Preprost sistem ovojnic za vodenje računovodskih evidenc

Foto: ollily

Ne skrbite, da ne boste imeli časa, da vse svoje finančne transakcije vnesete v zapleteno preglednico ali program. Sistem ovojnic za vodenje finančnih evidenc je malo vzdrževalen, stroškovno učinkovit in preprost za izvedbo v majhnem času. Vse kar potrebujete so kuverte, gumijasti trak, pero, ostrižnik, označevalnik, škatla za shranjevanje, ura na koncu meseca in vsi mesečni računi..

Sistem ovojnic je preprost in zabaven način za shranjevanje, organiziranje in shranjevanje vaših potrdil ter vodenje zanesljivih finančnih evidenc.

1. korak: Shranite vse račune v mesecu

Skozi mesec dobite potrdilo za vsak nakup, ki ga opravite. Če vam blagajna ne izda računa, ne pozabite vprašati. Pri nakupih na spletu poskrbite, da bodo potrdila takoj natisnjena. Če lahko, jih natisnete na tanek papir in jih oblikujete tako, da so po obliki in velikosti podobni običajnim potrdilom.

Vaše račune hranite v denarnici, dokler ne začnejo preliti, in jih nato odložite v določeno kuverto doma. Ovojnico obvezno označite z besedo »Trenutni prejemki« in jo shranite na varno mesto, ki je enostavno dostopno..

2. korak: Organizirajte prejemke ob koncu meseca

Preden lahko shranite svoje zapise na urejen način, morate organizirati potrdila. Preden jih lahko organizirate, morate vsako potrdilo dokončati posebej.

Pojdite skozi vse in označite:

• Datum
• Skupni porabljeni znesek (ali povrnjen)
• Vrsta transakcije (npr. Gotovina, bremenitev, ček, darilna kartica)

Poskrbite, da boste uporabili svetlejši označevalnik tako, da bo črnilo iz potrdila še vedno prikazano. Nekateri računi imajo zelo svetlo črnilo, ki ko se obkroži, izgine. V tem primeru preprosto poudarite pod informacijami v ravni črti, tako da ne bo krvavila v informacije.

Po označevanju zapišite beležke neposredno na račune, kot je potrebno:

• Zabeležite davčno priznane stroške, ki so lahko poslovni ali za dobrodelne namene
• Pojasnilo se vrne, zakaj so bili narejeni, koliko denarja je bilo vrnjenih in nove neto vsote
• Označite račune, kjer ni takoj jasno, kje je bil narejen nakup, komu je bil izdelan ali zakaj je bil narejen
• Zapišite si raznovrstne opombe, ki vam bodo pomagale voditi boljše zapise, morda bodo prihodnje donose, proračun v prihodnosti in boljši potrošnik (npr. Ugotavljanje, kako ste z določenim kuponom prihranili polovico, ko je prišlo do velike prodaje itd. )

Če ugotovite, da ni dovolj prostora za posamezno potrdilo o prevzemu teh zapisov, jih napišite na majhen kos papirja in ga spnite na zadnji del ustreznega potrdila. Na računu morate napisati opomnik, ki bo vseboval dodatne opombe na naslednji strani.

Kako naj bi izgledal dokončan račun (upoštevajte, da je to sponka za druge prejemke pod njo):

Ko končate zapisovanje, organizirajte paket v kronološkem vrstnem redu in ga spnite. Lahko pa uporabite sponko za papir. Ni pomembno, če namesto tega uporabite obratni kronološki vrstni red (z najnovejšimi potrdili na vrhu), toda karkoli se odločite - naj bo skladen. V nasprotnem primeru boste težko pozneje določili posamezne potrditve, ko boste morali preklopiti med dvema različnima sistemoma naročanja.

3. korak: Shranite potrdila z uporabo ovojnic in škatel

Ko pripravite mesečno serijo računov, jo postavite v kuverto. Morda boste morali več računov zložiti, da bo paket ustrezal. Razmislite o barvnem kodiranju ovojnice za sezono ali mesec, če vam bo to pomagalo ostati organizirano.

Nato zložite ovojnico (brez zapečatenja) in jo obrnite. Za označevanje ovojnice uporabite črno ali temno barvo. Sledite spodnjemu primeru, z mesecem in letom v zgornjem levem kotu ali oznako na način, s katerim lažje delate.

Ko zberete več kot en mesec, zložite ovojnice skupaj v kronološkem vrstnem redu (pazite, da je skladen z vrstnim redom, ki ga imate za dejanske račune). Postavite gumijast trak okoli snopa.

Ob koncu leta boste imeli vse svoje finančne zapise v dvanajstih ovojnicah. V več letih boste zbrali več paketov.

Obdržite snope ovojnic v škatli. Ohišje naj bo varno in lahko dostopno. Sčasoma boste lahko kopičili več polj, ki jih boste lahko preprosto skladali in shranjevali. Kadarkoli boste potrebovali referenco na vaše finančne zapise, jih boste lahko našli in dostopali.

Idealen je za uporabo vizualno privlačnega polja, ki predstavlja vaše finančne cilje. Škatla v spodnjem primeru prikazuje udobne stole na sproščujoči plaži, saj je več počitnic merilo finančnega uspeha.

S sistemom ovojnic, ki je enostaven za izvedbo, lahko vse svoje finančne zapise hranite na enem mestu z malo težav. Poleg tega lahko obdržite zabavo z barvnimi peresi, oznakami za osvetlitev in ovojnicami ter vizualno privlačnim poljem, ki vas usmerja v finančni uspeh.!