Kako znova nikoli pošiljati dokumentov

Telefaksi se še vedno prevažajo v pisarnah po vsem svetu. Vladne agencije, odvetniki, zdravniki in druge počasne organizacije pogosto še vedno zahtevajo fakse - v najboljšem primeru je to potrebno zlo.

Faks je pogosto viden kot varnejši od e-pošte, čeprav ni res. Telefaksi komunicirajo prek telefonskih linij brez šifriranja, faks naprave pa se pogosto hranijo v zasedenih območjih, kjer lahko dokumente zlahka zajame vsakogar.

Alternative za faksiranje

Obstaja veliko možnosti za faksiranje. Če niste omejeni z zakoni ali ker oseba na drugem koncu zahteva uporabo faksa, poskusite eno od teh možnosti:

• E-poštni dokumenti: Da, skromna e-pošta lahko nadomesti več faksov. Verjetno faksirate dokument, ki ste ga vtipkali iz računalnika, zakaj se trudite uporabljati faks? Priložite datoteko e-poštnemu sporočilu ali pa samo vključite pomembno besedilo v e-poštno sporočilo.
• Optično branje in e-pošta: Če imate faks, ki deluje tudi kot optični bralnik, ga lahko uporabite za optično branje papirnih dokumentov v računalnik kot datoteke PDF. Te datoteke PDF priložite e-poštnemu sporočilu, da jih pošljete skupaj. Lahko celo poskusite uporabiti telefon za skeniranje dokumenta - zagotovo ne bo najboljša kakovost, vendar smo videli nekaj precej nizkih kakovostnih faksov..
• Nalaganje dokumentov: Nekatere organizacije vam lahko dovolijo, da prenesete te skenirane dokumentne datoteke v splet in jih ne pošiljate samo po e-pošti.
• Uporabite polžnico: Polž je počasnejša alternativa faksiranju, kar je na več načinov slabše, vendar ni vedno slabo. Če nimate faksa in dokument ni nujno potreben, lahko dokument običajno pošljete večini organizacij, namesto da ga pošljete po faksu. Seveda se morate ukvarjati s poštnim sistemom, vendar vam ni treba ničesar faksirati.

Podpišite dokumente brez tiskanja

Morda boste morali podpisati dokumente in jih poslati nekomu, in ko bodo natisnjeni, boste morda želeli, da jih pošljete po faksu. Navsezadnje je alternativa natisniti dokument, podpisati, skenirati nazaj v računalnik in ga poslati po e-pošti. Namesto da s tem zapravljate čas, lahko s programsko opremo uporabite svoj pravi podpis za dokument v računalniku. Enkrat zajamite svoj podpis in bo shranjen kot slika, ki jo lahko uporabite za dokumente. Prihodnje dokumente lahko preprosto podpišete brez tiskanja.

Če imate tablični računalnik s pisalom, lahko pisalo uporabite za podpisovanje dokumenta neposredno na zaslonu.

Faksirajte dokument na spletu

Spletne storitve faksa vam omogočajo, da faksirate dokument, ne da bi potrebovali lasten faks ali celo telefonsko linijo. Za nalaganje dokumenta in vnos prejemnikove telefonske številke uporabite spletni vmesnik. Storitev sama poskrbi za vse zadnje stvari, faksiranje vašega dokumenta na oddaljeni faks preko lastnih telefonskih linij.

Če morate le redko pošiljati fakse, vam bodo te storitve omogočile, da pošljete nekaj strani tu in tam brez porabe centa. Če morate pošiljati dokumente s faksom pogosteje, boste morda morali nekaj plačati - vendar boste morali plačati za faks in telefonsko linijo..

Te storitve tehnično vključujejo faksiranje, vendar se vsaj ne počutijo, kot da uporabljajo nezaslišano staro faks napravo in ne zahtevajo, da imate stacionarni telefon..

Prejemanje faksa na spletu

Prejemanje faksa je lahko glavobol, če imate domačo pisarno. Vaš faks mora biti vklopljen in ves čas poslušati fakse. Za sprejem faksov potrebujete namensko linijo, tako da ne boste zamudili nobenega faksa, ko ste na telefonu. Poskusite vprašati ljudi, naj vam pošljejo dokument po faksu ob določenem času, ko ste prepričani, da vaš fiksni telefon ni povezan.

Namesto, da bi se ukvarjali z vsemi temi neumnostmi, prosite ljudi, da vam skenirajo in pošiljajo dokumente. Uporabite lahko tudi druga orodja, če se ne želite zanašati na e-pošto - na primer, lahko uporabite JotForm skupaj z Dropboxom, da ustvarite spletno stran, na kateri lahko ljudje naložijo datoteke PDF in se prikažejo v mapi v vašem Dropboxu..

Poskusite lahko tudi s storitvijo, ki vam ponuja dodeljeno številko faksa in tam lahko prejemate fakse. Ti na splošno stanejo denar - navsezadnje, storitev faksa mora plačati za namensko stacionarno telefonsko številko in jo spremljati za vas. eFax ponuja 10 brezplačnih vhodnih strani na mesec, čeprav vam ne dajejo nobenih prostih izhodnih strani. HelloFax vam omogoča, da pošljete pet prostih strani, ampak to je to. Vsak brezplačni online faksiranje storitev je ulov, kot je ta - brezplačna ponudba obstaja, da vas vleče, medtem ko boste morali plačati za najpomembnejše funkcije. Faksiranje vključuje povezovanje s faksom in telefonskimi številkami fiksne telefonije in to ni brezplačno. Prav tako se pogosto uporablja v poslovne namene, podjetja pa so pripravljena porabiti denar za tovrstne stvari.

Last Resort: Uporabite dejanski faks brez lastništva enega

Če se ne želite ukvarjati s spletnimi storitvami ali poštnimi pošiljkami in ne boste imeli druge izbire, kot da pošiljate občasni dokument kot faks, je še vedno alternativa nakupu lastnega telefaksa in uporabe fiksnega telefona. Verjetno lahko obiščete lokalno trgovino, ki ponuja kopiranje, in vam bodo plačali nekaj centov za pošiljanje faksa. To ni idealno, če pogosto pošiljate fakse, če pa morate pošiljati fakse enkrat na leto, je to lahko v redu možnost.

Seveda to še vedno vključuje uporabo telefaksa. Nekatere organizacije samo zahtevajo fakse in morda se vam ne bo zdelo udobno nalaganje zelo občutljivih dokumentov na spletno storitev faksa. Ničesar ne morete storiti, če se morate ukvarjati z organizacijo, ki zahteva fakse.

Faksiranje bo še nekaj časa z nami, čeprav le zaradi predpisov, ki spodbujajo zdravstvene in pravne organizacije k uporabi starejšega faksnega sistema namesto z modernimi alternativami..

Zasluge za sliko: Abhisek Sarda na Flickru, zgodbe o potepanju na Flickru, AuthenticEccentric na Flickr