.
Preprosto kliknite Sledi spremembam spet in izberite Sprejmi / zavrni spremembe. Izberite možnosti za izbiro sprememb, ki jih želite sprejeti ali zavrniti. Če želite pregledati vse spremembe, samo pustite Kdaj in preverite, ali je nastavljeno na Ni pregledano.
Kliknite V redu in Excel bo začel prikazovati vsako spremembo, ki ste jo naredili, in vam dali možnost Sprejmi ali Zavrni. Lahko tudi Sprejmi vse ali Zavrni vse se spremeni, če želite.
Če spremembo zavrnete, se bo takoj vrnila nazaj na to, kar je bilo prvotno v tej celici. Treba je omeniti, da če se druga celica sklicuje na vsebino zavrnjene celice, se bo ta vrednost spremenila tudi, ko se referenčna vrednost celice vrne nazaj. To lahko povzroči prekinitev formul itd. Zato bodite previdni.
To je to! Z uporabo te vgrajene funkcije lahko zdaj preprosto spremljate vse spremembe v Excelovi preglednici. Če imate kakršnakoli vprašanja, napišite komentar. Uživajte!
