Priročnik za začetnike za Microsoft Outlook 2013
Mnogi od nas hrepenijo po organizaciji in produktivnosti. Če že uporabljate Microsoft Office, potem že imate končno orodje, s katerim lahko ugotovite, da je ta želja: Outlook 2013.
Outlook je v številnih organizacijah ključnega pomena, ne le zaradi očitnih e-poštnih veščin, temveč tudi koledarjev, nalog in kontaktov. Običajno podjetje lahko Outlook poveže s strežnikom Exchange, vsi pa si lahko delijo isti imenik in koledarje, kar je odlično orodje za sodelovanje na ravni podjetij.
Na žalost večina ljudi nima strežnika Exchange, ki je nameščen v svojem domu in verjetno niti ne ve, kaj je to. Ampak to je v redu, Outlook deluje prav tako dobro na vašem domačem računalniku in bo še vedno zagotavljal vse funkcije, zaradi katerih je tako zmogljivo orodje za produktivnost: e-pošta, naloge, sestanki, adresarji in še veliko več.!
Delo s programom Outlook - majhen primer
Outlook vas ne bo zaslepel, ko ga prvič odprete. Za vse namene in druge namene je to še ena aplikacija v ekosistemu Microsoft Officea, zato bo imela kar nekaj znanih elementov..
Za razliko od drugih priljubljenih Officeovih aplikacij pa je Outlook v veliki meri zasnovan na različnih funkcijah - Word je namenjen predvsem ustvarjanju besedilnih dokumentov, Excel je vse v zvezi s preglednicami, PowerPoint ne predstavlja predstavitev - Outlook pa je aplikacija s številnimi klobuki..
Privzeti pogled Outlooka je mapa Prejeto, ob vrhu je trak, ki je skrit v tem pogledu, da bi prihranili prostor na zaslonu.
Ljubite jih ali jih sovražite, trakovi so povsod po uradu. Ni nam treba več časa preživljati relativnih zaslug njihovega obstoja, očitno so tu, da ostanejo. Vsekakor si zapomnite, če želite hitro skriti ali prikazati trak, uporabite CTRL + F1.
Če kliknete katero koli od menijskih funkcij na vrhu, se trak prikaže in lahko izberete funkcije in orodja. Če želite, da trak ostane, lahko uporabite »CTRL + F1« ali kliknite majhno ikono v spodnjem desnem kotu.
Zavihek Domov na traku se spremeni glede na način, v katerem ste. Na zgornjem zaslonu se prikažejo možnosti za Mail.
Spodaj je zavihek Domov spremenjen, da odraža možnosti koledarja. Upoštevajte, da je trak pripet tako, da je potisni gumb spremenjen v puščico, če ga želite znova zrušiti (ali uporabiti »CTRL + F1«).
Preostali zavihki traku - Pošlji / Prejmi, Mapa, Pogled in seveda Datoteka - so v veliki meri skladni s katerimkoli načinom, v katerem ste. V naslednjem razdelku jih bomo podrobneje preučili..
Oglejmo si, kako se premikati med načini in spremeniti pogled. Ob levem robu se prikaže podokno z mapami. Na dnu tega podokna so bližnjice do načinov programa Outlook. V tem primeru vidite ikone za mapo »Prejeto«, »Koledar«, »Ljudje«, »Opravila« in tako naprej.
Če kliknete puščico na vrhu navigacijskega okna, se bo razširilo podokno, ki bo prikazalo drevo map za vaš e-poštni račun..
Če preklopite v način Koledar, boste v podoknu z mapami videli ustrezen pogled.
Za dostop do nadaljnjih načinov programa Outlook, kot so beležke, mape in bližnjice programa Outlook, kliknite tri pike. Izberite “Navigacijske možnosti” in spremenite vrstni red, po katerem se prikažejo navigacijski elementi.
Če izklopite »Compact Navigation«, bodo uporabniki z večjimi zasloni za ločljivost privlačni. Prav tako lahko povečate ali zmanjšate število prikazanih elementov in vrstni red prikaza.
Pošlji / Prejmi
Zavihek Pošlji / Prejem je posebej prilagojen funkcijam v mapi »Prejeto«, vendar se bo pojavil tudi v drugih načinih (koledar, opravila itd.), Čeprav ne bodo imeli enake funkcije.
Tukaj na primer vidite kartico Pošlji / Prejem koledarja, ki se izogiba oddelku strežnika.
