Uporabite pogojno oblikovanje za prikaz pomembnih sporočil Outlook
Outlook vam omogoča ustvarjanje in prilagajanje pogledov mape na več načinov, kot sta dodajanje in odstranjevanje stolpcev ali združevanje in razvrščanje sporočil. Pravila lahko uporabite tudi za to, da Outlook prikaže sporočila na različne načine glede na njihove lastnosti (kot so pošiljatelj, vrstica zadeve ali časovni žig). To se imenuje pogojno oblikovanje. Poglejmo, kako deluje.
Nadgradnja: Eden od naših bralcev je opozoril, da je pogojno oblikovanje na voljo samo v različici programa Outlook in Windows ne različica macOS. Hvala, Christy!
Kako začeti
Če želite začeti z nastavljanjem pogojnega oblikovanja, pojdite na Pogled> Prikaži nastavitve.
Do naprednih nastavitev pogleda lahko dostopate tudi tako, da z desno miškino tipko kliknete glavo mape in izberete ukaz »Pogled nastavitev«.
V oknu Advanced View Settings si lahko prilagodite pogled mape. Kliknite gumb »Pogojno oblikovanje«.
To vas pripelje do okna pogojnega oblikovanja, ki ga boste uporabili za nastavitev različnih pravil za oblikovanje sporočil.
Elementi, prikazani v seznamu »Pravila za ta pogled«, so privzeta pravila, ki so opremljena z neprilagojenim pogledom mape. Na primer, lahko vidite, da so »Neprebrana sporočila« prikazana v krepkem, modrem Segoe UI pisavi z velikostjo 11 točk.
Kako delujejo pravila
"Pravila" so pogoji, ki jih mora sporočilo izpolniti za Outlook, da lahko uporabi oblikovanje. V privzetih pravilih se na primer pravilo »Neprebrana sporočila« aktivira, ko je sporočilo označeno kot neprebrano. Ko je to pravilo aktivirano, Outlook uporablja krepko, modro, 11-točkovno pisavo Segoe UI za prikaz.
Outlook uporablja pravila v vrstnem redu na vrhu seznama. Pravila, ki so višje na seznamu, imajo prednost pred pravili spodaj. Kako to deluje v praksi? Recimo, da imate dve pravili, eno na vrhu seznama, ki spremeni pisavo v zeleno, in eno spodaj na seznamu, ki spremeni pisavo v rdečo. Če sporočilo ustreza pogojem obeh pravil, bo pisava spremenjena v zeleno, ker je to pravilo višje na seznamu - pravilo, ki nastavi pisavo na rdečo, se prezre.
S privzetimi pravili lahko spremenite samo pisavo. Privzetih pravil ne morete izbrisati ali premakniti okoli ali spremeniti pogojev za pravilo. Privzeta pravila lahko izklopite, tako da jih počistite v seznamu »Pravila za ta pogled«.
Kako dodati novo pravilo
V oknu pogojnega oblikovanja kliknite gumb »Dodaj«. Novo pravilo, imenovano »Untitled«, bo dodano na seznam. Vnesite ime pravila in kliknite gumb »Stanje«.
Okno Filter vam omogoča, da se odločite o pogojih ali pogojih, ki jih mora izpolnjevati pošta za oblikovanje.
Tukaj bomo uporabili preprost primer in ga poiskali za sporočila, ki jih je poslal »Rob Woodgate« in vseboval besedo »Outlook« v polju »Zadeva«..
To storite tako, da najprej kliknete gumb »Od«, ki odpre imenik, in izberete stik.
Nato dodamo »Outlook« v polje »Išči besedo (-e)« in se prepričamo, da je na spustnem seznamu »V« izbrana možnost »Samo polje predmeta«. Ko končate, kliknite »V redu«.
Nazaj v pogojnem oblikovanju kliknite gumb »Pisava«.
