Kako omejiti vnos podatkov v Excel z validacijo podatkov

Če uporabljate Excelove preglednice za zbiranje podatkov od drugih ljudi, vendar ugotovite, da pogosto napolnijo vaše skrbno načrtovane celice z napačno vrsto informacij, lahko potrditev podatkov pomaga.

To orodje vam omogoča, da omejite določene celice, da omogočajo samo pravilno formatirane podatke. Če nekdo vstopi v karkoli, kar ne bi smelo biti tam - kot je "kosilo na letališču" namesto "$ 15.68" na poročilu o stroških, Excel zavrača vnos, dokler ga ne dobi. Pomislite na to kot na pasivno-agresiven način, da zagotovite, da ljudje ne zapravljajo časa.

Na primer, tukaj je osnovni delovni list poročila o stroških za How-To Geek. Recimo, da želimo zagotoviti, da ljudje vnesejo samo številčne vrednosti, ki so oblikovane kot valuta (tj. Nekatere številke, ki jim sledi decimalna točka, ki ji sledijo še dve številki) v določene celice.

Najprej izberite vse celice, ki jih želite omejiti.

Preklopite na jeziček »Podatki« na traku in kliknite gumb »Potrditev podatkov«. Če vaše okno ni v polni velikosti in ne vidite oznak, je to ikona z dvema horizontalnima okencema, zeleno kljukico in rdečim križanim krogom..

V oknu za preverjanje podatkov na zavihku »Nastavitve« kliknite spustni meni »Dovoli«. Tu lahko nastavite določeno vrsto vnosa, da omogočite izbrane celice. Za naše poročilo o stroških bomo vztrajali, da uporabniki vnesejo število z dvema decimalnima vrednostma, zato bi izbrali možnost »Decimalno«. Izberete lahko tudi druga merila, na primer preverite, ali celica vsebuje besedilo, uro ali datum, besedilo določene dolžine ali celo lastno potrditev po meri..

Ne glede na vrsto podatkov, ki jih izberete v spustnem meniju »Dovoli«, spremenite možnosti, ki so vam na voljo na preostalem delu kartice »Nastavitve«. Ker želimo številčno vrednost, ki ustreza valuti, spustni meni »Podatki« nastavimo na nastavitev »med«. Nato konfiguriramo najmanjšo vrednost 0,00 in največjo vrednost 10000,00, kar je več kot dovolj za kritje naših potreb.

Če želite preizkusiti, kliknite »V redu«, da uporabite nastavitve za preverjanje veljavnosti, in poskusite vnesti nepravilno vrednost. Če na primer vnesemo »palačinke« za vrednost za zajtrk namesto stroškov obroka, bomo dobili sporočilo o napaki.

Čeprav to ljudem omejuje vnos samo pravilne vrste podatkov, jim ne daje nobenih povratnih informacij o tem, kakšne vrste podatkov so potrebne. Torej, nastavimo tudi to.

Nazaj v okno za preverjanje podatkov (Podatki> Validacija podatkov na traku). Tukaj imate dve možnosti (in lahko uporabite obe, če želite). V zavihku »Vhodno sporočilo« lahko uporabite pojavno okno z orodjem, ki ljudem pokaže vrsto podatkov, ki jih želite, kadar izberejo celico, za katero je vklopljena validacija podatkov. Uporabite lahko tudi zavihek »Opozorilo o napakah«, da prilagodite napako, ki jo vidite, ko vnesete napačno vrsto podatkov.

Najprej preidimo na kartico “Input Message”. Pri tem preverite, ali je možnost »Prikaži vhodno sporočilo, ko je izbrana celica« vklopljena. Nato vnesite nasvete in vnesite besedilo. Kot lahko vidite spodaj, se s klikom na eno od celic pojavi sporočilo, ki ljudem pove, kaj se pričakuje.

Na kartici »Opozorilo o napakah« lahko prilagodite sporočilo o napaki, ki ga vidijo uporabniki, ko vnesejo napačno vrsto podatkov. Prepričajte se, da je možnost »Prikaži opozorilo o napaki po vnosu neveljavnih podatkov« vklopljena. V spustnem meniju »Slog« izberite slog sporočila o napaki. Lahko greste z Stop (rdeč krog z X), Opozorilo (rumeni trikotnik s klicajem) ali Informacije (modri krog z malimi črkami »i«), odvisno od tega, kako močno želite, da se sporočilo prikaže.

Vnesite naslov sporočila, besedilo samega sporočila in pritisnite »V redu«, da končate.

Zdaj, če nekdo poskuša vnesti nepravilne podatke, je to sporočilo o napaki malo bolj koristno (ali sarkastično, če vam je ljubše).

To je malo dodatnega dela, ki vzpostavlja preverjanje veljavnosti podatkov, vendar vam lahko kasneje prihranite veliko časa, če uporabljate preglednice za zbiranje podatkov od drugih ljudi. To je celo koristno za preprečevanje lastnih napak. In to je dvakrat res, če ste nastavili formule ali kakršne koli naloge avtomatizacije, ki se zanašajo na te podatke.