Oblikuj celice z uporabo pogojnega oblikovanja v Excelu
Če ste navajeni uporabljati starejše različice programa Excel, vas bodo možnosti Excel 2007, 2010 in 2013 pogojnega oblikovanja navdušile. Torej, zakaj bi se želeli truditi z uporabo pogojnega oblikovanja? No, tukaj je nekaj razlogov, zakaj ljubim to funkcijo programa Excel:
1. Da bodo vaši podatki bolj vizualno privlačni.
2. Če želite, da bodo preglednice lažje razumljive.
3. Identificirati določene vrste številk za pomoč pri reševanju problemov.
4. Pomagati vam pri oblikovanju sklepov iz svojih podatkov.
5. Vizualno prikaže uporabniku, kaj je "dobro" ali "slabo" z uporabo zelene in rdeče.
Zdaj lahko uporabite pogojno oblikovanje za oblikovanje vsake celice v obsegu na podlagi vaših meril (in obstaja veliko možnosti oblikovanja). Če imate na primer dobiček in želite barvno kodirati ves dobiček, ki je večji od 200 $ kot zelen, in vsi dobički manj kot 200 $ kot rumeno in vse izgube kot rdeče, lahko uporabite pogojno oblikovanje za hitro izvedbo dela za vas.
Pogojno oblikovanje v Excelu
S pogojnim oblikovanjem lahko hitro in enostavno formatirate velike količine podatkov, pri čemer lahko še vedno ločite različne vrste podatkov. Ustvarite lahko pravila za možnosti oblikovanja, ki bodo Microsoft Excel omogočila samodejno oblikovanje. Zares morate slediti le trem preprostim korakom.
Korak 1: Izberite celice, ki jih želite formatirati.
2. korak: Kliknite gumb Pogojno oblikovanje v meniju Domov, razdelek Slogi.
3. korak: Izberite svoja pravila. Obstajajo Označite Pravila za celice in Pravila za vrh / dno na vrhu, ki vam omogoča primerjave z vrednostmi. Za ta primer smo uvedli tri pravila. Prva je bila, da je bila vsaka vrednost, večja od 200 $, zelena.
Treba je omeniti, da se lahko za primerjavo podatkov z drugim nizom podatkov uporabi tudi samo oddelek Pravila za poudarjanje celic. Vse ostalo bo uporabilo samo en podatkovni niz, ki ste ga označili, in primerjali vrednosti med seboj. Na primer, če uporabljamo pravilo Večje, lahko primerjam vrednosti od A1 do A20 z določeno številko ali lahko primerjam A1 do A20 proti B1 do B20.
Ista logika je veljala za drugo in tretje pravilo. Drugo pravilo je bilo, da je bilo med 0 in 200 dolarji oblikovano rumeno. Tretje pravilo je bilo, da je bilo vse manj kot 0 $ oblikovano rdeče. Izgleda, kakšen je del končne preglednice.
Če vam niso všeč te možnosti oblikovanja, ima Excel številne nove možnosti pogojnega oblikovanja, ki jih lahko uporabite. Vstavite lahko na primer ikone, kot so barvne puščice (Ikone), stolpčni grafikoni kot v drugem primeru (Podatkovne vrstice), ali celo obseg samodejno izbranih barv, kot je v zadnjem primeru (Barvne lestvice). Te tri možnosti primerjajo le vrednosti iz istega niza podatkov. Če izberete A1 do A20, bodo te vrednosti primerjane le med seboj.
Če se pozneje odločite, da ne želite, da so vaše celice pogojno oblikovane, morate le počistiti oblikovanje. V ta namen izberite gumb Pogojno oblikovanje in izberite Počisti pravila. Nato izberite, ali želite pravila izbrisati samo iz izbranih celic ali iz celotnega delovnega lista.
Če ste ustvarili več pravil, boste morda pozabili, katera pravila ste uporabili za katere celice. Ker lahko na isti niz celic uporabite veliko pravil, lahko postane precej zmedeno, še posebej, če je nekdo drug izdelal preglednico. Če želite videti vsa pravila, kliknite gumb Pogojno oblikovanje in nato kliknite Upravljanje pravil.
Če se za isto področje celic uporablja več pravil, se pravila ocenjujejo tako, da se od višjega prednostnega pomena do nižjega. Privzeto bo najnovejše dodano pravilo imelo višjo prednost. To lahko spremenite s klikom na pravilo, nato pa z gumboma s puščico navzgor in navzdol spremenite vrstni red. Prav tako lahko kliknete spustni meni na samem vrhu in si ogledate pravila samo za trenutni izbor ali za vsak list v delovnem zvezku.
Obstaja tudi potrditveno polje Stop Če je res, ki jih ne bom podrobno obravnaval, ker je precej zapleten. Lahko pa preberete to objavo iz Microsofta, ki jo podrobno razloži.
Nove možnosti pogojnega oblikovanja Excel 2010
V Excelu 2010 je skoraj vse enako, ko gre za pogojno oblikovanje, ki je bilo vključeno v Excel 2007. Vendar pa obstaja ena nova funkcija, ki resnično naredi veliko močnejšo..
Prej sem omenil, da Označite Pravila za celice vam omogoča primerjavo enega niza podatkov z drugim nizom podatkov v isti preglednici. V letu 2010 lahko zdaj v istem delovnem zvezku navedete drug delovni list. Če to poskušate narediti v programu Excel 2007, vam bo omogočil izbiro podatkov iz drugega delovnega lista, vendar boste ob poskusu, da kliknete OK na koncu, dobili sporočilo o napaki.
V Excelu 2010 lahko to storite, vendar je nekoliko zapleteno, zato ga bom razlagal korak za korakom. Recimo, da imam dva delovna lista in na vsakem listu imam podatke od B2 do B12 za nekaj takega kot dobiček. Če želim videti, katere vrednosti v B2 do B12 iz lista 1 so večje od vrednosti B2 do B12 lista 2, najprej v tabeli 1 izberem vrednosti B2 do B12 in nato kliknem Odlično pod Pravili za označevanje celic.
Sedaj kliknite na referenčni gumb celice, ki sem ga prikazal zgoraj. Okno se spremeni in ikona kazalca postane bel križ. Zdaj nadaljujte in kliknite na list 2 in izberite SAMO celica B2. Ali NE izberite celotno območje od B2 do B12.
Videli boste, da ima polje zdaj vrednost = List2! $ B $ 2. To bomo morali spremeniti v = List2! $ B2. V bistvu se samo znebite $ , ki prihaja pred 2. To bo ohranilo stolpec fiksno, vendar bo dovolil, da se številka vrstice samodejno spremeni. Iz kakršnega koli razloga vam ne bo dovolil izbrati celotnega razpona.
Ponovno kliknite referenčni gumb celice in kliknite V redu. Zdaj bodo vrednosti v listu 1, ki so večje od lista 2, oblikovane glede na izbrane možnosti oblikovanja.
Upam, da je vse to smiselno! Ko pogledamo Excel 2013, ni videti nobenih novih funkcij, ko gre za pogojno oblikovanje. Kot zadnje nasvet, če menite, da se privzeta pravila ne ujemajo s tem, kar poskušate doseči, lahko kliknete Novo pravilo in začeti iz nič. Kar je dobro pri ustvarjanju novega pravila, je, da lahko s formulo določite, katere celice želite formatirati, kar je zelo močno.
Čeprav pogojno oblikovanje na površini izgleda relativno enostavno in preprosto, lahko postane precej zapleteno glede na vaše podatke in vaše potrebe. Če imate kakršnakoli vprašanja, lahko objavite komentar. Uživajte!
