Kako shraniti e-pošto (in druge postavke) kot datoteke v Microsoft Outlooku

E-poštna sporočila, stike in sestanke Outlook lahko shranite kot posamezne datoteke. Shranjevanje teh elementov vam bo omogočilo hitrejši in lažji dostop do njih pozneje. To je priročen način za varnostno kopiranje ali skupno rabo določenih sporočil ali pa jih preprosto omogočite.

Kako shraniti e-poštno sporočilo kot datoteko

Najprej si poglejmo, kako shraniti sporočila kot datoteke v Outlooku. To je lahko uporabno, če želite varnostno kopijo e-pošte v računalniku (ali kopirati v drug računalnik) ali če želite sporočilo uporabiti kot predlogo za prihodnja sporočila pozneje.

Začnite tako, da odprete sporočilo, ki ga želite shraniti. V oknu e-pošte kliknite na meniju »Datoteka« na traku.

Izberite ukaz »Shrani kot«.

V meniju »Shrani kot« se pomaknite na mesto, kamor želite shraniti datoteko, in vnesite ime za datoteko. Outlook ga privzeto poimenuje z vrstico predmeta sporočila, vendar jo lahko spremenite v katerokoli želeno.

Sporočilo lahko shranite tudi kot različne vrste datotek z uporabo spustnega menija »Shrani kot vrsto«. Privzeta je Outlookova oblika sporočil. Če se odločite za to, lahko samo dvokliknete datoteko, da jo znova odprete v Outlooku. Obstaja pa tudi nekaj drugih možnosti:

• Samo besedilo: Ko shranite sporočilo kot datoteko Samo besedilo, shranite le besede, ne pa kakršnegakoli oblikovanja ali slik.
• Predloga za Outlook: Shranjevanje sporočila kot predloge Outlook pomeni, da lahko oblikovanje uporabite za prihodnja e-poštna sporočila. Ko odprete datoteko, Outlook ustvari novo sporočilo z vsebino datoteke, ki jo lahko nato naslovite in pošljete na poti.
• HTML: Shranjevanje sporočila kot dokumenta HTML pomeni, da shranjujete e-poštno sporočilo za ogled na spletni strani. Sporočilo boste lahko odprli v katerem koli spletnem brskalniku.
• MHT: Datoteka MHT je datoteka arhiva spletne strani. Kot datoteka HTML je zasnovana za ogled v spletnem brskalniku. Za razliko od MHT datoteke, HTML datoteka shrani vse besedilo, kodo, slike in druge medije v eno samo datoteko.

Ko končate, kliknite gumb »Shrani«.

Vaše sporočilo je zdaj shranjeno kot datoteka.

Kako shraniti e-poštno sporočilo kot PDF

E-poštno sporočilo lahko shranite tudi kot PDF v Microsoftovem vgrajenem tiskalniku PDF. Shranjevanje v obliki PDF je odličen način za shranjevanje varnostne kopije sporočila, ki ga boste lahko prebrali z vsemi ustreznimi oblikami..

V sporočilnem oknu kliknite meni Datoteka na traku.

Kliknite ukaz »Natisni«.

V spustnem meniju »Tiskalnik« izberite možnost »Microsoft Print to PDF«.

Upoštevajte, da če imate v računalniku nameščeno drugo aplikacijo za ustvarjanje dokumentov PDF (ali če uporabljate MacOS), so lahko tu različne možnosti. Če imate na primer nameščen Adobe, boste verjetno videli možnost »Adobe PDF«. To bo dobro delovalo.

Nato kliknite gumb »Natisni«.

V oknu »Shrani PDF kot«, ki se odpre, izberite, kam želite shraniti PDF, vnesite ime datoteke in kliknite gumb »Shrani«.

E-pošto ste shranili kot PDF.

In ne pozabite, da odkar tiskate na stroj za upodabljanje PDF, ta isti trik deluje popolnoma enako za shranjevanje vseh elementov v Outlooku (stiki, sestanki in tako naprej) v PDF.