Odvisno od vrste poštnega protokola, ki ga uporabljate (v prvem posnetku zaslona, delamo z računom IMAP), lahko ali pa ne boste mogli prenesti le glave ali označiti / odznačiti sporočila za prenos itd..
Možnosti pošiljanja / prejemanja so tako odvisne od tega, kako ste nastavili e-poštne račune, vendar je kratka zgodba: priporočamo IMAP.
Mapa
Na splošno je zavihek Folder dokaj enakomerno v vseh načinih, z izjemo koledarja. Spodaj je prikazan zavihek mape »Prejeto«, ki vam omogoča, da naredite vse vrste upravljanja map (če ne uporabljate računa IMAP, ne boste videli zavihka IMAP).
Gumb Nastavitve za samodejno arhiviranje je malo zmeden, saj ne vpliva na to, kako vaša mapa Prejeto samodejno arhivira stare pošte. Če želite, da je vaš odtis pošte majhen in lažji za upravljanje, boste morali odpreti možnosti in se posvetiti nastavitvi AutoArhive. Odprite Možnosti in izberite kategorijo »Napredno«.
Ko najdete možnost AutoArchive, kliknite gumb »Nastavitve za samodejno arhiviranje…«, da odprete veliko bolj uporabno pogovorno okno, kot je to, kar ste dobili iz traku.
Kot smo že omenili, je večina zavihkov v mapi Outlook dokaj dosledna, razen koledarja, ki skrbi za funkcije, specifične za koledar. Na primer, ne kopirate ali premikate map, kopirate ali premikate koledarjev itd.
Večinoma boste v mapo »Prejeto« naredili veliko skrbništva nad mapami, ker lahko e-poštna sporočila hitro postanejo nerodna in preobremenjena, če nimate dobre strukture in organizacije map.
Prikaži
Možnosti Pogled vsebujejo naslednje bistvene funkcije. To je zavihek Pogled, kot ga vidite v mapi Prejeto.
Upoštevajte gumb Okno opomnikov, ki ga lahko kadar koli odprete, da preverite svoje opomnike, na primer, če ste zamudili enega ali ste odsotno zavrnili drugega. Če ste imeli kakršne koli opomnike, lahko izbrišete vsakega, pritisnete gumb za dremež ali preprosto zavržete vse naenkrat.
Drugi zavihki Pogled se razlikujejo glede na način. Koledarju je pripisano naslednje, ki doda možnost spreminjanja trenutnega pogleda, razporeditve, barve in postavitve. Tudi v razdelku Layout je v Outlooku veliko enakih stvari, vendar je pomembno omeniti, da ni univerzalen, tako da tisto, kar omogočite v načinih Opravila ali Koledar ali E-pošta, ne bo posnemano v celotni aplikaciji.
Prav tako je pomembno, da ste pozorni na razdelek o dogovoru. Kot v razdelku Opravila izgleda razdelek »Dogovor«. Opazite, kako lahko razvrstite in spremenite pogled Opravila za največji učinek.
Uporaba zavihka Pogled na vaše nastavitve vam bo omogočila, da hitro razrežete in razvrstite informacije, saj se sčasoma povečujejo in gradijo. Vaš koledar ne bo ostal prazen, vaše naloge se bodo pomnožile, nabiralniki pošte se bodo povečali, zato vam bo uporaba različnih ureditev in postavitev lahko veliko bolj produktivna, namesto da bi slepo ploskali..
Funkcija Trakovi
Oglejmo si, kako se vaše možnosti spreminjajo iz funkcije v funkcijo. Tukaj je vse, kar potrebujete, da odprete osnovno e-poštno sporočilo, dodate priloge, oznake in oblikujete besedilo. Nič ni preveč zapleteno in lahko ustvarite neverjetno e-poštno sporočilo.
Primerjajte to s trakom opravil, ki je dostopen z zagonom ali odpiranjem naloge. Vzemite si trenutek in si zapomnite, kako različen je od traku za sporočila.
Primerjajte to z zavihkom »Vstavi«. Kartica »Vstavi« je statična v Outlooku, saj boste lahko na iste vsebine in funkcije vplivali na vsebino sporočila, opravila, dogodka v koledarju itd..