Sporočila, ki ustrezajo filtru, ki smo ga nastavili, bodo prikazani v vijolični in krepki barvi. Nastavite vašo želeno vrednost, kliknite gumb »V redu«, nato še enkrat »V redu«, da zaprete okno za pogojno oblikovanje, nato pa še enkrat, da zaprete okno »Napredni pogled«..
Pravila se uporabljajo takoj. Spodaj lahko vidite, da so sporočila, ki izpolnjujejo naše pogoje, zdaj krepka in vijolična.
To je samo preprost primer - lahko dodate veliko pogojev, tudi zelo zapletenih. Če se vrnete v to okno filtra, lahko preklopite na zavihek »Več možnosti« in si ogledate kup dodatnih pogojev, ki jih lahko izberete.
Tukaj lahko izberete, ali se sporočilo ujema s tem, ali:
- Dodeljena je bila določena kategorija
- To je prebrano ali neprebrano
- Ima priponke ali pa ni priključkov
- Označena je kot visoka, normalna ali nizka prioriteta
- Označili ste jo vi, nekdo drug, ga nihče ne označi kot popoln
- Besedilo, ki ga iščete, mora ustrezati primeru
- To je posebna velikost, večja ali manjša od določene velikosti ali med dvema velikostma
Preklopite na zavihek »Napredno« in ustvarite zapletene pogoje.
Zavihek Dodatno vam omogoča, da izberete poljubno polje kjerkoli v Outlooku in izberete pogoj, ki ga želite ujemati. To je lahko precej preprosto, kot je ujemanje pošiljatelja s točnim naslovom, vendar imate na voljo veliko možnosti. Recimo, da želite, da se vaše pravilo ujema z e-poštnimi sporočili, ki ste jih prejeli. Kliknite gumb »Polje«, pokažite na »Polja za datum / čas« in nato kliknite možnost »Prejeto«.
Kliknite spustni meni »Pogoj«, da izberete stanje.
Izbire so veliko večje, kot bi pričakovali:
- Kadarkoli
- Včeraj
- Danes
- Jutri
- V zadnjih 7 dneh
- V naslednjih 7 dneh
- Prejšnji teden
- Ta teden
- Naslednji teden
- Prejšnji mesec
- Ta mesec
- Naslednji mesec
- Vklop
- Vklop ali izklop
- On ali prej
- Med
- Obstaja
- Ne obstaja
Druga polja, ki jih lahko izberete, ponujajo podobne količine možnosti.
Izberite svoj pogoj, dodajte vrednost in kliknite gumb »Dodaj v seznam«.
Na seznam lahko dodate toliko pogojev, kot želite. Da bi vam predstavili, koliko polj je na voljo, si oglejte samo meni »Celotna polja«.
Meni »Vsa polja za stike« ima več kot štiri stolpce z možnostmi - toliko jih ni bilo mogoče umestiti v razumen posnetek zaslona. Torej ne bomo šli skozi vsa polja in pogoje, zdaj pa veste, kje so in kako jih uporabljati.
V pravilu lahko nastavite več pogojev, da dobite stvari tako specifične, kot želite. Če želite, da bo Outlook prikazoval sporočila z rdečo pisavo 16pt, če gre za določeno osebo, ki je bila poslana v zadnjih sedmih dneh, vsebuje določeno besedo, in vključiti priponko? Ni problema.
Kako izbrišete pravilo
Če ste ustvarili pravilo in ga ne želite več, ga lahko enostavno izbrišete. V oknu Pogojno oblikovanje izberite pravilo, ki ga želite izbrisati, in kliknite gumb »Izbriši«. Zapomnite si, da lahko izbrišete le pravila, ki ste jih ustvarili, ne pa tudi vgrajenih privzetih pravil Outlooka.
Dodate lahko toliko pogojev, kot želite, in imate toliko pravil, kot želite. Kot smo vam že pokazali, ko imate pravila za pogojno oblikovanje, ki so nastavljena tako, kot želite, lahko pogled kopirate v drugo mapo ali v vse mape, če želite.
