Kako odstraniti podvojene vrstice v Excelu

Ko delate s preglednicami v programu Microsoft Excel in nenamerno kopirate vrstice ali če izdelujete sestavljeno preglednico več drugih, boste naleteli na podvojene vrstice, ki jih morate izbrisati. To je lahko zelo brezumna, ponavljajoča se in dolgotrajna naloga, vendar je nekaj trikov, ki olajšajo delo.

Kako začeti

Danes bomo govorili o nekaj priročnih metodah za prepoznavanje in brisanje podvojenih vrstic v Excelu. Če nimate datotek z podvojenimi vrsticami, lahko prenesete naš priročen vir z več podvojenimi vrsticami, ustvarjenimi za to vadnico. Ko prenesete in odprete vir ali odprete svoj dokument, ste pripravljeni nadaljevati.

Možnost 1 - Odstranite dvojnike v Excelu

Če uporabljate Microsoft Office Suite, boste imeli nekaj prednosti, ker je vgrajena funkcija za iskanje in brisanje podvojenih datotek..

Začnite tako, da izberete celice, ki jih želite ciljati za iskanje. V tem primeru bomo izbrali celotno tabelo tako, da hkrati pritisnete »Control« in »A« (Ctrl + A).

Ko ste uspešno izbrali tabelo, boste morali klikniti na zavihek »Podatki« na vrhu zaslona in nato izbrati funkcijo »Odstrani dvojnike«, kot je prikazano spodaj.

Ko kliknete nanj, se prikaže majhno pogovorno okno. Opazili boste, da je bila prva vrstica samodejno preklicana. Razlog za to je, da je označeno polje »Moji podatki ima glave«.

V tem primeru nimamo nobenih naslovov, ker se tabela začne pri "Row 1". Preklicali bomo polje "My data has headers". Ko to storite, boste opazili, da je bila vsa tabela ponovno označena in da je razdelek »Stolpci« spremenjen iz »dvojnikov« v »Stolpec A, B in C.«

Zdaj, ko je izbrana celotna tabela, samo pritisnite gumb »OK«, da izbrišete vse dvojnike. V tem primeru so bile izbrisane vse vrstice z podvojenimi informacijami, razen ene, podrobnosti izbrisa pa so prikazane v pojavnem oknu.

Možnost 2 - Napredno filtriranje v Excelu

Drugo orodje, ki ga lahko uporabite v Excelu za prepoznavanje in brisanje podvojenih datotek, je »Napredni filter«. Ta metoda velja tudi za Excel 2003. Začnimo znova z odpiranjem Excelove preglednice. Če želite razvrstiti preglednico, morate najprej izbrati vse z uporabo »Nadzor« in »A«, kot je prikazano zgoraj.

Ko izberete tabelo, preprosto kliknite na zavihek »Podatki« in v razdelku »Razvrsti in filtriraj« kliknite gumb »Napredno«, kot je prikazano spodaj. Če uporabljate excel 2003, kliknite spustni meni »Podatki« in nato »Filtri«, nato »Napredni filtri…«

Zdaj morate potrditi potrditveno polje »Samo enkratni zapisi«.

Ko kliknete »V redu«, mora imeti vaš dokument vse dvojnike, razen enega. V tem primeru sta ostala dva, ker so bili prvi dvojniki najdeni v 1. vrstici. Ta metoda samodejno predpostavlja, da v tabeli obstajajo glave. Če želite izbrisati prvo vrstico, jo boste morali v tem primeru ročno izbrisati. Če ste v prvi vrstici dejansko imeli glave namesto podvojene, bi ostala le ena kopija obstoječih dvojnikov.

Možnost 3 - zamenjajte

Ta način je odličen za manjše preglednice, če želite identificirati celotne vrstice, ki so podvojene. V tem primeru bomo uporabljali preprosto funkcijo »zamenjaj«, ki je vgrajena v vse izdelke Microsoft Officea. Začeti boste morali z odpiranjem preglednice, na kateri želite delati.

Ko je odprta, morate izbrati celico z vsebino, ki jo želite poiskati, jo zamenjati in kopirati. Kliknite na celico in pritisnite »Control« in »C« (Ctrl + C).

Ko kopirate besedo, ki jo želite poiskati, boste morali pritisniti »Control« in »H«, da prikažete funkcijo zamenjave. Ko je končana, lahko besedo, ki ste jo kopirali, prilepite v razdelek »Najdi kaj:« s pritiskom na »Nadzor« in »V« (Ctrl + V).

Zdaj, ko ste ugotovili, kaj iščete, pritisnite gumb »Možnosti >>«. Izberite potrditveno polje »Ujemaj vse vsebine celic«. Razlog za to je, da je včasih vaša beseda lahko prisotna v drugih celicah z drugimi besedami. Če ne izberete te možnosti, lahko nenamerno končate z brisanjem celic, ki jih morate obdržati. Zagotovite, da se vse ostale nastavitve ujemajo s tistimi, ki so prikazane na spodnji sliki.

Sedaj boste morali v polje »Zamenjaj z:« vnesti vrednost. Za ta primer bomo uporabili številko »1.« Ko vnesete vrednost, pritisnite »Zamenjaj vse«.

Opazili boste, da so vse vrednosti, ki se ujemajo z »dulpikati«, spremenjene v 1. Razlog, da smo uporabili številko 1, je, da je majhen in izstopa. Zdaj lahko preprosto ugotovite, katere vrstice imajo podvojeno vsebino.

Če želite ohraniti eno kopijo dvojnikov, preprosto prilepite izvirno besedilo v prvo vrstico, ki je bila nadomeščena z 1.

Zdaj, ko ste identificirali vse vrstice z podvojeno vsebino, preglejte dokument in držite gumb »Nadzor«, tako da kliknete številko vsake podvojene vrstice, kot je prikazano spodaj.

Ko ste izbrali vse vrstice, ki jih je treba izbrisati, z desno miškino tipko kliknite eno od sivih številk in izberite možnost »Izbriši«. Razlog, da morate to storiti, namesto da pritisnete gumb »izbriši« v računalniku, je, da bo izbrisal vrstice in ne le vsebine.

Ko končate, boste opazili, da so vse preostale vrstice edinstvene vrednosti.