Kako hitro vstaviti bloke besedila v Microsoft Word s samobesedilom

Vsi imamo nekaj velikih kosov besedila, ki jih moramo redno natipkati, kot so vaš naslov, dolga imena ali fraze ali celo tabele in slike, ki jih pogosto uporabljate. Funkcija samobesedila v programu Word vam omogoča shranjevanje teh delov besedila in njihovo hitro vnašanje z nekaj pritiski na tipke, tako da lahko manj časa porabite za tipkanje.

Funkcija samobesedila je že dolgo del Officea, vendar je zdaj del hitrih delov, ki je bila dodana v Office 2007. Funkcija hitrih delov vam omogoča, da poleg vnosov v samobesedilo vstavite lastnosti dokumenta (kot so naslov in avtor ) in polja (kot so datumi in številke strani). Vnosi hitrih delov in samobesedila so znani tudi kot »gradniki«, Word pa vsebuje številne vnaprej določene gradnike. Dodate lahko tudi toliko gradnikov po meri, kot želite.

OPOMBA: O besedilu iz drugih dokumentov v programu Word smo že pisali, tako da lahko v druge dokumente, ki se samodejno posodabljajo, vstavite vsebino, ki jo je mogoče ponovno uporabiti. Trik, opisan v tem članku, je podoben uporabi vnosa v samobesedilo. Ko pa vsebino vstavite z vnosom v samobesedilo, ta vsebina NE bo samodejno posodobljena, ko spremenite vnos samobesedila..

Obstaja tudi druga programska oprema, kot je na primer brezplačna programska oprema PhraseExpress za Windows, ki opravlja podobno nalogo v celotnem sistemu. To je super, ker deluje v vsaki aplikaciji, ne samo v Wordu, vendar ima samobesedilo nekaj prednosti, in sicer ima več možnosti za oblikovanje (zlasti za Word) kot PhraseExpress in je na voljo povsod, kjer je Word. Če na delovni računalnik na primer ne morete namestiti programov tretjih oseb, lahko še vedno uporabljate samobesedilo.

Vnose v samobesedilo lahko shranite samo v predlogah, ne v samih dokumentih. Privzeto so novi vnosi samobesedila shranjeni v predlogi Normal.dotm. To omejuje razpoložljivost vnosov v samobesedilo samo na vaš računalnik, razen če delite predlogo Normal.dotm z drugimi stroji. V predloge po meri lahko dodate vnose v samobesedilo, vendar obstajajo omejitve s tem, o katerih bomo razpravljali kasneje v tem članku.

Kako ustvariti nov vnos v samobesedilo

Za začetek ustvarite nov dokument Word in vnesite vsebino (besedilo, slike, tabele itd.), Ki jo želite dodati kot vnos v samobesedilo. Nato označite vsebino in kliknite zavihek »Vstavi«.

Če želite, da se besedilo vnosa v samobesedilo shrani z oblikovanjem odstavka za vse odstavke vnosa, vključno z zadnjim odstavkom, se prepričajte, da je oznaka odstavka na koncu zadnjega odstavka vključena v vašo izbiro. Oznaka odstavka shrani oblikovanje za odstavek. Ko na koncu odstavka ne izberete oznake odstavka, ta odstavek prevzame slog odstavka, ki ga obdaja, ko ga vstavite. Če na koncu vsakega odstavka ne vidite oznake odstavka, se lahko odločite, da jih prikažete v možnostih. Vsako oblikovanje znakov, ki ste ga uporabili za vsebino samobesedila, se samodejno shrani v vnos samobesedila.

V razdelku »Besedilo« kliknite gumb »Razišči hitre dele« in premaknite miško na »Samobesedilo« v spustnem meniju. Nato v podmeniju izberite »Shrani izbor v galerijo samobesedila«.

OPOMBA: Morda boste opazili možnost »Shrani izbor v Galerijo hitrih delov«, ki je na voljo neposredno v meniju »Hitri deli«. Ta možnost doda izbrano besedilo kot vnos »Hitri deli«, ne pa v »Samobesedilo«. Vnosa »Hitri deli« in »Samobesedilo« sta oba gradnika. Vnos lahko dodate tako, vendar bomo razpravljali o dodajanju kot vnos samobesedila.