E-poštna sporočila dodajo kartico Možnosti, ki ima kar nekaj uporabnih funkcij. Poleg tem, ki vam lahko ali pa ne bi bile koristne, je na voljo možnost BCC (slepa kopija, če želite skriti prejemnike iz glave e-pošte) in funkcije sledenja. Na splošno ni ničesar, kar je ključnega pomena, če pa boste kdaj morali zahtevati dostavo ali potrdilo o branju, je zavihek Možnosti kraj, ki ga želite odpreti..
Kartica Oblika besedila je ista, ne glede na to, v katero funkcijo ste se vključili, in o tem ne moremo veliko govoriti. Ta zavihek je zelo podoben funkcijam oblikovanja, ki jih najdete v Wordu, tako da, če uporabljate Word za pisanje in oblikovanje dokumentov, vam bodo te kontrole verjetno znane.
Nazadnje je zavihek »Pregled« vaš zavihek »samo v primeru«. Z orodji za preverjanje tega zavihka lahko preverite črkovanje in slovnico, poiščete boljšo besedo in ugotovite, koliko besed je v vaši e-pošti / nalogi / sestanku.
Zavihek Pregled je enak v celotni aplikaciji Outlook. Upoštevajte tudi, da vsebuje funkcije jezika, tukaj lahko nastavite jezikovne nastavitve in preference. Prav tako lahko prevajate elemente, kot so, če se s korespondenco s tujim partnerjem ali nekdo pošlje del besedila v drugem jeziku.
To je v veliki meri za nadaljnjo funkcionalnost v Outlooku. Očitno smo preskočili veliko podrobnosti, vendar menimo, da ko enkrat razumete naravo sistema trakov. Ko želite uporabiti funkcijo, veste, kje jo boste iskali.
Samodejno in ročno nastavite svoj e-poštni račun
Na kratko razpravljamo o nastavitvi e-poštnega računa samodejno in ročno. Ko prvič zaženete Outlook, vas bo motilo, da nastavite račun.
Imate možnost izbire, lahko Outlook nastavite takoj z e-poštnim računom ali pa preskočite ta del in dodate račun kasneje.
Če izberete »Ne«, se bo pojavilo opozorilo, da boste v bistvu povedali, da je Outlook precej šibek brez vsaj enega e-poštnega računa. Seveda jo lahko še vedno uporabljate za sledenje nalogam, beležkam, shranjevanju koledarja in drugih stvari, toda Outlook je resnično izkušnja z elektronsko pošto.
S tem v mislih bomo Outlook nastavili z e-poštnim računom. Na začetku lahko poskusite to samodejno, kjer boste vnesli nekatere podatke o svojem računu, aplikacija pa bo poskušala samodejno zaznati nastavitve..
Včasih to deluje, nekaj, česar ne. Če se, potem zmagate in lahko preskočite naprej na naslednji razdelek. Če ni ali veste, da morate nastaviti dodatni tip strežnika, izberite možnost »Ročna nastavitev« in kliknite »Naprej« za nadaljevanje.
Zaradi primernosti bomo vzpostavili obstoječi račun s samodejno metodo. Ročne metode bomo opisali le malo. Če morate ročno nastaviti račun, vam predlagamo, da ga preskočite naprej. V tem času smo preprosto uporabili račun Outlook.com, priskrbeli geslo in videli boste spodnji rezultat.
Če uporabljate Outlook.com, je to preprosta rešitev, če želite nastaviti pošto, ki ni Microsoftova, jo boste najverjetneje morali ročno nastaviti. Če ne veste, kako to storiti, vam priporočamo, da poiščete, kako nastavite Outlook z določenim e-poštnim sporočilom.
To je dejal, v našem preprostem primeru, smo kliknili "Finish" in Outlook nato odpre do naše svetleče, novo mapo Prejeto.
Ročna nastavitev računa
Zdaj, ko imate precej dobro razumevanje osnovnih funkcij Outlooka, se vrnimo in razpravljamo o tem, kako nastaviti dodatne e-poštne račune. Obstaja velika verjetnost, da ste kot mnogi drugi in imate dva ali več e-poštnih računov. K sreči lahko Outlook nastavite tako, da deluje z različnimi e-poštnimi računi, vključno s POP in IMAP, in lahko imate toliko računov, kot jih lahko osebno obravnavate..
POP in IMAP?
Kaj torej govorimo o POP in IMAP?
