Ustvarite spustne sezname v Excelu z uporabo validacije podatkov

Če ste velik uporabnik programa Excel, ste se morda znašli v situaciji, ko ste želeli, da ste lahko preprosto izbrali vrednost za celico s spustnega seznama izbir, namesto da bi morali kopirati in prilepiti besedilo med celicami. Recimo, da imate Excelov list za svoj osebni proračun in vsakič, ko vnesete transakcijo v novi vrstici, vnesete, ali je njegov dohodek ali odhodek.

Včasih jo lahko napačno vtipkate ali pa imate dolg seznam različnih vrst izdatkov in prihodkov, tako da je to lahko bolečina za vzdrževanje in spomin. Enostavna rešitev v Excelu je, da ustvarite svoj spustni seznam izbir, potegnjenih iz določenega stolpca na istem listu ali drugem listu. To je lahko zelo uporabno, ker lahko zdaj z enim poljem shranite vse svoje referenčne sezname kot zbirko podatkov in jih uporabite na katerem koli drugem listu v delovnem zvezku.

Kako naj to naredimo? Pravzaprav ni zelo težko! To storite tako:

1. Najprej ustvarite nov delovni zvezek in ga odprite Sheet1 začnite v vrstici 1, stolpec 1 (A1) in v stolpec vnesite nekaj kategorij stroškov. Na primer:

2. Zdaj, ko ste dobili svoj seznam referenc, nadaljujte in izberite celice s podatki v njih. V našem primeru bomo izbrali celice od A1 do A8. Levi klik na A1 in držite miškin gumb in ga povlecite, dokler ne pridete do A8.

3. Zdaj v okencu poleg polja z besedilom na levi (imenovan tudi polje Ime) vnesite ime za svoj seznam in pritisnite Enter. Vtipkal sem Stroški za naš seznam. S tem v bistvu celicam od A1 do A8 podate ime, tako da se lahko skupina celic zdaj sklicuje z imenom in ne na A1 do A8..

4. Zdaj lahko uporabimo naš seznam za ustvarjanje spustnega menija s temi vrednostmi. Najprej izberite celico, v kateri želite ustvariti spustni seznam. To je lahko na istem listu ali na različnem listu. Šel sem naprej in izbral celico A1 na Sheet2 za primer.

Nato pojdite na glavni meni in izberite Podatki in potem Validacija. Če uporabljate različico Excela z vmesnikom traku, boste morali klikniti na Podatki zavihek.

Na Nastavitve izberite zavihek Seznam pod Dovoli naslov. Poskrbi Spustni meni v celici je izbrana in vnesite ime, ki smo ga pravkar ustvarili (Stroški v tem primeru) z = spredaj. Tako bi moralo biti “= Stroški“.

Kliknite v redu in zdaj boste videli, da ima trenutna celica, ki ste jo izbrali, malo puščico, ki je obrnjena navzdol. Kliknite na puščico in videli boste seznam elementov, ki smo jih vnesli v Sheet1.

Kaj pa, če potrebujete ta seznam v 1000 vrsticah? Tudi to je enostavno. Samo premaknite kazalec v spodnji desni kot celice A1 in ga povlecite navzdol, kolikor želite. Vse celice bodo zdaj na voljo v spustnem seznamu.

To je to! Ne pozabite, da je to mogoče uporabiti na katerem koli Excelovem listu, kjer imate nekakšen seznam za iskanje, ki ga morate vedno znova vnesti. Z uporabo validacije podatkov se lahko izognete človeškim napakam in povečate učinkovitost. Če imate kakršna koli vprašanja o uporabi spustnih seznamov v Excelu, napišite komentar in poskusil vam bom pomagati. Uživajte!