Uporaba orodja za čiščenje pogovorov v Outlooku

Nekateri ljudje radi ohranijo svoje Outlookove mape popolnoma nadzorovane, z e-pošto, ki so lepo razvrščene in shranjene v logični, minimalni strukturi map. Večina od nas ni tako, zato je Microsoft pomagal z orodji. Eno od teh orodij je malo znano orodje za čiščenje pogovorov, ki izbriše ali premakne odveč pogovorno okno. Tako deluje.

Orodje za čiščenje pogovorov lahko zaženete z enim pogovorom, mapo ali mapo in vsemi njenimi podmapami. Išče e-pošto, ki je odveč, kar pomeni tiste, ki so v celoti vključeni v drugo sporočilo v pogovoru. Nato izbriše (privzeto) ali premakne ta e-poštna sporočila v drugo mapo, odvisno od tega, kako ste jo nastavili. Tako lahko vaš poštni predal zapolni z več kopijami istega sporočila.

Najprej morate nastaviti parametre čiščenja pogovorov. Pojdite v Datoteka> Možnosti> Pošta in se pomaknite do razdelka »Čiščenje pogovora«.

Čiščenje pogovorov privzeto izbriše elemente, če pa želite odložene elemente premakniti v mapo, lahko kliknete »Prebrskaj« in izberete mapo, v katero jih želite premakniti. To je priročno, če želite sami preveriti, ali so sporočila, ki jih orodje dejansko odkrije, odveč. Orodje za čiščenje pogovorov je zanesljivo v naših izkušnjah, vendar včasih ni nobenega nadomestka za preverjanje stvari sami.

Druge privzete možnosti boste verjetno lahko pustili, ker so zelo smiselne, če pa se vaše stanje ali nastavitve razlikujejo, nadaljujte in vklopite ali izklopite parametre, kot se vam zdi primerno. Ko nastavitve dobite tako, kot želite, kliknite »V redu«, da se vrnete v Outlook.

Zdaj morate odpreti orodje. Na zavihku »Home« kliknite gumb »Clean Up«. V spustnem meniju je možnost čiščenja pogovora, ki je trenutno izbran v mapi, celotni mapi ali celotni mapi in vseh podmapah..

Do tega menija lahko dostopate tudi s klikom na Folder> Clean Up Folder, če ne potrebujete možnosti »Clean Up Conversation«..

Za zdaj bomo uporabili “Clean Up Folder”, vendar je postopek enak, če počistite pogovor, mapo ali mapo in njene podmape. Za možnost z enim klikom lahko vedno vedno z desno tipko miške kliknete mapo v podoknu za krmarjenje in izberete »Očisti mapo«.

Ko prvič zaženete to orodje, se prikaže opozorilo, ki vam omogoča, da spremenite nastavitve, zaženete orodje ali prekličete operacijo..

Če želite, da orodje teče, ne da bi videli to pojavno okno, omogočite možnost »Ne prikazuj več tega sporočila«.

Kliknite »Clean Up Folder« (Očisti mapo), da zaženete orodje (če ste vklopili možnost »Ne prikazuj več tega sporočila«), potem se bo orodje od takrat nadaljevalo takoj, ko ga izberete). Ko se orodje izvaja, kar lahko traja nekaj časa, če ga prvič uporabljate v mapi z veliko sporočili, se v vrstici na dnu Outlooka prikaže obvestilo o stanju..

Medtem ko se ta izvaja, lahko še naprej uporabljate Outlook. Ko obvestilo o statusu izgine, je orodje končano. Ne bo vam povedal, da je končano - orodje je zasnovano tako, da deluje v ozadju, da vam pomaga, ne pa vas bombardira s sporočili - vendar vam bo povedalo, če ne najde nobenih sporočil za čiščenje.

To je vse. Ko smo orodje zagnali v primerni mapi, ki vsebuje 2487 e-poštnih sporočil, je našla 502 sporočil, ki jih je bilo mogoče izbrisati. Več kot petina e-poštnih sporočil v mapi je bila nepotrebna, zato je odprta za oči in orodje, ki ga je vredno uporabiti, če vam je zmanjkalo prostora ali ste utrujeni od kroženja po pogovorih..