Kaj je AutoArchive v Outlooku in kako deluje?
Če ste uporabili orodje za čiščenje nabiralnika, boste videli gumb AutoArchive, vendar boste morda pozorni na to, kako deluje in kaj bo naredil. Tukaj je, kaj počne in kako ga lahko uporabite.
Če kliknete gumb Samopovzroči, se postopek pomakne skozi vse mape v Outlooku in uporabi vsa samodejna pravila, ki ste jih nastavili (ne skrbite, privzeto pravilo za samodejno arhiviranje ne sme ničesar storiti, zato ne morete storiti nobene škode. kliknite gumb). Če pa želite starejše elemente premakniti v arhiv, v katerem se ne držijo, bo samodejno arhiviranje avtomatizirano. Gremo skozi nastavitev in zagon.
Kako vklopiti samodejno arhiviranje
Najprej morate vklopiti možnost AutoArchive in izbrati njene nastavitve. Pojdite na Datoteka> Možnosti> Dodatno in nato kliknite gumb »Nastavitve samodejnega arhiviranja«.
Dokler je izklopljena možnost »Izvedi vsako samodejno arhiviranje« (kar je privzeto), samodejno arhiviranje ne bo nikoli zagnano.
Ko vklopite možnost »Run AutoArchive every«, so zdaj na voljo vse možnosti.
Za razliko od Folder Cleanup, ki ima eno okno nastavitev v File Options in potem vam omogoča, da te nastavitve zaženete za katerokoli mapo, ki vam je všeč kot ročna naloga, so nastavitve AutoArhive, prikazane tukaj, privzete nastavitve. Vsaka mapa, ki ima vklopljeno samodejno arhiviranje, lahko uporabi te privzete nastavitve ali pa uporabite različne nastavitve za različne mape, če želite. Preučili bomo, kako to narediti kasneje, vendar za zdaj poglejmo privzete nastavitve.
Kako nastaviti avtomatsko arhiviranje
Prva stvar, ki jo je treba opozoriti, je, da ko je AutoArhive vklopljen, se bo izvajal vsakih 14 dni. To lahko spremenite s puščicama navzgor in navzdol ali s tipkanjem številke in lahko izberete katero koli vrednost od 1 do 60 dni. Vnesete lahko poljubno dvomestno število, če pa je več kot 60, bo Outlook prikazal sporočilo o napaki, ko boste kliknili »V redu« in morali boste spremeniti vrednost, preden jo lahko shranite..
Naslednja možnost - »Vprašaj pred samodejnim zagonom« - vam omogoča izbiro, da vam Outlook prikaže poziv, preden se AutoArhive zgodi. Ta poziv vam omogoča, da pregledate nastavitve ali prekličete ta postopek samodejnega arhiviranja, če želite.
Preostale nastavitve se nanašajo na to, kateri elementi bodo arhivirani in kaj se bo zgodilo med procesom arhiviranja. Prva možnost tukaj - »Izbriši iztekle predmete (samo e-poštna mapa)« - se nanaša na e-poštna sporočila, ki jim je bil dodan datum poteka. To ne vpliva na naloge ali dogodke, tudi če vklopite samodejno arhiviranje za te mape.
Preostale nastavitve veljajo za vse elemente, ne samo za e-pošto. To pomeni dogodke v koledarju, opravila, beležke in vnose v dnevnik.
Če ste vklopili možnost »Arhiviraj ali izbriši stare elemente«, so privzete nastavitve za Outlook, da premaknejo predmete, starejše od 6 mesecev, v novo, ločeno datoteko .pst z imenom Arhiv (privzeto) in to omogočite v podoknu za krmarjenje v Outlook, tako da lahko dostopate do arhiviranih elementov, kadar koli želite. Vrednost »Očisti postavke starejše od« lahko spremenite od 1 dneva do 60 mesecev, izberite drugo datoteko .pst za arhiviranje elementov ali pa izberite možnost »Trajno brisanje starih elementov«.
Bodite opozorjeni, da ta izbris obide mapo Izbrisano, in vaši predmeti bodo v celoti izbrisani iz Outlooka. Morda boste še vedno lahko dostopali do njega na vašem poštnem strežniku, odvisno od vaših nastavitev, vendar se na to ne bi smeli zanašati. To možnost izberite le, če želite elemente za vedno izbrisati.
Ko kliknete »V redu«, se vklopi samodejno arhiviranje. Izvajal se bo v skladu z izbrano vrednostjo »Run AutoArhive every«, ki ste jo izbrali (vsakih 14 dni, privzeto), začenši danes. Ko ga vklopite, morate pričakovati, da se bo zagnala precej hitro. V naših testih je trajalo manj kot deset minut med vklopom in prejemanjem poziva, ki nam je povedal, da se bo AutoArchive zagnal. Samodejno arhiviranje je privzeto zagnano samo v nekaj mapah, tako da, če želite, da se izvaja na določenih mapah - ali želite prilagoditi, kako deluje v različnih mapah - nadaljujte z branjem.
Kako vklopiti in prilagoditi AutoArhive za različne mape
Ko vklopite samodejno arhiviranje, se privzeto izvaja samo z naslednjimi mapami:
- Poslani predmeti
- Izbrisani elementi
- Koledar
- Naloge
Če želite, da se izvaja v kateri koli drugi mapi, jo morate vklopiti za vsako mapo (ali pa jo izklopiti v kateri koli od teh štirih map, s katerimi ne želite, da se izvaja). To naredite tako, da z desno tipko miške kliknete mapo v podoknu za krmarjenje in kliknete »Lastnosti«.
Do lastnosti map lahko dostopate tudi tako, da v traku izberete mapo> Lastnosti mape. (Za mape, kot so koledar in opravila, ki se ne prikažejo v podoknu za krmarjenje, je to edini način za dostop do lastnosti mape.) Na voljo je tudi možnost, da greste naravnost v nastavitve za samodejno arhiviranje, kar vam prihrani korak, ko boste » v mapi Lastnosti mape.
V oknu Lastnosti mape kliknite zavihek Samopovzetek, da odprete nastavitve za to mapo.
V večini map bo privzeto vklopljena nastavitev »Ne arhiviraj predmetov v tej mapi«. To pomeni, da se bo, ko se bo izvajal samodejni postopek, mapa prezrla in v njej ne bodo arhivirani nobeni elementi. Če želite vključiti mapo, vklopite možnost »Arhiviranje elementov v tej mapi z uporabo privzetih nastavitev«.
Če pa želite, da so nastavitve za samodejno arhiviranje za to mapo drugačne od privzetih nastavitev, vklopite »Arhiviraj to mapo s temi nastavitvami« in spremenite nastavitve po svojih željah.
Če želite kadar koli vrniti vse mape za uporabo privzetih nastavitev, se lahko vrnete v Datoteka> Možnosti> Napredno> Nastavitve za samodejno arhiviranje in kliknite gumb »Uporabi te nastavitve na vse mape«. To bo spremenilo vse mape s funkcijo »Arhiviraj to mapo s temi nastavitvami«, da bo vklopljena možnost »Arhivski predmeti v tej mapi s privzetimi nastavitvami«..
Ko ste nastavili privzete nastavitve za samodejno arhiviranje in nastavitve v mapi, nastavite tako, kot želite, lahko pustite postopek tiho delo v ozadju, sprostite prostor za vas in ohranjate mape preveč napihnjene..