Prikaže se pogovorno okno »Ustvari nov gradnik«. Vnesite ime vnosa samobesedila v polje za urejanje »Ime«.

Priporočamo, da imena vnosov v samobesedilo označite dovolj različno, tako da morate vnesti le nekaj znakov imena, da vstavite vsak vnos v dokument. Če ima več vnosov samobesedila imena, ki so zelo podobna, boste morali vnesti dovolj imena, tako da Word ve, kateri vnos želite vstaviti.

Prav tako lahko spremenite kategorijo za ta vnos. Na spustnem seznamu »Kategorija« je na voljo možnost »Ustvari novo kategorijo«, ki vam omogoča, da dodate ta vnos v samobesedilo v kategorijo po meri. Spremenite lahko tudi »Galerija«, v kateri je ustvarjen vnos.

V spustnem seznamu »Možnosti« lahko določite, kako se vnos vstavi v dokument. Če vstavljate majhen del besedila, na primer ime podjetja, izberite »Vstavi samo vsebino«, ki vstavi vsebino vnosa v vrstico ob kazalki. Vsebino lahko vstavite tudi kot svoj odstavek ali na lastno stran (idealno za ustvarjanje standardnih naslovnih strani).

Sprejmite privzeto nastavitev za spustni seznam »Shrani v«. To bo shranilo vnos samobesedila v predlogo Normal.

Ko nastavite nov vnos v samobesedilo, kliknite »V redu«.

Ko zaprete zadnji odprt dokument Word, se lahko prikaže naslednje pogovorno okno, ki vas vpraša, ali želite shraniti spremembe v predlogo Normal.dotm, če ste vklopili možnost, da boste morali shraniti predlogo Normal. Če želite shraniti vnos samobesedila v predlogo »Normal.dotm«, kliknite »Shrani«.

Vstavljanje vnosa samobesedila v dokument

Zdaj, ko smo ustvarili nov vnos v samobesedilo, ga vstavimo v dokument. Ustvarite nov dokument Word ali odprite obstoječi dokument. Ponovno kliknite zavihek »Vstavi« in premaknite miško čez »Samobesedilo« v spustnem meniju. Opazili boste, da je vnos samobesedila, ki ste ga dodali, na voljo neposredno v podmeniju »Samobesedilo«. Izberite jo, da vstavite vsebino v ta vnos.

Vnos samobesedila lahko vstavite tudi tako, da začnete vnašati ime vnosa samobesedila. Pojavi se majhno pojavno okno z imenom ujemajočega vnosa v samobesedilo in navodili, da pritisnete “Enter” za vstavljanje. Pritisnite »Enter«, da vstavite celoten vnos v samobesedilo v dokument. Lahko pritisnete tudi »F3«.

Vstavljena je vsebina vnosa samobesedila, skupaj z izvirnimi prelomi vrstic in oblikovanjem.

Za hitrejše in lažje vstavljanje vnosov v samobesedilo lahko v orodno vrstico za hitri dostop dodate gumb »Samobesedilo«..

Vklop »Prikaži predloge samodokončanja«

Če pri vnosu imena vnosa v samobesedilo ne vidite predloga za samodokončanje, boste morda morali vključiti možnost »Prikaži predloge samodokončanja«..

Če želite vklopiti »Prikaži predloge za samodokončanje«, odprite obstoječi dokument Word ali ustvarite novega in kliknite zavihek »Datoteka«.

Na zaslonu v zakulisju kliknite »Možnosti« na seznamu možnosti na levi.

Na seznamu elementov na levi strani pogovornega okna »Možnosti besede« kliknite »Napredno«.

V razdelku »Možnosti urejanja« potrdite potrditveno polje »Prikaži predloge za samodokončanje«, da se v polju prikaže kljukica.

Zdaj boste lahko potem, ko boste vnesli del imena vnosa v samobesedilo, pritisnili “Enter”, da ga vstavite.

Kako urediti vsebino obstoječega vnosa samobesedila

Recimo, da ste se preselili v nov dom in morate spremeniti naslov v vnosu v samobesedilo. To je enostavno. V nov Wordov dokument preprosto vnesite želeni vnos, ga izberite in nato dostopite do podmenija »Samobesedilo«, kot smo razpravljali prej. V podmeniju pod vsemi obstoječimi vnosi v samobesedilo izberite možnost »Shrani izbor v samobesedilo«.

