Kako napotiti besedilo iz drugih dokumentov v programu Microsoft Word
Verjetno imate besedilo, ki ga pogosto vnašate v dokumente programa Word, kot so naslovi. Namesto ponovnega vnašanja tega besedila vsakič, ko ga potrebujete, lahko to skupno besedilo vstavite v en Wordov dokument in ga navedete v drugih dokumentih - tudi samodejno se posodobi v vseh vaših dokumentih, če ga spremenite.
Recimo, da želite svoj naslov vnesti v nogo svojih dokumentov, naslov pa se občasno spremeni. Naslov lahko shranite v ločenem, skupnem dokumentu Word in uporabite polje v poročilu, da izvlečete besedilo iz skupnega dokumenta in ga kadar koli spremenite. Pokazali vam bomo, kako to narediti.
Za začetek ustvarite nov Wordov dokument, ki bo služil kot skladišče naslova, ki ga želite vstaviti v druge dokumente Worda. Shranite ga na mestu, ki bo dostopno z drugimi dokumenti. Ne shranite na primer na omrežnem pogonu, do katerega nimate vedno dostopa.
Zaznamke bomo uporabili za sklicevanje na naslov v našem skupnem dokumentu. Vnesite besedilo, ki ga želite vstaviti v druge dokumente (v našem primeru naslov). Ustvarite zaznamek tako, da označite ime in izberete Vstavi> Zaznamek in mu podate ime, kot je »Naslov«. Oglejte si naš vodnik za zaznamke v programu Word za informacije o njihovem ustvarjanju.
Upoštevajte, da imena zaznamkov ne smejo imeti presledkov. Priporočamo, da ime zaznamka postavite nad vsako postavko v skupno datoteko z informacijami, tako da boste zlahka vedeli, katero ime uporabite za kateri element. To je še posebej uporabno, če nameravate v tem skupnem dokumentu imeti veliko predmetov, ki jih je mogoče ponovno uporabiti. V našem primeru smo dodali naš naslov skupnemu informativnemu dokumentu in nad postavko postavili ime zaznamka »Naslov«.
Ko dodate element v skupni dokument, ga lahko shranite in zaprete. Odprite dokument, v katerega želite vstaviti naslov, in postavite kazalec na mesto, kamor želite, da se besedilo premakne. Za naš primer bomo dodali nogo in tam vstavili naslov.
Uporabili bomo kodo polja INCLUDETEXT za sklicevanje na zaznamek, ki smo ga ustvarili v skupnem dokumentu. To storite tako, da pritisnete “Ctrl + F9”, da vstavite oklepaje za kodo polja.
OPOMBA: okrog polj ne morete vnesti običajnih oklepajev. Za vstavitev pravilne vrste oklepajev morate uporabiti “Ctrl + F9”.
Kazalec se samodejno postavi med oklepaje. Med oklepaji vnesite naslednje besedilo in zamenjajte “” z absolutno popolno potjo do skupne besede, ki vsebuje ime, ki ga želite vstaviti. Zamenjajte »« z imenom zaznamka, ki ste ga dodelili elementu v skupnem dokumentu.
INCLUDETEXT ""
OPOMBA: V kodo polja ne vnašajte oklepajev.
Na primer, vnesli smo naslednje med oklepaji polja:
INCLUDETEXT "C: Uporabniki Lori Dokumenti Skupni podatki \ t
OPOMBA: Na poti morate uporabiti dvojno poševnico, kot smo to storili. Prav tako pazite, da pri vnašanju zgornje kode v polje uporabite navadne kotacije, ne pametne narekovaje.
Če želite zgrabiti naslov iz skupnega dokumenta in ga vstaviti v kodo polja, ki ste jo pravkar vnesli, z desno miškino tipko kliknite kodo polja in v pojavnem meniju izberite »Posodobi polje«..
Naslov se prikaže v dokumentu. Oklepaji se še vedno prikazujejo okoli naslova, če imate možnost »Prikaži zaznamke«. Še enkrat si oglejte naš članek o zaznamkih, če želite izvedeti, kako izklopiti to možnost. Prav tako je lahko koda polja zasenčena. Lahko pa ga tudi izklopite.
Če želite spremeniti kodo polja, lahko kodo ponovno prikažete namesto rezultata. To storite tako, da z desno miškino tipko kliknete na izbrano postavko in v pojavnem meniju izberete »Preklopi polja polj«. Ponovno se prikaže besedilo, ki ste ga vnesli v kodo polja in ga lahko uredite. Preprosto posodobite polje, da prikažete nov rezultat.
Ko ustvarite skupni dokument, ga lahko uporabite za shranjevanje drugih elementov, ki jih pogosto vnašate v dokumente programa Word. Preprosto uporabite ločeno polje INCLUDETEXT v dokumentih programa Word za vsak podatek, ki ga želite samodejno vstaviti iz skupnega dokumenta.
