Nastavitev datuma poteka veljavnosti pri izmenjavi datotek v storitvi Google Drive

Skupna raba datoteke iz storitve Google Drive je odličen način, da strankam in izvajalcem omogočite dostop do dokumentov, ne da bi jih morali prenesti. Če želite, da imajo uporabniki začasen dostop do datotek, lahko ob skupni rabi določite datum samodejnega poteka. Evo kako.

Opomba: Če želite uporabiti to funkcijo kot lastnik dokumenta, morate imeti plačan račun G Suite. Osebe, s katerimi delite dokument, to počnejo ne za ogled dokumentov potrebujete plačani račun.

Kako nastaviti datum poteka na datotekah Google Drive

Poženite Google Drive, ki je povezan z vašim računom G Suite, z desno tipko miške kliknite datoteko, ki jo želite dati v skupno rabo, in kliknite »Skupna raba« v kontekstnem meniju.

Dodajte e-poštne naslove vseh oseb, s katerimi želite deliti datoteko, in nato kliknite gumb »Pošlji«. Če pošljete vabilo v Gmailov račun, se te osebe samodejno dodajo na seznam oseb, ki lahko dostopajo do datoteke. Če pošljete na drugo vrsto naslova, bo vsaka oseba prejela e-poštno sporočilo s povezavo, ki se usmeri na datoteko.

Zdaj z desno tipko miške kliknite datoteko in znova kliknite ukaz »Skupna raba«.

Tokrat z odprtimi možnostmi za skupno rabo kliknite povezavo »Napredno«.

Poleg kontaktnih podatkov vsake osebe boste videli ikono časovnika. Kliknite jo, da nastavite datum poteka.

Od tukaj kliknite spustni meni »Expires«, da izberete 7 dni, 30 dni ali nastavite datum poteka po meri.

Če izberete možnost »Datum po meri«, se odpre koledar za izbiro natančnejšega datuma.

Če želite določiti datum poteka za vse ostale, kliknite časovnik poleg imena. Za vsako osebo morate določiti datum poteka.

Na koncu kliknite »Shrani spremembe«, da dokončate spremembe, ki ste jih naredili vsem uporabnikom.

Obstaja eno opozorilo, o katerem se morate zavedati. Osebe, s katerimi delite, lahko privzeto prenesejo, natisnejo ali kopirajo datoteko in če to storijo, bodo imele dostop do teh kopij po določenem datumu poteka. Njihovo dovoljenje lahko nastavite samo za ogled, nato pa vklopite možnost »Onemogoči možnosti za prenos, tiskanje in kopiranje za komentatorje in gledalce«, da se to prepreči, vendar ti ljudje ne bodo mogli urejati dokumenta.

Če imate ljudi, ki potrebujejo le začasen dostop za ogled ali komentiranje dokumenta, ta funkcija deluje odlično.