Pripravite Wordov dokument za množično distribucijo

Ta članek je napisal Askar, geek za DemoGeek tehnološko stran.

Če delate v skupini ali kadar se ukvarjate s svojimi strankami, se prepričajte, da razdeljujete dokumente na pravi način, da bodo informacije v dokumentu dosegle prave ciljne skupine in da bo spoštovana zaupnost podatkov.

Word 2007 ima funkcijo, s katero lahko uradno pripravite svoj dokument Word za pravilno distribucijo skupini ljudi ali celo posameznikom z določenim dejavnikom verodostojnosti.

Priprava

Zaženite Word 2007 in ustvarite dokument tako, kot želite.

Ko ste zadovoljni z dokumentom in ste pripravljeni za distribucijo, se za trenutek ustavite, preden pritisnete e-poštno aplikacijo in sledite tem preprostim korakom, da boste dokument pripravili za distribucijo. Ne pozabite, da so ti koraki izolirani in da to pomeni, da lahko izberete in izberete korake, ki jih želite slediti.

Kliknite na Gumb »Office« in kliknite na »Pripravite se“Menijska možnost. Obstaja 7 različnih možnosti, ki jih lahko vidite. Razložil bom vsako od teh možnosti, da boste lahko izbrali pravo kombinacijo možnosti za vaše zahteve za distribucijo.

Lastnosti dokumenta

Prvi na seznamu je »Lastnosti možnost, s katero lahko vnesete metapodatke o dokumentu.

Vnesete lahko ime avtorja dokumenta, naslov, zadevo, ključne besede, kategorijo, status in komentarje.

Nekatere od teh si lahko ogledate preko mapa >> Lastnosti pogovorno okno.

Ne pozabite, da ko dokončate dokument, ne boste mogli videti teh lastnosti, vendar do takrat lahko povežete lastnosti z vašim dokumentom, da bodo drugi dobili idejo o dokumentu, preden jo odprete..

Preglejte dokument

Druga možnost na seznamu je »Preglejte dokumentMožnost. Kot del priprave za distribucijo dokumenta lahko pregledate dokument za komentarje, revizije, oznake revizij, opombe črnila. Skrite metapodatke ali osebne podatke, ki so bili shranjeni z dokumentom, lahko pregledate. Za podatke XML po meri, ki so bili shranjeni v dokumentu, lahko preverite. Prav tako lahko preverite, ali so na voljo glave, noge in kateri koli vodni žig. Končno lahko pregledate tudi morebitna skrita besedila v dokumentu.

Izberite možnosti pregleda, ki ste jih želeli, da se prepričate, preden razpošiljate dokument in ko pritisnete »Preglejte”Gumb Word bo pregledal dokument in vas obvestil o vseh elementih, ki jih bo našel pri svojem pregledu.

Elementi, ki potrebujejo vašo pozornost, bodo označeni s klicajem in lahko se odločite za ponovni pregled, če želite.

Šifriraj dokument

Tretji na seznamu je »Šifriraj dokumentMožnost. To možnost izberite, če želite, da dokument gledajo samo nekateri ljudje, ki jim zaupate. Omogoča vam šifriranje dokumenta z geslom po vaši izbiri in uporabniki morajo vnesti to geslo za ogled dokumenta.

Izberite geslo, ki ga lahko distribuirate skupini. Moj nasvet je, da ne izberete gesla, ki ga osebno uporabljate, ampak geslo, ki ga nihče ne more uporabiti za sledenje vašim spletnim računom ali občutljivim računom, ki ga osebno uporabljate..

Geslo še enkrat potrdite. Gesla razlikujejo med velikimi in malimi črkami in se prepričajte, da ste ohranili / zapomnili geslo, ker geslo ne morete obnoviti, če pozabite in ne morete odpreti datoteke, če pozabite geslo.

Ko ste šifrirani, lahko vidite, da ima možnost menija malo barve ozadja, ki označuje, da je ta dokument šifriran.

Ko ljudje v vaši distribucijski skupini poskušajo odpreti šifrirani dokument, bodo morali vnesti geslo.

Brez gesla dokumenta sploh ne bodo mogli odpreti.

Omeji dovoljenje

Četrtič na seznamu jeOmeji dovoljenjeMožnost. Z možnostjo »Omeji dovoljenje« lahko omejite, kaj lahko ljudje naredijo z dokumentom. Če je dokument občutljiv, lahko uporabite “Omeji dovoljenja”, da jih omejite od urejanja, kopiranja in tiskanja dokumenta.

Omejitev Dovoljenje uporablja odjemalec za upravljanje pravic v sistemu Windows za izvajanje omejitev.

Morda boste morali namestiti Upravljanje pravic za Windows orodje. Ne skrbite, nadaljujte in namestite, je iz zaupanja vrednega vira. Ko ga namestite, lahko nastavite, kaj lahko ljudje naredijo z dokumentom.

Dodajte digitalni podpis

Peti na seznamu je »Dodajte digitalni podpisMožnost. Digitalni podpisi zagotavljajo celovitost dokumenta. Razmislite o digitalnem podpisu kot papirnem podpisu, vendar ga opravite elektronsko zaradi udobja. Ko ima dokument digitalni podpis, pomeni celovitost in zaupanje dokumenta. To bi bilo koristno, če dokument razpošiljate zelo veliki skupini občinstva.

Kliknite na »Dodajte digitalni podpisMožnost »Word« vas bo z zgornjim pogovornim oknom pozvala, da poiščete ponudnike digitalnih podpisov na spletnem mestu Office Marketplace.

Na svojem spletnem mestu Office Online Marketplace lahko najdete ponudnika digitalnega podpisa, ki ga lahko uporabite za podpis dokumenta.

Zaženite orodje za preverjanje združljivosti

Preskoči na zadnjo možnost »Zaženite orodje za preverjanje združljivosti“Najprej. Če ste uporabili funkcije, značilne za Word 2007, in če sumite, da vaše občinstvo uporablja starejše različice programa Word, boste morda želeli zagnati preverjalnik združljivosti, da se prepričate, da ga lahko bere celotno občinstvo.

Word 2007 bo zagnal niz vnaprej določenih preverjanj združljivosti in če bo našel kakršne koli težave z združljivostjo, jih bo navedel v zgornjem pogovornem oknu, če se ne boste premaknili na zadnji korak pred distribucijo dokumenta.

Označi kot končno

To bi moral biti zadnji korak, ki ste ga želeli slediti, preden boste dokument razdelili skupini. Ker ime označuje to dejanje, bo dokument označil kot vse nastavljeno za distribucijo.

Ker to povzroči pomembne spremembe dokumenta, boste pozvani, da preverite, ali želite dokument označiti kot dokončen.

Ko je dokument označen kot Končni, dokumenta ni mogoče urejati in očistiti morebitnih dokazil, komentarjev itd.

Dokončani dokumenti dobijo novo ikono v vrstici stanja, ki je na papirju bolj podobna gumi.

Priprava dokumenta za distribucijo vam lahko pomaga, da se izognete nekaterim očitnim napakam, ki jih naredite, ko razpošiljate dokument veliki skupini ljudi. Ni vam treba slediti vsem korakom; raje lahko izberete in izberete tisto, ki jo želite / želite. Word 2007 je dovolj prilagodljiv, da lahko naredi vse, kar morate storiti pri pripravi dokumenta za distribucijo.

Upam, da vam bo to koristno in upam, da boste uporabili zmožnost Worda 2007 za pravilno dokončanje dokumenta pred distribucijo. Če imate kakršna koli vprašanja ali pripombe, vas prosim, da me obvestite v komentarjih.