Vnesite isto ime kot obstoječi vnos v samobesedilo v polje za urejanje »Ime« in kliknite »V redu«.

Prikaže se potrditveno pogovorno okno. Kliknite »Da«, da zamenjate prejšnji vnos samobesedila z novim.

Zdaj lahko vstavite posodobljen vnos samobesedila v kateri koli nov ali obstoječi dokument Word, kot ste to storili prej.

OPOMBA: Spomnite se, da spreminjanje vnosa samobesedila NE spremeni vsebine tega vnosa v noben obstoječi dokument, kjer ste ga že vstavili. Revidirana vsebina vnosa v samobesedilo se uporablja samo, ko vstavite vnos kadarkoli po njegovi spremembi.

Kako urediti lastnosti obstoječega vnosa samobesedila

Poleg urejanja vsebine vnosa v samobesedilo lahko spremenite tudi lastnosti vnosa, na primer predlogo, v kateri je shranjena, kategorijo in tako naprej.

To naredite tako, da ustvarite nov Wordov dokument ali odprete obstoječega. Kliknite zavihek »Vstavi« in nato v razdelku »Besedilo« kliknite gumb »Razišči hitre dele«. V spustnem meniju izberite »Organizator gradnikov«.

Prikaže se pogovorno okno »Organizator gradbenih blokov«. Prikaže se seznam vseh gradbenih elementov, ki prikazujejo »Ime« vsakega in katere »Galerija«, »Kategorija« in »Predloga«, v kateri so. Navedeni so po abecednem vrstnem redu glede na »Galerijo«. Naš nov vnos »Naslov« je naveden na vrhu, ker je v galeriji »AutoText«. Kliknite na vnos, da ga izberete. Na desni strani pogovornega okna se prikaže predogled vnosa.

Ko izberete vnos »Naslov«, kliknite »Uredi lastnosti« pod seznamom »Zgradbe«.

Isto pogovorno okno se prikaže kot pri ustvarjanju vnosa samobesedila; zdaj pa se imenuje »Spremeni gradbeni blok«. Spremenili bomo »Možnost« v »Vstavi vsebino v svoj odstavek, tako da je naslov vedno vstavljen, začenši z ločeno vrstico, tudi če je kazalec na koncu druge vrstice. Ko opravite spremembo, kliknite »V redu«.

Ponovno se prikaže potrditveno pogovorno okno, ki potrjuje, da želite zamenjati vnos samobesedila z revidiranim. Kliknite »Da«.

Kako izbrisati vnos samobesedila

Če ugotovite, da ne potrebujete več vnosa samobesedila, ga lahko izbrišete iz zbirke gradnikov. Če želite izbrisati vnos v samobesedilo, odprite pogovorno okno »Organizator gradbenih blokov«, kot je opisano v zadnjem razdelku. Izberite vnos samobesedila, ki ga želite izbrisati, in kliknite »Izbriši« pod seznamom »Gradniki«.

Prikaže se potrditveno pogovorno okno z vprašanjem, ali ste prepričani, da želite izbrisati izbrani gradnik, v tem primeru vnos v samobesedilo. Kliknite »Da«, da izbrišete vnos. Vrnili se boste v pogovorno okno »Organizator gradbenih blokov«. Kliknite »Zapri«, da ga zaprete in se vrnete v dokument.

Zdi se, da ima samobesedilo pri uporabi predloge po meri le eno domišljavost. Preizkusili smo dodajanje vnosov samobesedila v predlogo po meri, toda ko smo ustvarili nov dokument, ki temelji na tej predlogi, vnos samobesedila ni bil na voljo. Ko pa smo izdelali nov dokument na podlagi predloge Normal in nato temu dokumentu priložili predlogo po meri, je bil na voljo vnos samobesedila. Torej, če želite shraniti vnose samobesedila v lastno predlogo po meri, se prepričajte, da ste pred izdelavo priložili predlogo dokumentom, sicer vnosi v samobesedilo niso na voljo. Če odkrijete drugače, nam to sporočite v komentarjih.

Starejše različice programa Word (2003 in prejšnje) so omogočile kopiranje vnosov samobesedila iz ene predloge v drugo. Vendar pa je bila ta funkcija v programu Word 2007 odstranjena.