Kako ustaviti nekoga, ki posreduje zahtevo za sestanek v Outlooku
Če ste kdaj imeli težave s potencialnimi udeleženci sestanka, ki posredujejo zahteve drugim, imamo dobre novice. Če imate najnovejšo različico Outlooka (2016 ali 365) ali ste naročnik sistema Office 365 z uporabo spletne aplikacije Outlook, lahko ljudem preprečite posredovanje zahtevkov za sestanke.
Srečanje s pravimi udeleženci je lahko frustrirajuće. Morate najti čas, ki je na voljo vsem. Potem moraš najti prosto sobo. Nato upamo, da udeleženci ne bodo posredovali zahteve za sestanek nekomu, ki se mu ni treba udeležiti, ali, še slabše, posredovati sestanek podrejenemu, ki se ga bo udeležil. Ne moremo prisiliti ljudi, da bi bili svobodni, in vas ne moremo zbuditi v sobo za sestanke, če pa uporabljate Outlook, vam lahko pokažemo, kako preprečiti, da bi ljudje posredovali zahtevo za srečanje. Poglejmo.
Nadgradnja: Eden od naših bralcev je opozoril, da je ta tehnika na voljo le v različici programa Windows in Windows ne različica macOS. Hvala za to, Floris!
Zaustavitev zahteve po pošiljanju v Outlooku ali Outlook Web App
Prekinitev posredovanja povabila na sestanek je tako preprosta, kot je, da pred pošiljanjem zahteve pošljete eno samo nastavitev.
V celotnem odjemalcu Outlook z odprto zahtevo za sestanek preklopite na zavihek »Sestanek«. Kliknite gumb »Odzivna možnost« in nato na spustnem meniju kliknite »Omogoči posredovanje«, da ga izklopite (privzeto je vklopljeno).
V storitvi Outlook Web App se prepričajte, da imate odprto zahtevo za sestanek in dodali vsaj enega udeleženca. Kliknite zobnik »Udeleženci« in nato kliknite »Omogoči posredovanje«, da ga izklopite za to srečanje.
Na žalost možnost »Dovoli posredovanje« ni privzeto izklopljena. Izključiti ga morate vsakič, ko ustvarite novo zahtevo.
Torej, kaj se zgodi, če nekdo poskuša posredovati mojo zahtevo za srečanje?
Ko nekdo poskuša posredovati sporočilo, na katerem ste izklopili možnost »Dovoli posredovanje«, se lahko zgodi tri stvari:
- Če vaš udeleženec uporablja isto različico Outlooka kot vi (in če delajo za isto podjetje, ki je zelo verjetno), potem ne bodo imeli možnosti posredovanja zahteve za sestanek.
- Če so v starejši različici Outlooka, bodo lahko posredovali zahtevo za sestanek, vendar bo Microsoft Exchange blokiral dostavo in pošiljatelju poslal sporočilo, ki ga ni mogoče dostaviti..
- Če uporabljajo e-poštni sistem, ki ni Microsoft, kot je Gmail, bo lahko zahtevo za sestanek posredoval brez omejitev. To pa zato, ker sistemi tretjih oseb niso zavezani spoštovati Microsoftove zastave »ne posreduj«. V prihodnosti je možno, da ga bodo začeli spoštovati (to je pogosto »opraskajte me, in jaz vas bom opraskal« situacijo, kjer nekdo, kot je Google, želi, da Outlook spoštuje zastavo, ki je specifična za Gmail, zato je dogovor opravljen ), vendar je tudi popolnoma možno, da noben sistem, razen Outlooka, ne bo spoštoval zastave.
Kljub temu, dokler postavljate sestanke z ljudmi v vaši organizaciji, bo to dobro delovalo.
