Kako priti Obvestila Outlook za pomembna e-poštna sporočila

Microsoft je menil, da so v pomoč pri nastavljanju obvestil za novo e-pošto. Vendar pa lahko stalna objava obvestil moti tudi vašo miselnost. Obvestila lahko popolnoma izklopite ali pa - še bolje - lahko nastavite Outlook, da vas obvešča le o pomembnih e-poštnih sporočilih.

Kako ustvariti preprosto pravilo

Če morate biti odzivni na določene ljudi, kot so stranke, vaš šef ali družinski člani, lahko s pravili v Outlooku prejemate obvestila samo o določenih sporočilih. Tukaj je, kako nastavite pravilo, ki prikazuje samo e-poštna obvestila določenega pošiljatelja.

To pravilo najlažje nastavite tako, da poiščete e-poštno sporočilo te osebe. V tem primeru bom določil pravilo, da me obvesti, ko od svojega šefa prejmem e-pošto, ker so e-poštna sporočila vašega šefa vedno pomembna, kajne? Torej, z desno miškino tipko kliknite na elektronsko sporočilo glavnega urednika How-To Geek, Whitsona Gordona, in izberite »Pravila« in nato »Ustvari pravilo« iz pojavnega menija..

V pogovornem oknu »Ustvari pravilo« izberite pogoje, v katerih želite prejemati obvestila o novem e-poštnem sporočilu. Želim dobiti takojšnje obvestilo o e-poštnih sporočilih, ki jih prejmem od Whitsona, zato izberem prvo potrditveno polje.

Izbiram tudi potrditveno polje »Poslano« in se prepričam, da je moje ime izbrano s spustnega seznama, zato bom prejemal obvestila za e-poštna sporočila, ki jih pošlje Whitson neposredno meni. Če ne želite biti obveščeni o e-poštnih sporočilih, kjer ste CC'ed ali eden od več prejemnikov, na spustnem seznamu »Poslano« izberite »samo jaz«. Ko ste izbrali, kliknite »V redu«.

Prikaže se pogovorno okno »Success« (uspeh) z možnostjo »Zaženi to pravilo zdaj na sporočilih, ki so že v trenutni mapi«. Kliknite »V redu«. Želim izvedeti, kaj so e-poštna sporočila v mapi Prejeto od Whitsona, zato izberem potrditveno polje.

Pojavilo se bo pogovorno okno »New Mail Alerts«, ki zahteva takojšnje ukrepanje. Trenutno imam samo eno e-pošto od Whitsona v mapi »Prejeto«, tako da je to edino, ki je navedeno v tem pogovornem oknu. Vendar, če bi bilo več sporočil od Whitsona, bi bili vsi tukaj navedeni. Če želite pregledati e-pošto neposredno iz tega pogovornega okna, izberite e-poštni naslov, ki ga želite videti, in kliknite »Odpri postavko«. Kliknite »Zapri«, da zaprete pogovorno okno.

Pogovorno okno »Nova obvestila o e-pošti« ostane odprto, dokler ne kliknete »Zapri«, tudi če odprete e-poštno sporočilo iz pogovornega okna in nato zaprete sporočilo.

Kako ustvariti bolj napredna pravila

Pri ustvarjanju pravil lahko izbirate med dodatnimi, bolj specifičnimi možnostmi, kot so na voljo v glavnem pogovornem oknu »Ustvari pravilo«. To storite tako, da odprete pogovorno okno »Ustvari pravilo«, kot je opisano v tem članku. Nato kliknite »Dodatne možnosti«.

Na prvem zaslonu v pogovornem oknu »Čarovnik za pravila« se prikaže seznam podrobnih pogojev za preverjanje. Potrdite polja za pogoje, ki jih želite preveriti za e-poštna obvestila. Želim prejemati obvestila, ko prejemam e-poštna sporočila od Whitsona, ki so bila poslana samo meni, tako da izberem te pogoje.

Modro podčrtano besedilo so povezave, ki jih kliknete, da določite vrednosti, ki jih želite preveriti v tem stanju. Ko izberete ta pogoj, kliknite na modro povezavo na tem pogoju v polju »Korak 2«, da uredite vrednosti.

Ko izberete pogoje, ki jih želite preveriti, kliknite »Naprej«.

Zdaj izberite možnosti, ki označujejo, kaj je treba storiti s prejetim sporočilom, ki ustreza izbranim pogojem. Lahko naredite stvari, kot je premik sporočila v določeno mapo, ga pošljete eni ali več osebam, odgovorite s predlogo ali pa jo označite kot prebrane. Želim prejemati opozorilo za namizje, ko dobim e-poštno sporočilo od Whitsona, tako da izberem zadnjo možnost na seznamu, »prikažem namizno opozorilo«. Ko izberete želeno sporočilo, kliknite »Naprej«.

Na naslednjem zaslonu so na voljo možnosti za nastavitev izjem k pravilu, na primer, če ne želite prejemati obvestila, če je sporočilo vabilo na sestanek ali posodobitev. Izberite izjeme, ki jih želite uporabiti za vaše pravilo, in kliknite »Naprej«. Ne želim nobenih izjem, zato kliknem »Naprej«, da preskočim ta zaslon.