Protokol POP ali Post Office Protokol je že večno prisoten in če ste že kdaj uporabljali e-poštni odjemalec za povezavo z e-poštnim sporočilom, ki vam ga je priskrbel ponudnik internetnih storitev, ali če ste prejemali pošto iz storitve spletne pošte, ste verjetno povezali s POP. POP je odličen za prenos sporočil.
Če nastavite račun za delo z IMAP-om, bo Outlook kopiral vašo spletno strukturo map in se bo običajno sinhroniziral le nekaj tednov po e-pošti. Vaš e-poštni naslov ne bo odstranjen s strežnika in lahko preprosto prenesete le glave sporočil, kar je odlično, če imate v mapah 1000 sporočil.
Torej imate POP, ki je zastarel in je podoben prevzemanju mačete v e-pošto, nato pa je IMAP, ki je bolj izpopolnjen, sodoben in bolj primeren, če želite ohraniti isto mapo »Prejeto« v spletu in kot brez povezave.
Kot smo rekli, mislimo, da je IMAP daleč boljša metoda.
Dodajanje in upravljanje več računov e-pošte
Dodajanje in upravljanje več e-poštnih računov v Outlooku je zelo preprosto. Če želite dodati nov e-poštni račun, kliknite jeziček »Datoteka« na traku in kliknite »Dodaj račun«. Pojavil se bo zaslon Auto Account Setup. Če želite (ali potrebujete) ročno nastavitev računa, izberite »Ročna nastavitev« in kliknite »Naprej«.
Kot smo že omenili, bo vaša izbira med vrstami računov verjetno POP ali IMAP, nastavitev računa kot enega ali drugega pa bo ponavadi določil vaš ponudnik e-pošte. To pomeni, da če uporabljate Gmail ali Yahoo !, ali celo e-poštno sporočilo, ki vam ga posreduje ponudnik internetnih storitev, se posvetujte z njim ali z internetom za posebna navodila in nastavitve, ki jih boste morali uporabiti s programom Outlook.
Po drugi strani pa, če uporabljate storitev Outlook.com ali drugo storitev vrste Exchange ActiveSync, jo boste zagotovili preprosto.
Ko ste dodali račune, če jih boste morali upravljati, lahko s spustnega menija na vrhu strani Informacije o računu, ki ga najdete na kartici Datoteka, izberete račun, s katerim želite ravnati..
Ponovno kliknite »Nastavitve računa« in »Nastavitve računa«. Iz nastalega okna lahko ustvarite nov račun, popravite trenutni, ga odstranite, ga nastavite kot privzeto (če imate več kot enega) in, če je potrebno, spremenite nastavitve..
Tukaj so prikazane nastavitve za račun Outlook.com. Ne moremo mu veliko storiti, čeprav ste pred kratkim spremenili geslo, ga lahko hitro popravite tukaj.
Spodaj je nastavitev IMAP, ki je bila ročno konfigurirana glede na nastavitve, ki jih je zagotovil Google.
Whoa, tam se dogaja še veliko več, mi pa moramo celo kopati v "Več nastavitev ...", da bi se pogovarjali s strežniškimi vrati..
Ne pozabite, da morate to storiti samo enkrat in pozabiti. Če pozneje ne spremenite gesla ali želite dodati / odstraniti računa, bo vaše delo z nastavitvami e-poštnega računa dejansko končano.
Če želite izvedeti več o dodajanju računov IMAP za Gmail v Outlook, imamo priročen priročnik, ki vam bo pomagal pri tem.
Pripravljen, Set, E-pošta!
Medtem ko ste lahko zadovoljni z uporabo samo Gmail ali samo Yahoo! Mail za vsakodnevno uporabo, če uporabljate več e-poštnih računov, kot je osebni, strokovni in / ali delovni račun, potem pa imate odjemalca pošte, kot je Outlook, lahko odpravite preklapljanje med računi, vključevanje sestankov v koledar ali upravljanje nalog.
Rešitev je resnična, izvedljiva in vsestranska, glede na to, da se je Microsoft ponovno osredotočil na zbirko Office, ostaja pomemben del dnevnih rutin mnogih uporabnikov..
Ko so e-poštni računi nastavljeni in pripravljeni, lahko začnete uporabljati Outlook in raziščete vse njegove funkcije. Verjetno se vam bo zdela precej enostavna za uporabo in veliko več vam lahko pomaga, kako vam lahko pomoč pri uporabi prejšnjih člankov ali preprosto povpraševanje v našem forumu za razprave..
