Kako filtrirati, katere postavke Outlookovih prenosov iz Exchangea

Če imate omejen prostor na disku ali počasno internetno povezavo, boste morda želeli omejiti stvari, ki jih Outlook prenese. Pokazali smo vam, kako lahko nadzorujete elemente, ki jih Outlook prenese glede na starost predmetov, vendar to ni zelo prilagodljivo. Deluje tudi samo v e-poštnih sporočilih v poštnem nabiralniku (in za Outlook 2016 in novejše, za pooblaščene nabiralnike), tako da, če imate dostop do javnih map ali map v skupni rabi ali če imate veliko dogodkov in opravil v koledarju, potrebujete drugo možnost. Korak naprej sinhronizacijo mape, ki vam omogoča filtriranje stvari, ki jih Outlook prenese na podlagi mape za mapo.

Opomba: Sinhronizacija map deluje z vsemi podprtimi različicami odjemalca Outlook, ko ste povezani s strežnikom Microsoft Exchange, vključno s storitvijo Hotmail ali Outlook.com. Če se povežete z drugo storitvijo, kot je Gmail ali osebni poštni strežnik, lahko konfigurirate te možnosti, vendar jih lahko Outlook prezre.

Do možnosti sinhronizacije za mapo lahko dostopate s klikom na Folder> Folder Properties.

Prav tako lahko z desno tipko miške kliknete mapo v podoknu za krmarjenje in nato kliknete ukaz »Lastnosti«.

V oknu z lastnostmi mape preklopite na zavihek »Sinhronizacija«.

Dobra novica je, da lahko na tej kartici naredite samo eno stvar: ustvarite filter. Kliknite gumb »Filter«, da odprete okno Filter in začnete.

V oknu Filter lahko izberete pogoj (ali pogoje), ki jih mora sporočilo prejeti, da ga lahko Outlook prenese v to mapo. Vsaka e-pošta, ki ne izpolnjuje teh pogojev, še vedno obstaja na strežniku, do teh e-poštnih sporočil pa lahko dostopate prek spletne aplikacije Outlook ali spletnega mesta Outlook.

Vsaka mapa ima lahko različne sinhronizacijske filtre, zato če ustvarite filter v mapi »Prejeto«, to ne bo vplivalo na nobeno drugo mapo. Za vsako mapo morate ustvariti ločen filter, zato je smiselno uporabiti to samo za mape z veliko postavkami.

Zdaj je moja mapa »Prejeto« polna e-poštnih sporočil, kjer sem bila CC-jev na stvareh, ki niso tako pomembne, zato bomo ustvarili filter, ki bo sinhroniziral samo pošto, ki mi je bila poslana, in kje sem edina oseba na » V vrstico.

To naredite tako, da v polje »Poslano« dodate ime, potrdite polje »Kje sem« in nato v spustnem meniju na desni kliknite možnost »edina oseba v vrstici Na«..

Kliknite gumb »OK« in prikazalo se bo opozorilo.

To sporočilo pomeni, da bodo vsa e-poštna sporočila, ki ustrezajo vašemu filtru, prenesena v mapo, vsa sporočila, ki se ne ujemajo z vašim filtrom, pa bodo odstranjena iz lokalne mape. E-poštna sporočila, ki se ne ujemajo, ne bodo izbrisana - bodo še vedno na voljo v spletni aplikaciji Outlook, če pa spremenite ali odstranite filter, jih lahko Outlook znova prenese..

Na sporočilu kliknite »OK« in nato na oknu z lastnostmi »OK«. Znova zaženite Outlook in filter morate uporabiti takoj, čeprav bi lahko v mapah s tisočimi e-poštnimi sporočili ponovno sinhroniziranje trajalo nekaj časa. Ko se vaš poštni filter sinhronizira, lahko zložite svoj nabiralnik in tako povečate prostor.

Če želite odstraniti filter, se vrnite v okno Filter in kliknite gumb »Počisti vse«. Zaprite odprta okna in znova zaženite Outlook, da spremembe uveljavite.

To orodje za sinhronizacijo je super za nabiralnike v skupni rabi, kjer si želite ogledati samo e-poštna sporočila, ki ste jih poslali vam ali vaši skupini. Uporabite ga lahko tudi za prenehanje prikazovanja e-poštnih sporočil ali dogodkov v koledarju, ki so starejši od določene starosti, filtriranje velikih prilog, ustavitev sinhronizacije e-poštnih sporočil z določenih naslovov in še veliko več. Merila filtriranja so številna in raznolika. Če želite filtrirati določena e-poštna sporočila, lahko najdete kombinacijo meril filtra, ki vam omogočajo, da to storite..