Zadnji zaslon vam omogoča, da določite ime za pravilo in nastavite nekatere možnosti pravil, vključno z eno za "Vklopi to pravilo" takoj. Če želite pravilo takoj izvesti v sporočilih, ki so že v mapi »Prejeto«, izberite možnost »Zaženi to pravilo zdaj v sporočilih, ki so že v mapi» Prejeto «..

Oglejte si opis pravila pod korakom 3 in kliknite »Dokončaj«, ko končate.

Zdaj, ko prejmem e-poštno sporočilo od podjetja Whitson, se na namizju Windows prikaže opozorilo za namizje. Upoštevajte, da je to drugačno od pogovornega okna »Nova obvestila o e-pošti«, vendar je to običajno obvestilo Windows. Če vam je bolj všeč ta način obveščanja, boste morali za vsako pravilo, ki ga ustvarite, pregledati »Napredne možnosti«.

Kako urediti svoja pravila

Spreminjanje, brisanje ali celo začasno izklop pravil je enostavno. Želim spremeniti svoje pravilo, da prikažem pogovorno okno »Nova obvestila o e-pošti«, namesto »namiznega opozorila«. To naredim tako, da kliknem kartico »Domov«.

Kliknite gumb »Pravila« v razdelku »Premakni« in v spustnem meniju izberite »Upravljanje pravil in opozoril«.

Prikaže se pogovorno okno »Pravila in opozorila«. Na kartici »Pravila e-pošte« kliknite »Spremeni pravilo« in v spustnem meniju izberite »Uredi nastavitve pravilnika«.

Kot smo že omenili, prvi zaslon “Čarovnika za pravila” prikaže seznam pogojev, ki jih lahko preverite pri dohodnih e-poštnih sporočilih. Izbire, ki sem jih naredil, ko sem prvič nastavil prikaz pravil na vrhu seznama, in opis s trenutnimi nastavitvami se prikaže v polju pod korakom 2. \ t Ne želim spreminjati pogojev, zato kliknem na »Naprej«. Če želite spremeniti pogoje pravila, naredite spremembe in kliknite »Naprej«.

Na zaslonu s seznamom dejanj, ki jih je treba sprejeti pri dohodnih e-poštnih sporočilih (odvisno od pogojev), onemogočim možnost »Prikaži opozorilo za namizje«, ki se prikaže na vrhu seznama in nato kliknete »Naprej«.

Recimo, da želite prikazati pogovorno okno »Novo opozorilo v e-pošti«. Pomaknite se navzdol na dno seznama dejanj in potrdite potrditveno polje »Prikaži določeno sporočilo v oknu Opozorilo o novem elementu«. Če želite prilagoditi sporočilo, ki se prikaže v pogovornem oknu »Nova obvestila o e-pošti«, kliknite povezavo »posebno sporočilo« v polju »Korak 2«.

V pogovornem oknu »Alert Message« vnesite sporočilo za prikaz v pogovornem oknu »New Mail Alerts« in kliknite »OK«.

Če želite dodati ali odstraniti izjeme, kliknite »Naprej« za dostop do seznama izjem in spremembe. Če želite spremeniti ime pravila ali spremeniti druge možnosti na zadnjem zaslonu "Čarovnika za pravila", ponovno kliknite "Naprej" na zaslonu izjem. Nočem ničesar spreminjati, zato na zaslonu dejanj kliknem »Dokončaj«, da sprejmem svoje spremembe in zaprem »Čarovnika za pravila«.

Vrnili se boste v pogovorno okno »Pravila in opozorila«. Kliknite »V redu«, da ga zaprete. Če želite takoj zagnati pravilo, na vrhu zavihka »Pravila e-pošte« kliknite »Zaženi pravila zdaj«.

V pogovornem oknu »Zaženi pravila zdaj« v polju »Izberi pravila za zagon« potrdite polje za pravilo, ki ga želite zagnati, in kliknite »Zaženi zdaj«.

OPOMBA: Ko zaženete pravilo, se pogovorno okno »Zaženi pravila zdaj« ne zapre samodejno. Kliknite »Zapri«, da ga zaprete. Pogovorno okno »Pravila in opozorila« se ne zapre samodejno, zato kliknite »V redu«, da ga zaprete.

Prikaže se pogovorno okno »New Mail Alerts« z vašim sporočilom po meri na vrhu.

Funkcija Pravila v Outlooku ponuja številne možnosti za samodejno obravnavo vaših e-poštnih sporočil. Določena sporočila se lahko premaknejo v določene mape, izvedejo dejanja v e-poštnih sporočilih z določenim besedilom v vrstici z zadevo ali pa se ob določenih pogojih samodejno izbrišejo. Outlookova pravila se lahko zdijo sprva presenetljiva zaradi vseh razpoložljivih možnosti. Če pa veste, kako želite upravljati določena e-poštna sporočila, ni težko ustvariti in upravljati svojih pravil.