Kako uporabljati Trello za upravljanje projektov a Breeze
Trello je lahko odličen način za upravljanje projektov, komuniciranje z vašo ekipo, organiziranje idej in služi kot nekakšna "spletna tabla", kjer se lahko ljudje skupaj izmenjajo in sodelujejo v skupnem prostoru.
Ko ustvarite tablo, lahko začnete dodajati člane projekta, ki bodo sestavljali ekipo. Za to kliknite zavihek »Prikaži meni« na desni strani, ki ga vidite tukaj.
Ko so vsi člani odbora zbrani in pripravljeni za začetek, lahko začnete dodajati nove sezname. Naslovi teh seznamov so lahko vse, kar je odvisno od vrste projekta, ki ga ustvarjate, poteka dela, kako želite upravljati posamezne dodelitve, in načina, kako želite upravljati svojo vsebino na splošno..
Kot primer smo v nadaljevanju navedli nekaj različnih idej. Na vsakem seznamu boste našli možnost »Dodaj kartico«, ki jo lahko kliknete tukaj.
Ko je kartica ustvarjena na seznamu, jo kliknite in videli boste okno, ki izgleda takole:
In v teh kartah se začne prava organizacija. Vse od dodajanja članov v »Naročite se na kartico« (kar pomeni, da bodo prejeli opozorilo na svojem e-poštnem naslovu ali telefonu, ko se zgodi novo dejanje), do označevanja kartice za njen pododdelek, se zgodi na gumbih ob strani.
Uredite lahko opis kartice (npr. Samo »Brainstorm«, povezavo do ustreznih raziskav, videoposnetke v YouTubu itd.) In ustvarite »Kontrolni seznam«..
Kontrolni seznami so odličen način za upravljanje posameznih kartic in zagotovitev, da so vsi člani ekipe dosledno obveščeni o tem, kje je določen del projekta v danem trenutku. Če želite dodati kontrolni seznam in ga zapolniti z novimi elementi, preprosto premaknite miško do gumba »Kontrolni seznam«, kliknite »Dodaj« in začnite izpolnjevati naloge.
Druge nastavitve v vsaki kartici vključujejo možnost dodajanja roka, ki ga lahko posodobijo ali spremenijo vsi člani, ki imajo dovoljenje na kartici.
Vir dejavnosti lahko najdete v meniju na desni strani, in dokler kartica ni označena kot »Zasebno«, so vsa dejanja vaše ekipe vidna iz enega preprostega toka.
Druga pomembna značilnost Trella je, da lahko vse vaše datoteke in mape priložite neposredno v same kartice. Nič več kopanja po neskončnem nizu map Dropbox z zapletenimi gesli ali poskusom, da bi nekdo organiziral njihova dovoljenja za pogon, s programom Trello, ki ga potrebujete, je tam in pripravljen za prenos neposredno s strežnika.
Če pa vaša ekipa še ni pripravljena za »sprostitev« svojega Dropboxa, se storitev samodejno integrira z mnogimi najbolj priljubljenimi storitvami v oblaku in vam bo omogočila, da vsebino pripnete neposredno s svojega povezanega računa..
Nato pridejo nalepke.
Nalepke so univerzalni imenik, ki vam lahko zlahka omogoči ločevanje oddelkov v podsekcije itd. Recimo, na primer, da imate nekaj na seznamu »Dodeljeni«, vendar ne veste, kateremu oddelku pripada članek?
Oznake omogočajo hitro barvno specifično vsebino, tako da lahko kdorkoli, ki je priključen na kartico, hitro prepozna, komu pripada in kakšen je namen naloge. Ta vizualna oznaka omogoča enostaven organizacijski sistem, ki ni veliko drugačen od barvnih zavihkov, ki jih boste videli na vrhu mape, ki je poravnana nazaj v omarico z datotekami..
Nazadnje lahko kartico »Skupna raba« izberete z drugimi po e-pošti ali pa jo preprosto povežete v prostoru za delovni tok zunaj omrežja Trello.
Nekatere dodatne, bolj zabavne funkcije Trella vključujejo možnost dodajanja prijaznih nalepk na kartico ali člana, od katerih jih je nekaj vključenih v osnovno članstvo, in celotno dodatno knjižnico, ki se bo odprla, če se boste prijavili za Trello Gold mesečno naročnino.
Poslovni razred vam bo priskrbel enake nalepke, vendar namesto da bi plačali 5 $ na mesec kot celoto, se lahko odločite, da boste vsakemu zaposlenemu podarili nagradno članstvo s ceno 3,75 $ na osebo po znižani ceni.
Dodatne nastavitve v menijski vrstici omogočajo, da skrbno nadzirate dovoljenja za člane svoje skupine, vključno s tistimi, ki lahko berejo kartice, kdo jih lahko komentira in kdo ima možnost arhiviranja, brisanja ali premikanja starejših nalog, ki so že služil svojemu namenu.
Tu lahko najdete tudi meni »Napajanja«, vključno z možnostjo ogleda vseh nalog in njihovih lastnikov v koledarskem formatu, skupaj z roki in časovnim razporedom ujemanja, ter možnostjo, da članom vaše ekipe omogočite » glasovanje o posameznih karticah.
Ideja glasovalnega sistema je, da če se vsi ne morejo dogovoriti o zamisli ali kakšni nalogi bodo nadaljevali, lahko odprete besedo do glasovanja. Ne glede na to, katera možnost dobi največje število glasov, je naslednji projekt, ki ga pošljemo.
Če ena plošča ni dovolj, vedno obstaja možnost, da naredite več. Ločevanje delovne sile na ta način lahko pomaga odpraviti preveliko presenečenje med različnimi oddelki in je vedno dobra izbira, če vas skrbi dovoljenje ali pa ljudje vidijo zasebne projekte v akciji, preden so pripravljeni za splošno javnost..
Ko je kartica služila svojemu namenu, jo lahko enostavno potisnete v arhiv s pritiskom na gumb. Arhiv bo vsebino vseboval do 30 dni, preden bo trajno izbrisan, zato se prepričajte, da nikoli ne pošljete ničesar na to področje Trello, razen če ste popolnoma prepričani, da ste z njo vse končali..
Trello je lahko koristen, lahko dostopen način za vas in člane vaše ekipe, da ste organizirani skozi vroči kaos delovnega dne. Z uporabo vseh njegovih številnih funkcij in trikov lahko ohranjate svojo glavo jasno, vaše projekte na poti in širino vaših nalog objavite pravočasno, vsakič.
