Kako odstraniti skrite osebne podatke Microsoft Office doda v vaše dokumente
Microsoft Office shrani skrite metapodatke v dokumente sistema Office, vključno s tem, kako dolgo ste delali na njih, ime vseh, ki so delali na dokumentu, ko je bil dokument ustvarjen, in celo prejšnje različice dokumenta.
Preden javno objavite Officeove dokumente ali jih pošljete nekomu, boste verjetno želeli preveriti, kaj skrite informacije vsebuje in odstraniti občutljive podatke. Ti metapodatki lahko kršijo vašo zasebnost ali so lahko neprijetni.
Oglejte si in odstranite skrite podatke
V programu Office 2013 ali Office 2010 kliknite meni Datoteka, kliknite Info in Orodje za pregledovanje dokumentov bo spredaj in sredina ter vas obvešča o morebitnih občutljivih informacijah, ki jih dokument vsebuje. Te informacije so bolj očitne kot v starejših različicah sistema Office, vendar jih je še vedno lahko zamuditi, če niste seznanjeni, da Office dodaja te občutljive podatke v vaše dokumente..
V Officeu 2007 kliknite gumb Office orb na traku, pokažite na Pripravi in kliknite Preglej dokument.
Če si želite ogledati skrite metapodatke v dokumentu, kliknite gumb Preveri za težave, kliknite Preglej dokument in izberite vrsto metapodatkov, za katere želite pregledati dokument. Lahko samo pustite vse možnosti, izbrane za pregledovanje dokumenta za vse vrste metapodatkov.
Kliknite Preglej in Office bo pregledal dokument za metapodatke. Za odstranitev kliknite gumb Odstrani vse poleg vrste metapodatkov.
Upoštevajte, da večina teh metapodatkov po brisanju ne boste mogli obnoviti. Zato Microsoft priporoča, da ustvarite novo kopijo dokumenta (uporabite funkcijo »Shrani kot«), preden odstranite metapodatke in objavite dokument. Nato boste dobili kopijo dokumenta z metapodatki. Seveda, če teh metapodatkov sploh ne želite, ga lahko preprosto odstranite, ne da bi vas skrbelo, da boste kopijo shranili.
Kateri tip metapodatkov omogoča shranjevanje v Officeu?
Office shrani lastnosti dokumenta, vključno s podrobnostmi, kot so avtor, predmet, naslov, datum ustvarjanja dokumenta, ko ste ga nazadnje spremenili, in kako dolgo ste preživeli delo na dokumentu. Te lastnosti bodo vsebovale tudi ime katere koli predloge, ki ste jo uporabili pri ustvarjanju dokumenta, glave e-pošte in druge povezane informacije. To je lahko sramotno - na primer, lahko pošljete TPS poročilo svojemu šefu in povejte, da ste ves dan delali sami. Toda metapodatki bi lahko razkrili, da ste za nekaj minut delali na poročilu TPS, sodelovali z drugimi ljudmi in da ste pri ustvarjanju uporabili predlogo, imenovano »Useless TPS Report Template«. Še huje, tu so še druge posledice za zasebnost - morda boste želeli dokument objaviti na spletu, ne da bi bilo vaše ime povezano z njim, vendar bo vaše ime privzeto prikazano v lastnostih dokumenta.
Vključeni so lahko tudi glave, noge, vodni žig in besedilo, ki je oblikovano kot skrito besedilo, vendar se ne prikažejo, če naredite skriptni dokument. Orodje vam pove, ali vaš dokument vsebuje te informacije.
Če ste med pisanjem dokumenta sodelovali z drugimi ljudmi, bo vseboval še več podatkov. V metapodatkih bodo prikazana imena vseh, ki so delali v dokumentu, kot tudi komentarji, oznake revizij, opombe o črnilu in prejšnje različice dokumenta. Če objavljate dokument, na katerem ste delali, boste verjetno želeli odstraniti vse te podatke, ne pa jih dati v skupno rabo.
Kako zaustaviti Office iz shranjevanja metapodatkov
Na žalost boste morali orodje Document Inspector odstraniti občutljive podatke iz vsakega posameznega dokumenta, preden ga objavite ali delite z nekom. Ni vgrajenega načina, da bi te informacije odstranili iz več dokumentov hkrati, niti ni nastavitev, ki bi v celotni pisarni preprečevale Officeu, da te podatke uporabi v dokumentih..
Vendar lahko Office samodejno odstrani metapodatke vsakič, ko shranite datoteko. To nastavitev morate uporabiti za vsak dokument, ki ga uporabljate - to je nastavitev, specifična za dokument, in ne nastavitev za celoten sistem.
Če želite Officeu preprečiti shranjevanje metapodatkov skupaj z dokumenti, kliknite meni Datoteka, nato Možnosti in izberite kategorijo skrbniškega centra. Kliknite gumb Nastavitve centra za zaupanje in izberite Možnosti zasebnosti. Omogočite možnost »Odstrani osebne podatke iz lastnosti datoteke na shranjevanje«. Če se prikaže sivo, kliknite spodnji gumb Dokument inšpektor, zaženite pregledovalnik dokumentov in odstranite vse osebne podatke dokumenta. Potem lahko kliknete potrditveno polje.
Ne pozabite, da morate to možnost spremeniti za vsak dokument posebej.
Te informacije so lahko koristne, nekatere pa so celo ključnega pomena za sodelovanje ali za korporacije, da spremljajo, kdo je delal na dokumentu. Ko pa je čas za objavo dokumenta, boste verjetno želeli odstraniti te metapodatke.