Kako shraniti stik kot datoteko

V Outlook lahko shranite tudi stike kot datoteke. Deluje skoraj enako kot shranjevanje sporočil in je lahko uporabno za varnostno kopiranje posameznih stikov ali njihovo premikanje v nov računalnik. Stiki so shranjeni tudi kot datoteke Vcard (CVF) - format, ki ga uporabljajo številne druge aplikacije, ki delajo s stiki. To omogoča tudi prenos stika v drugo aplikacijo ali pošiljanje informacij o stiku nekemu drugemu, tako da ga lahko uvozijo v katero koli aplikacijo, ki jo uporabljajo.

V oknu Kontakt kliknite »Datoteka« na glavnem traku.

Kliknite ukaz »Shrani kot«.

V oknu »Shrani kot« se pomaknite do mesta, kjer želite shraniti datoteko stika, in spremenite ime, če želite.

Tako kot pri sporočilih lahko tukaj v spustnem meniju »Shrani kot vrsto« izberete nekaj različnih formatov datotek:

• Samo besedilo: Ko shranite stik kot datoteko Samo besedilo, shranite besede, ne pa kakršnegakoli oblikovanja ali slik.
• Obogatena oblika besedila: Shranjevanje stika kot datoteke z obogatenim besedilom pomeni, da lahko v datoteko shranite več različnih vrst oblikovanja, na primer krepko in italtično, skupaj s slikami. Ta oblika je lahko uporabna, če imate sliko s svojo vizitko.
• Oblika sporočila Outlook: Ko shranite stik v Outlookovo obliko sporočil, jo lahko odprete v Outlooku (tudi v drugem računalniku) in deluje tako kot vsak drug Outlookov stik. Ampak potem se bo obnašal na enak način, če ga shranite v privzetem formatu VCF, zato tukaj ni veliko prednosti.

Ko končate, kliknite gumb »Shrani«.

Stik ste shranili kot datoteko.

Kako shraniti sestanek (ali celoten koledar) kot datoteko

Podobno kot pri drugih Outlookovih postavkah lahko sestanke shranite tudi kot datoteke. Čeprav ni skoraj tako koristno, da varnostno kopirate shranjene kopije posameznih sestankov, Outlook podpira standard vCalendar, kar pomeni, da lahko shranite sestanek, ga pošljete nekomu drugemu in ga nato lahko uvozijo v drugo podprto aplikacijo..

Odprite sestanek, ki ga želite shraniti. V oknu za sestanke kliknite meni Datoteka na traku.

Kliknite ukaz »Shrani kot«.

Pomaknite se na mesto, kamor želite shraniti datoteko sestankov, nato pa mu podajte ime.

Tako kot pri sporočilih in stikih lahko tukaj v spustnem meniju »Shrani kot vrsto« izberete nekaj različnih formatov datotek:

• Samo besedilo: Ko sestanek shranite kot datoteko Samo za besedilo, shranite besede, ne pa kakršnega koli oblikovanja ali slik.
• Predloga za Outlook: Shranjevanje sestanka kot predloge za Outlook pomeni, da lahko oblikovanje uporabite za prihodnje koledarje ali sestanke v koledarju.
• Oblika sporočila Outlook: Ko shranite sestanek v obliki sporočila Outlook, ga lahko ponovno odprete v Outlooku, tudi v drugem računalniku.
• HTML: Shranjevanje sporočila kot dokumenta HTML pomeni, da shranite sestanek, ki si ga želite ogledati na spletni strani.
• MHT: Datoteka MHT je datoteka arhiva spletne strani. Kot datoteka HTML je zasnovana za ogled v spletnem brskalniku. Za razliko od MHT datoteke, HTML datoteka shrani vse besedilo, kodo, slike in druge medije v eno samo datoteko.
• Format iCalendar: iCalendar je še en koledarski standard, ki vam omogoča prenos koledarske informacije v različne aplikacije koledarja.

Izberite, če želite shraniti en sestanek ali celoten koledar. Shranjevanje celotnega koledarja bo shranilo vse podatke v trenutni koledar programa Outlook.

Ko končate, kliknite gumb »Shrani«.

In zdaj ste uspešno shranili sestanek ali koledar.